Lockbox Banking
Wat is Lockbox Banking?
Lockbox banking is een dienst die door banken aan bedrijven wordt verleend voor het ontvangen van betalingen van klanten. Onder de service worden de betalingen van klanten doorgestuurd naar een speciale postbus in plaats van naar het bedrijf. De bank gaat naar de box, haalt de betalingen op, verwerkt ze en stort het geld rechtstreeks op de bankrekening van het bedrijf.
Hoe Lockbox Banking werkt
Voor bedrijven die een groot aantal betalingen of cheques van grote coupures ontvangen, vergezeld van overschrijvingsdocumenten, kan een lockbox-arrangement de incasso en de betalingsverwerking stroomlijnen. Door gebruik te maken van geavanceerde lockbox-technologie hebben banken meerdere communicatiehubs opgezet die bedrijven kunnen gebruiken om betalingen en aanbetalingen te ontvangen.
Een bedrijf zet een postbus op om betalingen van klanten te ontvangen. De bank bezorgt de stortingen en communicatie van de dag aan het verwerkingscentrum. De overmakingsdocumenten van het bedrijf worden gescand, betalingsinformatie wordt vastgelegd en verrekeningsupdates worden verzonden naar de debiteuren. Elke nacht wordt er een back-up gemaakt van de lockbox-gegevens van het bedrijf voor veilige opslag en gemakkelijke toegang.
Wat zijn de kosten van Lockbox Banking?
Lockbox-bankdiensten kunnen duur zijn . De banken rekenen een setup-vergoeding en een periodiek maandelijks bedrag. Ze rekenen ook een vergoeding per transactie. Hun tariefsysteem is meestal niet eenvoudig en moeilijk te lezen. Typische lockbox-serviceafdelingen verwerken vele duizenden cheques per maand en brengen de tijd in rekening. De opgeladen minuten tellen snel op. Dus zelfs als de bank misschien efficiënter is dan uw eigen backoffice, vertrouwen ze nog steeds op een behoorlijke mate van handmatige verwerking die arbeidskosten met zich meebrengt.
De voor- en nadelen van Lockbox Banking
Zoals bij de meeste betalingsverwerkingsservices, zijn er zowel voor- als nadelen aan lockbox-bankieren. Het biedt bedrijven een zeer efficiënte manier om klantbetalingen te storten. Dit is vooral voordelig als een bedrijf niet in staat is om cheques op tijd te storten of als het constant betalingen van klanten via de post ontvangt.
Aan de andere kant kan lockboxbankieren ook erg riskant zijn. Bankmedewerkers die toegang hebben tot lockboxen staan zelden onder toezicht, wat de situatie openstelt voor mogelijke fraude. De fraude doet zich vooral voor in de vorm van cheque vervalsing, omdat de cheques in de lockboxes alle informatie verschaffen die nodig is om vervalsingen te maken.
[Belangrijk: een bedrijf kan zichzelf tegen dergelijke fraude beschermen door een bank te gebruiken die het vertrouwt en door voortdurend zijn lockbox te controleren.]
Speciale overwegingen
Bedrijven die lockbox banking gebruiken, kunnen hun interne verwerkingskosten aanzienlijk verlagen, incasso’s versnellen en hun vorderingen sneller in contanten omzetten. Bedrijven hoeven hun eigen bankdeposito’s niet voor te bereiden of boekhoudkundige gegevens bij te houden, want dat gebeurt automatisch via lockbox banking.
Een deel van de lockbox-verwerking wordt dagelijks gedaan, zodat bedrijven hun controle en efficiëntie bij het beheer van vorderingen kunnen vergroten en tegelijkertijd de auditcontroles en gegevensbeveiliging kunnen verbeteren. Bedrijven profiteren van verbeterde rapportagemogelijkheden met dagelijkse toegang tot stortingsbedragen, beschikbaarheid van fondsen en betalingsinformatie, inclusief elektronische afbeeldingen van verwerkte betalingen en coupons.
Belangrijkste leerpunten
- Lockbox banking is een dienst die door banken aan bedrijven wordt verleend voor het ontvangen van betalingen van klanten.
- Er zijn voor- en nadelen als het gaat om lockbox-bankieren; hoewel het handig is, kan het ook riskant zijn en leiden tot mogelijke fraude, zoals namaak.
- Door gebruik te maken van geavanceerde lockbox-technologie hebben banken meerdere communicatiehubs opgezet die bedrijven kunnen gebruiken om betalingen en aanbetalingen te ontvangen.
- Bedrijven kunnen lockbox banking gebruiken om hun interne verwerkingskosten te verlagen, vorderingen snel in contanten om te zetten en incasso’s te versnellen.