Positieve bevestiging

Bevestigingsanalyse

Auditors gebruiken ook positieve bevestigingsbrieven om crediteuren en debiteuren of bedrijven te verifiëren. Schulden zijn kortlopende schulden van bedrijven aan hun leveranciers. Debiteuren vertegenwoordigen geld dat de klanten van een bedrijf verschuldigd zijn voor de verkoop van goederen. Vorderingen en schulden hebben doorgaans een betalingstermijn van 30, 60 of 90 dagen, wat betekent dat een betaling binnen dat tijdsbestek moet worden gedaan.

Een auditor kan de juistheid van de te onderzoeken debiteurenrecords verifiëren door te bepalen of de records een nauwkeurige weergave zijn van de transacties die hebben plaatsgevonden tussen het bedrijf en zijn klanten. Door rechtstreeks contact met klanten op te nemen, kunnen accountants controleren of de vermelde rekeningen werkelijk bestaan, of de verschuldigde bedragen correct zijn en of betalingen die als ontvangen zijn gemarkeerd, waar zijn.

Debiteuren zijn kortlopende activa en kunnen door bedrijven worden gebruikt als onderpand om leningen of financiering van banken te verkrijgen. Daarom is het belangrijk dat de vorderingen worden gecontroleerd om te bevestigen dat de verkopen zijn gedaan en om te bevestigen dat de fondsen van de verkopen op tijd worden verzameld.

Als een bedrijf zijn crediteurenadministratie wil controleren, moet het alle uitgaande gelden die verband houden met schuldverplichtingen of crediteurenbetalingen controleren. Het proces kan een herziening van de facturen vereisen en een afstemming van die bedragen met betalingen die werden geregistreerd als zijnde uitgevoerd. Bovendien kan het bedrijf ervoor kiezen om de bovengenoemde bedragen te matchen met daadwerkelijke opnames van betaalrekeningen om de juistheid te bevestigen.

Veel fintech-startups zijn ontstaan ​​om de digitalisering van dit proces op te lossen. Taulia, Tipalti, C2F0 en Liquidx zijn allemaal namen die de oplossingen voor crediteuren en debiteuren digitaliseren. Deze diensten openen deuren van vereenvoudiging, evenals uitdagingen voor audits en kwesties van positieve bevestiging.

Positieve versus negatieve bevestiging

Hoewel voor een positieve bevestiging ondersteunende informatie nodig is, ondanks de juistheid van de oorspronkelijke gegevens, is voor een negatieve bevestiging alleen een reactie vereist als er een discrepantie is. Tijdens een verzoek om een ​​negatieve bevestiging kan een bedrijf worden gevraagd om te bevestigen dat een rekeningsaldo wordt vermeld op een specifiek bedrag, zoals $ 100.000. Als het huidige rekeningsaldo $ 100.000 is, is er geen aanvullende actie vereist. 

Als het saldo verschilt, moet er aanvullende informatie worden verstrekt om het verschil te verklaren. Negatieve bevestigingsbrieven worden ook gebruikt om na te gaan of de ontvanger zich wil afmelden voor een evenement dat in de brief wordt beschreven.

Negatieve bevestiging wordt vaker gebruikt als de gegevens van het individu of het bedrijf over het algemeen als zeer nauwkeurig worden beschouwd. Doorgaans wordt aangenomen dat het bedrijf dat een negatieve bevestiging ontvangt, strenge interne vereisten en zakelijke praktijken heeft. Als gevolg hiervan is een negatieve bevestiging veel minder kostbaar en tijdrovend voor auditors, aangezien ze meestal maar één brief hoeven te versturen.

Omgekeerd zijn verzoeken om positieve bevestiging meer betrokken, aangezien financiële gegevens moeten worden verstrekt, zelfs als de oorspronkelijke informatie in de brief correct was. Ook zullen verzoeken om positieve bevestiging eerder worden gebruikt als wordt vermoed dat de boekhouding van het bedrijf fouten bevat. Een positieve bevestigingsbrief komt echter vaker voor bij complexe transacties, omdat deze nauwkeuriger is en ervoor zorgt dat iedereen op dezelfde pagina zit of dezelfde financiële informatie heeft. Bij de kredietverlening gebruiken accountants bijvoorbeeld positieve bevestigingen aan banken en bedrijven om het exacte bedrag van een schuld vast te stellen.

Als gevolg hiervan is een positieve bevestiging meestal een betere weergave van de financiële informatie dan een negatieve bevestiging, aangezien het een expliciet verzoek is dat is teruggestuurd door de ontvanger. Als er een geschil ontstaat, is een positieve bevestiging een fysiek bewijs dat de informatie is bevestigd.

Voorbeeld van positieve bevestiging

Als een persoon of zakelijke entiteit wordt geselecteerd voor een audit door de Internal Revenue Service (IRS), moet de belastingbetaler documenten overleggen om de informatie op de geselecteerde belastingaangiften te bevestigen. De audit kan een verzoek om een ​​positieve bevestiging voor alle bronnen van inkomsten omvatten, verificatie van toepasselijke aftrekposten en bewijs van geclaimde winsten of verliezen.

Zelfs als de informatie die nodig is voor de audit overeenkomt met wat er werd gerapporteerd, moet alle bewijsmateriaal worden ingediend om aan de auditvereisten te voldoen.