Terug te betalen contante kosten

Wat worden vergoedbare contante kosten?

Terug te betalen contante kosten zijn zaken die een werknemer vooraf betaalt en vervolgens door zijn bedrijf worden terugbetaald. Deze contante uitgaven zijn vaak werkgerelateerd en kunnen voor werknemers fiscaal aftrekbaar zijn als ze niet worden vergoed.

Inzicht in terugbetaalbare contante kosten

Als een verkoper bijvoorbeeld elke dag naar meerdere locaties rijdt om klanten face-to-face te bezoeken, is het bedrag dat aan gas wordt uitgegeven een terug te betalen uitgave. Soms wordt zelfs slijtage veroorzaakt door te veel kilometers op een persoonlijke auto die voor het werk wordt gebruikt, terugbetaald aan een werknemer. Het hangt allemaal af van het bedrijfsbeleid. Een werknemer kan de kilometer- en / of gaskosten registreren en een betalingsbewijs overleggen, of hij of zij kan ervoor kiezen om de aftrek te gebruiken bij het indienen van de belastingen voor volgend jaar.

Vergoeding van contante kosten kan ook optreden tijdens het reizen. Als een deel van iemands werk bestaat uit het springen in het vliegtuig en het bijwonen van conferenties gedurende het hele jaar, worden uitgaven zoals eten, hotel, vliegtickets, fooien, enz. Vaak vergoed. Sommige bedrijven kiezen ervoor om niet te betalen voor alcoholische dranken; nogmaals, het is een kwestie van beleid.

Een andere situatie die vaak eigen werkaankopen vereist, is wanneer iemand vanuit huis werkt, elke dag of een paar dagen per week. Gewoonlijk loopt een telewerker gewoon de plaatselijke kantoorwinkel binnen om artikelen zoals inktpatronen, papier, computeraccessoires enz. Te kopen of de benodigde applicaties online te downloaden als een bedrijf ze niet via een aangesloten netwerk en de hulp van IT levert. Nogmaals, deze kosten komen voor vergoeding in aanmerking, tenzij een werknemer ervoor kiest om ze te gebruiken als inhoudingen op de belastingen van volgend jaar. Wanneer een bedrijf werknemers vergoedt, kan het alle kosten als bedrijfskosten aftrekken zonder enige impact op de belastingen van een individu.

Vergoedbare medische kosten

Voor copays en  co-assurantie.

Ziektekostenverzekeringen hebben  eigen maxima. Dit zijn limieten voor het bedrag dat een verzekeringnemer elk jaar aan gedekte zorgkosten kan besteden. De  Affordable Care Act  (ACA) vereist dat alle niet-grootvaderlijke groeps- en individuele plannen binnen de jaarlijks bijgewerkte richtlijnen blijven voor eigen maxima. Voor 2020 zijn de eigen limieten $ 8.200 voor individuele dekking en $ 16.400 voor gezinsdekking. Hoewel plannen geen eigen maxima kunnen hebben die hoger zijn dan deze limieten, bieden veel abonnementen lagere maxima.

Verantwoordelijkheden van de werknemer

Werknemers dienen een nauwkeurige dagelijkse administratie bij te houden van de uitgaven en ontvangstbewijzen te verstrekken op formulieren die door hun bedrijf of online worden verstrekt en volgens een vooraf bepaald schema in de boekhoudafdeling worden omgezet. Alle kilometers moeten worden geregistreerd, inclusief kilometerstanden, datums en locaties. Woon-werkkilometers worden echter niet vergoed.

In veel gevallen is het voor beide partijen voordelig en gemakkelijker als een werkgever de kosten van tevoren betaalt. Het kan boekhoudkundige tijd besparen en voorkomen dat een werknemer persoonlijk geld moet uitgeven aan zaken wanneer het moeilijk kan zijn.

Een andere manier waarop bedrijven hun uitgaven afhandelen, is door een bedrijfscreditcard op hun naam te verstrekken en het saldo wordt rechtstreeks aan de handelaars betaald.

Een terug te betalen contante kosten voor een verkoopvertegenwoordiger kunnen een restaurantrekening zijn van het zoeken naar een potentiële klant of de gaskosten om naar een verkoopcursus in een naburige stad te rijden. De meeste bedrijven hebben richtlijnen om werknemers te helpen bepalen welke uitgaven worden beschouwd als vergoedbare contante kosten en welke niet. Meestal zullen werknemers bonnen moeten bewaren en gedetailleerde uitleg moeten geven bij hun aankopen.