Principiële fout

Wat is een principiële fout?

Een principiële fout is een  boekhoudfout  waarbij een boeking in strijd is met een fundamenteel boekhoudprincipe of een fundamenteel boekhoudprincipe dat door een bedrijf is vastgesteld.

Begrip van de principiële fout

Er kunnen verschillende soorten boekhoudkundige fouten zijn. Verschillende soorten fouten in de boekhouding kunnen worden geclassificeerd als: fouten bij de oorspronkelijke invoer, duplicatiefouten, weglatingsfouten, commissiefouten, fouten bij het terugdraaien van de boeking, compensatiefouten en een principiële fout.

Bedrijven streven ernaar ervaren werknemers in dienst te nemen en protocollen op te nemen die boekhoudkundige fouten helpen verminderen. Er kunnen echter nog steeds fouten optreden. Als ze zich voordoen en worden geïdentificeerd, bieden bedrijven en algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) richtlijnen om ze te corrigeren. Veel bedrijven, met name grote bedrijven met een complexe boekhouding, kunnen ook een Fouten- en Omissions-verzekering kopen, die enige financiële bescherming biedt als er substantiële fouten worden gevonden.

Soorten principiële fouten

Principiële fouten zijn vaak simpelweg boekhoudkundige posten die in de verkeerde rekening zijn opgenomen. De bedragen zijn vaak correct, in tegenstelling tot een fout bij de oorspronkelijke boeking. Vaak is de principiële fout een procedurefout, wat betekent dat de geregistreerde waarde correct is, maar dat de boekingen in de verkeerde rekeningen worden ingevoerd. Dit soort fouten kan moeilijk te identificeren zijn als ze zich voordoen, omdat ze nog steeds kunnen leiden tot een gepaste afschrijving van debet- en debiteuren op de balans, evenals tot passende sommaties die worden overgedragen naar de winst- en verliesrekening en het kasstroomoverzicht.

Principiële fouten kunnen ook een punt van zorg zijn wanneer een bedrijf een bestaand principe dat al in verwerking is, verandert in een ander, nieuw principe. Bedrijven kunnen van tijd tot tijd bepaalde principes binnen GAAP parameters wijzigen om de activiteiten van hun bedrijf beter weer te geven of om een ​​nieuw type monitoringsysteem voor dashboardstatistieken te integreren dat hen helpt om de prestatiemaatstaven van een bedrijf efficiënter te beheren.

Voorbeelden van principiële fouten

Op een basisniveau zijn boekhoudkundigen verantwoordelijk voor het leren en onderhouden van een praktische kennis van de rekeningcategorieën die een bedrijf op zijn balans gebruikt. Deze categorieën zijn met name belangrijk omdat ze leiden tot de analyse van de activa en passiva op de balans. Rekeningcategorieën stromen ook over naar de winst-en-verliesrekening waar uitgaven worden gerapporteerd als directe, indirecte of kapitaaluitgaven.

De complexiteit van de balansrekeningen van een bedrijf kan van invloed zijn op hoe gemakkelijk principiële fouten kunnen worden veroorzaakt. De meeste bedrijven houden hun balanskostenrekeningen tamelijk vereenvoudigd om mogelijke principiële fouten te vermijden. Gangbare kostenrekeningen voor kortlopende verplichtingen zijn onder meer: crediteuren, te betalen notities, te betalen lonen en te betalen belastingen. De juiste kostenposten zijn om de passivarekening te debiteren en een activarekening te crediteren. Het gebruik van de verkeerde passiefrekeningen of het crediteren van het verkeerde type activarekening zou resulteren in een principiële fout. Het door elkaar halen van de bij- en afschrijvingen of mogelijk het debiteren van de verkeerde klantrekening in een debiteurentransactie kan ook veelvoorkomende fouten zijn.

Wanneer een bedrijf een nieuw type rapportage opneemt of nieuwe rekeningcategorieën integreert in zijn activa- en passiva-rapportage, kunnen principiële fouten waarschijnlijker worden. Dit kan gebeuren wanneer een bedrijf zijn rapportage herzien om nieuwe bedrijfssegmenten te creëren. Nieuwe bedrijfssegmenten kunnen van tijd tot tijd worden geïntegreerd naarmate een bedrijf groeit of een nieuw segment betreedt. Er extra op letten dat er bij deze overgangen geen principiële fouten optreden, zal van groot belang zijn voor het boekhoudkundig succes van een bedrijf.

Principiële fouten oplossen

Het ontdekken van een principiële fout vergt meestal wat speurwerk, aangezien het kijken naar een  proefbalans, die de naam van de rekening en de waarde ervan bevat, alleen laat zien of debiteringen gelijk zijn aan credits. Hoe de fout wordt gecorrigeerd, hangt af van het type fout.

Veel principiële fouten zullen worden ontdekt voordat een bedrijf aan het einde van een verslagperiode zijn definitieve financiële overzichten publiceert. Fouten kunnen worden gevonden in de laatste beoordeling van de rapportage of worden opgemerkt door financiële managers die in samenwerking met boekhoudteams werken aan prestatierapportage. Als een principiële fout wordt vastgesteld voordat een financieel eindrapport wordt uitgebracht, kan dit het gemakkelijkst worden opgelost door de juiste corrigerende boekingen in te voeren om de transactie terug te draaien en op de juiste manier te categoriseren. In de meeste boekhoudsystemen is dit een vrij eenvoudige zet die resulteert in een snelle oplossing.

Als een principiële fout wordt vastgesteld nadat de definitieve financiële overzichten zijn vrijgegeven, vereist de Financial Accounting Standards Board dat bedrijven de Accounting Standards Codification 250 onder GAAP volgen om de nodige besluiten te nemen. Fouten die worden aangetroffen na het vrijgeven van financiële overzichten, kunnen het schadelijkst zijn, zowel qua kosten als qua reputatie. Dit soort fouten vereist doorgaans een soort aanpassing of toelichting voor aandeelhouders.

Als een fout al drastisch genoeg is, kan een bedrijf een claim indienen voor dekking onder zijn Fouten- en nalatigheidsverzekeringspolis, als die van kracht is. Verzekering voor fouten en omissies kan een financiële vergoeding bieden voor principiële fouten gemaakt door werknemers, nalatigheid of bedrijfsbeleid.