Het doel van het W-9-formulier
Bedrijven gebruiken IRS-formulier W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, om informatie te krijgen van leveranciers die ze inhuren als onafhankelijke contractanten (ook wel freelancers genoemd). Wanneer een bedrijf een aannemer $ 600 of meer betaalt tijdens een belastingjaar, moet het deze betalingen rapporteren aan de Internal Revenue Service (IRS), met behulp van een informatieretour genaamd Form 1099-MISC. Bedrijven gebruiken de naam, het adres en het burgerservicenummer of het belastingidentificatienummer dat contractanten op formulier W-9opgeven om die informatieretour te voltooien. Noch de afzender, noch de ontvanger mag een kopie naar de IRS sturen.
Bedrijven die onafhankelijke contractanten inhuren, houden geen inkomstenbelasting in en betalen geen Medicare- of socialezekerheidsbelasting voor hun onafhankelijke contractanten, zoals voor hun werknemers. In plaats daarvan zijn aannemers verantwoordelijk voor deze verplichtingen. De IRS wil echter nog steeds weten hoeveel deze aannemers hebben ontvangen om ervoor te zorgen dat ze de belastingen betalen die ze verschuldigd zijn, engebruikt formulier 1099-MISC om deze informatie te verzamelen. Bedrijven sturen formulier W-9 niet naar de IRS.
Vereiste informatie op formulier W-9
Formulier W-9 vraagt om de naam van de onafhankelijke aannemer, de bedrijfsnaam (indien verschillend), de bedrijfsentiteit (eenmanszaak, partnerschap, C-corporatie, S-corporatie, trust / nalatenschap, naamloze vennootschap of ‘anders’) en de bedrijfsbelasting identificatienummer (of burgerservicenummer, voor eenmanszaken die geen afzonderlijk belastingnummer gebruiken).
Op formulier W-9 wordt de persoon die het invult ook gevraagd om te bevestigen dat er geen back-up wordt ingehouden. De meeste belastingbetalers zijn dat niet, maar als dat het geval is, moet het bedrijf dat de onafhankelijke aannemer inhuurt, inkomstenbelasting inhouden op het loon van die aannemer tegen een vast tarief van 24% (voor belastingjaren 2018-2025) en dit naar de IRS sturen.
Aangezien voor formulier W-9 een belasting-ID of burgerservicenummer vereist is, moeten zowel de persoon die het invult als het bedrijf dat het ingevulde formulier ontvangt, dit zorgvuldig bewaken tijdens de verzending en na ontvangst ter bescherming tegen identiteitsdiefstal.
Wanneer u geen W-9 moet invullen
Een onafhankelijke contractant die een onverwachte W-9 ontvangt, moet aarzelen voordat hij het invult en onderzoekt of de aanvrager een legitieme reden heeft om dit formulier aan te vragen. Financiële instellingen gebruiken soms formulier W-9 om informatie van een klant op te vragen wanneer ze dividenden of rente moeten aangeven. Wees hier voorzichtig: de financiële instelling zou waarschijnlijk al uw belastingnummer moeten hebben vanaf het moment dat u de rekening opende.
Een andere situatie waarin u zou moeten aarzelen voordat u formulier W-9 invult, is als het bedrijf dat u hierom vraagt, uw werkgever is en u geacht wordt te worden geclassificeerd als werknemer en niet als onafhankelijke contractant. Het verschil is aanzienlijk.
Werknemer of onafhankelijke aannemer?
Als u een werknemer bent, zal uw werkgever inkomstenbelastingen inhouden, sociale zekerheid en Medicare-belastingen inhouden en betalen, en werkloosheidsbelasting betalen over uw loon. Als u een onafhankelijke aannemer bent, is dat niet het geval. Dat betekent dat u verantwoordelijk bent voor het werkgeversaandeel in de sociale zekerheid en Medicare-belastingen, en dat u niet in aanmerking komt voor een werkloosheidsuitkering als u wordt ontslagen.
Een gewetenloze of financieel worstelende werkgever zou kunnen proberen een werknemer als een onafhankelijke contractant te classificeren om geld te besparen. Als u wordt geclassificeerd als een onafhankelijke aannemer, komt de belasting “spaargeld” van uw werkgever uit uw zak als zelfstandige belasting. U wordt ook verantwoordelijk voor het berekenen en betalen van uw geschatte belastingen vier keer per jaar en hetinvullen van schema C wanneer u uw jaarlijkse belastingaangifte indient.
Het is niet altijd duidelijk of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke contractant is, maar in het algemeen geldt dat hoe meer controle het bedrijf heeft over wat werknemers doen en hoe ze het doen, hoe waarschijnlijker het is dat het werknemers zijn. Als je Spidey-gevoel begint te tintelen wanneer iemand die je heeft aangenomen je een onafhankelijke contractant noemt, is dat een goed teken en moet je de situatie verder onderzoeken. Begin met het bekijken van de IRS-bespreking van het verschil tussen de twee. Als u een werknemer bent,moet u formulier W-4 invullen, niet formulier W-9.
