Voorschot
Wat is terbeschikkingstelling?
Een voorschot is een geldrekening waarop een bedrijf vertrouwt om kleine, routinekosten te betalen. Het geld uit de voorschotten wordt regelmatig aangevuld om een vast saldo te behouden. De term “voorschot” kan ook verwijzen naar een geldelijk voorschot dat aan een persoon wordt gegeven voor een specifiek doel.
Belangrijkste leerpunten
- Voorschot verwijst naar een soort geldrekening die wordt beheerd door een bedrijf en wordt gebruikt om kleine incidentele of routinekosten te betalen.
- Een vast rekeningsaldo wordt aangemaakt op de voorschotrekening en indien nodig terugbetaald wanneer geld wordt opgenomen voor zaken als salarisadministratie, reizen of kleine bedragen.
- Vanwege het kleine en vaste karakter dat gemakkelijk kan worden gecontroleerd, ontmoedigt gelden ter goede rekening ongeoorloofde of overdadige uitgaven.
Hoe terbeschikkingstelling werkt
Het meest bekende type voorschot is een kleine geldrekening, die wordt gebruikt om kleinere transacties te dekken wanneer het onpraktisch of onhandig is om cheques te schrappen. Dergelijke rekeningen houden ter plaatse een vast bedrag aan contant geld bij, dat kan worden gebruikt om werknemers te vergoeden en kleine uitgaven te betalen. Kleine geldmiddelen worden doorgaans afgehandeld door bewaarders die de rekening controleren en contant geld uitbetalen aan werknemers, die op hun beurt bedrijfsgerelateerde ontvangsten verstrekken.
Beloningen kunnen ook worden gebruikt om de salarisadministratie, dividenden, reizen van werknemers en bonussen te dekken. Nadat deze uitgaande kosten zijn betaald, wordt het fonds doorgaans terugbetaald met kapitaal van de primaire bankrekening van het bedrijf.
Belangen schrikken het gebruik van ongeautoriseerde uitgaven af, omdat de middelen voor specifieke doeleinden zijn bestemd. Bijgevolg betalen voorschotten doorgaans hetzelfde bedrag op regelmatige basis uit, waardoor de rekening idealiter bijna nul wordt, voordat deze automatisch wordt aangevuld met hetzelfde vaste bedrag. Dit systeem maakt het gemakkelijker om uitgaven te bewaken, discrepanties te signaleren en uiteindelijk fraude op te sporen.
Het stelsel van gelden ter goede rekening
Het voorschotsysteem omvat de volgende stappen:
- Er wordt een klein kasfonds opgericht met een vast bedrag aan contanten. Dit wordt vastgelegd in het grootboek van het bedrijf.
- Alle uitgaven die via het kleine geldfonds worden betaald, moeten met bonnetjes worden gedocumenteerd.
- Het fonds wordt regelmatig aangevuld met uitbetalingsopbrengsten om een vast saldo te behouden.
- Het fonds wordt nauwlettend gevolgd op eventuele discrepanties tussen verwachte contanten (op basis van documentatie) en werkelijke contanten. Als er verschillen zijn, worden deze onderzocht.
De toekomst van beloningen
Nu bedrijven in toenemende mate afhankelijk zijn van elektronische transacties, raakt het voorschotsysteem gestaag uit de gratie. Het is vaak gemakkelijker om een bedrijfscreditcard te gebruiken dan een voorschot, omdat de eerste elektronische documentatie van transacties biedt en niet de noodzaak veroorzaakt om uitgaande fondsen aan te vullen.