Hoe lang moet u uw bankafschriften bewaren?
Hoe lang u uw bank- en creditcardafschriften moet bewaren, hangt af van hoe u ze ontvangt.
- Als u geen online bankrekening heeft en toch bankafschriften per post ontvangt, bewaar het papier dan 12 maanden.
- Als u een online bankrekening heeft en geen papieren afschriften ontvangt, kunt u uw afschriften bekijken of afdrukken wanneer u ze nodig heeft. De banken houden deze documenten meer dan een jaar (en tot 3 jaar, afhankelijk van de bank) toegankelijk. Als u langere periodes nodig heeft, kunt u contact opnemen met het online hoofdnummer van de bank en de gewenste periode opvragen. De bank zorgt ervoor dat u het binnen enkele dagen e-mailt of opstuurt.
Hoe dan ook, u moet uw afschriften minstens één keer per maand bekijken om er zeker van te zijn dat er geen lelijke verrassingen in staan.
Wanneer u de records nodig heeft
Ongeveer tweederde van de Amerikanen maakt nu gebruik van digitaal bankieren, hetzij via een telefoonapp of op een pc. Meer dan de helft ontvangt echter nog steeds hun bank- en creditcardafschriften per post. Het is niet verrassend dat oudere consumenten veel eerder de voorkeur geven aan papieren documenten.
Het kan enige voldoening schenken aan het feitelijke stuk papier dat u hebt ondertekend, hoewel dergelijke documentatie niet bestaat voor elektronische aankopen.
Hoe dan ook, of u nu een papieren archiveringssysteem heeft of online toegang hebt tot uw gegevens, er kan een moment komen dat u uw oude verklaringen om een van de verschillende redenen nodig heeft.
Belangrijkste leerpunten
- De meeste bankafschriften moeten een jaar lang op papier of in elektronische vorm toegankelijk worden gehouden, waarna ze kunnen worden versnipperd.
- Alle belastinggerelateerde zaken, zoals bewijzen van donaties aan goede doelen, moeten ten minste drie jaar worden bewaard.
- Bekijk in ieder geval uw laatste verklaring minstens één keer per maand om eventuele fouten of fraude te controleren.
Hoe lang moet u uw verklaringen bewaren?
Als u zich niet hebt afgemeld voor maandelijkse bankafschriften per post, bewaar deze dan minimaal een jaar. Als je account alleen online is, bekijk dan maandelijks de stortingen en opnames om er zeker van te zijn dat ze correct zijn.
Als alternatief, als u goed bent in het invoeren van gegevens, kunt u uw inkomsten en uitgaven vastleggen in een boekhoudprogramma of een spreadsheet.
Na een jaar is het veilig om het papier te versnipperen en weg te gooien, met één grote uitzondering: alles dat een belastingaftrek documenteert, moet ten minste drie jaar worden bewaard. De IRS zegt dat het zelden verder teruggaat dan dat bij audits, hoewel het zich de mogelijkheid voorbehoudt om dat te doen.
Als uw account online is, worden de gegevens ofwel online gearchiveerd of beschikbaar op speciale bestelling van de bank of financiële instelling. American Express houdt bijvoorbeeld drie jaar aan rekeningtransacties online en doorzoekbaar. Chase Bank-gebruikers hebben toegang tot zeven jaar accountactiviteit.
Waarom u de verklaringen moet bewaren
Toegang tot een overzicht van uw recente aankopen, factuurbetalingen en salarisstortingen is om een aantal redenen noodzakelijk, niet in de laatste plaats als betalingsbewijs in geval van een geschil.
U dient uw bankrekeningactiviteiten regelmatig te controleren op bewijs van identiteitsdiefstal en bankpasfraude. De verklaringen geven verificatie van illegale activiteiten en worden gebruikt om eventuele schade te verhalen.
Voor belastingdoeleinden
Mogelijk hebt u uw bankafschriften nodig wanneer u uw inkomstenbelasting betaalt om uw inkomsten en kosten te verifiëren, zoals bijdragen aan liefdadigheidsinstellingen en zakelijke uitgaven.
Bankafschriften die grote aankopen of betalingen bevestigen, kunnen ook de moeite waard zijn om bij te houden. U hebt bijvoorbeeld mogelijk een aankoopbewijs nodig om een verzekeringsclaim in te dienen of om een garantie te gebruiken.
U kunt bonnen van geldautomaten (ATM) versnipperen zodra u ze in overeenstemming hebt gebracht met uw accountgegevens. Stortings- en opnamebonnen kunnen worden versnipperd zodra de transacties zijn geverifieerd met het maandelijkse overzicht.
Online versus papieren verklaringen
Veel banken houden maandelijkse klantafschriften minstens vijf jaar online bij en zijn gemakkelijk toegankelijk via hun apps en sites voor internetbankieren. Deze verklaringen zijn meestal beschikbaar in afdrukbare formaten. Samenvattingen van transactie-informatie zijn regelmatig beschikbaar om te downloaden.
U kunt mogelijk papieren afschriften van uw bank krijgen die een aantal jaren teruggaan. Sommige banken rekenen voor deze service zoek- en afdrukkosten, aangezien dit niet op filiaalniveau kan worden gedaan. Oudere opgaven worden in een backoffice afgehandeld.
Om veiligheidsredenen is het het beste om papieren bankafschriften op een brandveilige en veilige plaats te bewaren. Elektronische afschriften moeten in een met een wachtwoord beveiligd bestand worden bewaard.
Gebruik wachtwoordbeveiliging voor elektronische bestanden. Afschriften op papier moeten op een veilige, brandveilige locatie worden bewaard die gemakkelijk toegankelijk is.
Documenten vernietigen
Het lijkt misschien gemakkelijker om uw gegevens voor altijd te bewaren in plaats van tijd vrij te maken om ze te ordenen. Het is echter geen geweldig idee, vooral vanwege het potentieel voor identiteitsdieven om ze te pakken te krijgen.
Documenten die moeten worden versnipperd, zijn onder meer:
- Creditcardafschriften: bewaar ze 60 dagen, tenzij ze belastinggerelateerde uitgaven bevatten. Bewaar ze in deze gevallen minimaal drie jaar.
- Pay Stubs: combineer ze één keer per jaar met je W-2 en versnipper ze dan.
- Nutsrekeningen: bewaar ze maximaal een jaar.
- Belastingaangiften en belastingontvangsten: bewaar deze, net als belastinggerelateerde creditcardafschriften, minimaal drie jaar in ons bestand.
- Huis- en autoverzekeringsbeleid: vernietig de oude als u nieuwe polissen ontvangt.
- Hypotheekafschriften en woningverbetering: vernietig deze wanneer u het huis verkoopt.
Hoe u uw documenten kunt versnipperen
Als u klaar bent om uw bankafschriften weg te gooien, zorg er dan voor dat u ze daadwerkelijk versnippert. Ze gewoon doormidden scheuren, zal identiteitsdieven er niet van weerhouden om uw persoonlijke gegevens samen te voegen. Papiervernietigers zijn nu klein, draagbaar en goedkoop.
Als uw papiervolume enorm is, kunnen shredderservices worden gekocht. Sommige banken versnipperen uw afschriften op verzoek gratis.