Lepregeling
Wat is een lepregeling?
Een lappenschema is een frauduleuze praktijk waarbij debiteuren worden gewijzigd om gestolen contant geld te verbergen. De methode omvat het nemen van een volgende te ontvangen betaling van een transactie (bijvoorbeeld een verkoop) en die gebruiken om de diefstal te dekken. De vordering van de tweede transactie wordt gedekt door geld van de derde transactie, enzovoort.
Belangrijkste leerpunten
- Een lappenschema is een vorm van boekhoudfraude waarbij gestolen of verduisterd contant geld wordt verduisterd door de debiteuren te wijzigen.
- Een forensische boekhoudkundige audit van contante ontvangsten kan worden uitgevoerd om een overlappingsschema aan het licht te brengen, dat een toegenomen ouderdom van debiteuren kan aantonen.
- Een bedrijf kan verschillende eenvoudige stappen ondernemen om de kans op dit soort fraude op de werkplek te voorkomen.
Hoe overlappingsschema’s te detecteren
Een overlappingsschema kan worden gedetecteerd door na te gaan hoe kassabonnen zijn toegepast op klantenrekeningen. Als er aanwijzingen zijn dat kassabonnen routinematig worden toegepast op de verkeerde klantenrekeningen, dan is er waarschijnlijk een actief lappenschema aan de gang.
Een andere indicator van een lappenschema is een werknemer die weigert de verdiende vakantietijd op te nemen. Dit komt omdat het lappen vereist dat de ‘lapper’ (de persoon die betrokken is bij de fraude) er elke dag bij betrokken is en dus geen vakantietijd kan opnemen. Een veelbetekenend teken van leppen is een toename van de veroudering van de debiteuren. Een lappenschema kan de diefstal slechts tijdelijk verbergen. Vroeg of laat zal het tekort aan het licht komen en moet het als verlies worden geregistreerd.
Lapping-schema’s komen meestal voor in kleinere bedrijven waar slechts één persoon kassabonnen en klantfacturering kan afhandelen.
Hoe overlappingsregelingen te voorkomen
Bedrijven kunnen lepregelingen voorkomen door het volgende te doen:
- Scheiding van kassier- en factureringsverantwoordelijkheden (scheiding van taken genoemd)
- Iemand anders dan de kassamedewerker kiezen om afschriften aan klanten te bezorgen (klanten zijn op de hoogte van wat ze hebben betaald, dus ze moeten in staat zijn om onjuiste betalingen op hun rekeningen te detecteren, of om te detecteren dat bepaalde betalingen nooit zijn toegepast.)
- Neem contact op met klanten en vraag of ze al dan niet maandelijkse afschriften van het bedrijf hebben ontvangen (degene die de fraude pleegt, onderschept de afschriften mogelijk voordat ze worden verzonden).
- Controleer regelmatig transacties in contanten
- Vereisen dat alle werknemers hun vakantietijd opnemen, zonder uitzondering
- Houd het gebruik van creditnota’s nauwlettend in de gaten (de persoon die fraudeert, kan proberen een einde te maken aan een lep-situatie door een vordering af te schrijven ten belope van het ontbrekende geld.)
- Markeer alle cheques met de zin “Alleen voor storting”, zodat werknemers deze cheques niet op hun eigen rekeningen kunnen storten
- Laat klanten direct betalen aan een lockbox, zodat contant geld niet kan worden onderschept en gestolen door medewerkers
Voorbeeld van een lepschema
Stel dat een bedrijf $ 150 ontvangt als betaling, maar een boekhoudkundig administrateur stuurt dat door naar een persoonlijke rekening. Om de diefstal te verbergen, zal de griffier de tweede vordering toepassen om binnen te komen, bijvoorbeeld voor een bedrag van $ 200, – op de eerste vordering. Dat laat $ 50 over om te worden toegepast op de tweede vordering en $ 150 ervan moet nog worden betaald. De griffier blijft geld van opeenvolgende verkopen toewijzen (lappen) aan de voorgaande vorderingen, zodat de boekhoudkundige administratie van de winkel de discrepantie niet onthult.