Overmakingsbrief
Wat is een overmakingsbrief?
Een overmakingsbrief is een document dat door een klant, vaak een financiële instelling of een ander type bedrijf, samen met een betaling naar een schuldeiser of leverancier wordt gestuurd om kort uit te leggen waarvoor de betaling is bedoeld, zodat de rekening van de klant correct wordt gecrediteerd.
Een overmakingsbrief kan ook een overmakingskopie van de factuur worden genoemd, aangezien deze doorgaans veel van dezelfde informatie bevat als een factuur, zoals het rekeningnummer en het factuurnummer van de klant. Overmakingsbrieven kunnen ook worden gebruikt als de klant geen volledig gevestigde account bij het bedrijf of de leverancier heeft.
Belangrijkste leerpunten
- Een overmakingsbrief wordt doorgaans door een klant naar een leverancier gestuurd om hem te informeren over een betaling.
- Overmakingsbrieven kunnen de datum, de naam, het adres en het rekeningnummer van de klant, het factuurnummer en het verschuldigde bedrag evenals de vervaldatum bevatten.
- Overmakingsbrieven dienen als melding dat een factuur en saldo is betaald.
Inzicht in overmakingsbrieven
Overmakingen zijn betalingen die van de ene partij naar de andere worden verzonden, meestal van een klant naar een verkoper of leverancier. Overmakingen kunnen worden verzonden via elektronische betaling, overboeking of een cheque. Hoewel overmakingen in het bedrijfsleven worden gebruikt, verwijzen ze ook naar betalingen door familieleden die naar het thuisland van de persoon worden gestuurd.
Een overmakingsbrief wordt naar een leverancier gestuurd om hem op de hoogte te stellen van de betaling door de klant. Meestal wordt een cheque bij de brief gevoegd. Een overmakingsbrief kan echter ook op zichzelf worden verzonden – of zonder cheque – om het bedrijf te informeren dat een betaling is gedaan via een andere methode, zoals een bankoverschrijving. De overmakingsbrief is slechts een kennisgeving van de klant die de betaling verricht aan de leverancier of het bedrijf dat de factuur of het verschuldigde saldo is betaald.
Een overmakingsbrief is echter geen bewijs van betaling en bewijst evenmin dat de bijgevoegde cheque correct is verrekend via de bank van de klant. Met andere woorden, de brief bewijst niet dat er voldoende geld op de bankrekening van de klant stond om het saldo te betalen. De overmakingsbrief wordt door de klant verzonden zodat de betaling correct kan worden verwerkt en de factuur als betaald kan worden gemarkeerd.
Klanten kunnen een overmakingsbrief gebruiken in situaties waarin er geen begeleidende factuur of factuur is. Als er een factuur was, moeten klanten een kopie van de factuur meesturen of de informatie van de factuur opnemen in de overmakingsbrief. De klant moet ook alle andere specifieke informatie opnemen waarvan hij denkt dat deze nuttig zou zijn voor de leverancier of verkoper om de betaling op de juiste manier te crediteren.
De overmakingsbrief bevat doorgaans de volgende gegevens:
- Datum
- Klanten naam
- Adres van de klant
- Informatie van de verkoper, zoals bedrijfsnaam en adres
- Rekeningnummer
- Verschuldigd saldo of factuurbedrag
- Opleveringsdatum
- factuur nummer
- Betaalwijze, zoals cheque
Overmakingsstrook
Meestal is een overmakingsbrief niet nodig als de rekening een overmakingsstrook bevat, een geperforeerd deel van de rekening dat kan worden afgescheurd en verzonden met de betaling van de klant.
De overschrijvingsbon helpt de leverancier om de betaling efficiënter te verwerken, aangezien het saldo dat de klant verschuldigd is, kan worden vergeleken met de bijgevoegde betaling. Als gevolg hiervan kan het door de klant verschuldigde saldo worden verrekend of gemarkeerd als betaald.
De overmakingsbrief helpt, net als een overmakingsbrief, om ervoor te zorgen dat de rekening van de klant correct wordt gecrediteerd en dat de leverancier of schuldeiser zijn boekhouding nauwkeurig houdt.