Hier is een voorbeeld van wanneer een werkgever uw status legitiem zou kunnen veranderen van werknemer in onafhankelijke contractant. Je bent een computerprogrammeur en je moet van maandag tot en met vrijdag van 9.00 uur tot 18.00 uur op kantoor komen. Het bedrijf zorgt voor uw bureau en uw computer.
Vanaf volgende maand moet u uw computer opgeven. Je kunt vanuit huis werken of op welke afgelegen locatie je maar wilt, en je kunt het werk op elk gewenst moment afmaken, zolang je opdrachten op tijd worden voltooid en je op tijd reageert op werkgerelateerde telefoontjes en e-mails.
W-9 Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of ik onderworpen ben aan inhouding van back-ups?
Heeft de IRS u een brief gestuurd met de mededeling dat u onderworpen bent aan verplichte inhouding van back-ups? Dit kan zijn gebeurd als u niet al uw rente en dividenden op een eerdere belastingaangifte had opgegeven. Als u deze brief niet heeft ontvangen, en als u uw belastingidentificatienummer aan de aanvrager van formulier W-9 verstrekt, bent u niet onderworpen aan het inhouden van reservekosten. Als u onderworpen bent aan inhouding van de back-up, schrap dan punt twee in deel twee van formulier W-9 voordat u het verzendt.
Wat is de veiligste manier om formulier W-9 in te dienen?
Als u het document persoonlijk kunt overhandigen, is dat ideaal. Anders is een optie om een gratis online service te gebruiken om uw ingevulde W-9-formulier te versleutelen en veilig naar de aanvrager te e-mailen. U kunt ook een gecodeerde service voor het delen van bestanden gebruiken.
Een andere optie is om het te verzenden via een service zoals FedEx, UPS of de post, hoewel er geen garantie is dat uw formulier tijdens het transport niet zal worden verloren, gestolen of ermee zal worden geknoeid.
Er is ook geen garantie dat de ontvanger het formulier veilig opslaat, zelfs niet als u het veilig verzendt, dus u kunt dit van tevoren vragen.
Is mijn bedrijf een vrijgestelde entiteit?
Als u een eenmanszaak bent, is dat waarschijnlijk niet het geval. Als het een bedrijf is, zou het dat kunnen zijn, als het in aanmerking komt voor de belastingvrije status van de IRS.
Ik heb zowel een werkgeversidentificatienummer (EIN) als een sofinummer. Welk nummer moet ik op het formulier invullen?
Als u een eenmanszaak bent, kunt u beide invoeren. Als uw bedrijf een LLC is die is geclassificeerd als een bedrijf of partnerschap, gebruikt u het EIN van de entiteit. Als uw bedrijf een LLC met één lid is dat eenbuiten beschouwing gelaten entiteit is, voert u uw SSN of EIN in (niet het EIN van de entiteit).
Kan ik weigeren formulier W-9 in te vullen?
Zeker. Als u weigert op een legitiem verzoek, zal uw klant 24% belasting op uw loon inhouden. De boekhoudafdeling kan u ook vervelend vinden en uw contactpersoon vertellen om te weigeren verder zaken met u te doen. Bedrijven hebben een zware verplichting van de IRS om een ingevuld W-9-formulier te verkrijgen van iedereen aan wie ze gedurende het jaar $ 600 of meer betalen. Het niet naleven kan leiden tot boetes.
Als u echter denkt dat de persoon die het formulier aanvraagt, er niet om vraagt, is weigering waarschijnlijk een goed idee. Als u zich zorgen maakt, vraag dan een belastingprofessional wat u moet doen.
Wie zou mij behalve een klant kunnen vragen om formulier W-9 in te vullen?
Een bank, een beursvennootschap, een kredietinstelling die een schuld heeft kwijtgescholden die u verschuldigd bent, of de uitgever van een gewonnen prijs, kunnen er allemaal om vragen. Als je te gast bent op “Ellen” tijdens haar “12 Days of Giveaways” -promotie, en de producenten van talkshows vragen je om een W-9 in te vullen voordat je vertrekt, dan kun je aannemen dat het verzoek legitiem is. Als je een e-mail ontvangt waarin staat dat je een prijs hebt gewonnen voor een wedstrijd waarvan je je niet kunt herinneren dat je meedoet, wil je die persoon misschien geen W-9 geven.
Pas op voor W-9 phishing-zwendel. Als u een e-mailverzoek ontvangt voor een formulier W-9 en u weet niet zeker of het legitiem is, neem dan telefonisch contact op met de vermeende afzender (en gebruik geen telefoonnummer in de verdachte e-mail) om te vragen of het verzoek geldig is. Aanvallers zijn geavanceerd en kunnen ervoor zorgen dat een bericht eruitziet alsof het afkomstig is van uw bank of zelfs van uw klant. En als u een e-mail van de IRS krijgt, is het beslist een phishing-poging, en u moet de e-mail doorsturen naar [email protected]. De IRS neemt geen contact op met belastingbetalers via e-mail.
Het komt neer op
W-9-formulieren zijn voor onafhankelijke contractanten, ook wel freelancers genoemd. Het is belangrijk om het formulier correct in te vullen, maar alleen als u zeker weet dat dit het juiste formulier is om in te dienen en het verzoek legitiem is.