Definitie van salarisadministratie splitsen
Wat is een gesplitste salarisadministratie?
Gesplitste salarisadministratie is een methode om werknemers te betalen die internationale opdrachten hebben, waarbij de beloning wordt verdeeld over de lokale valuta en de valuta van het land van herkomst. Een split payroll-structuur heeft verschillende functies. Het vermindert het effect van valutaschommelingen op het loon van een werknemer en voorziet hen van een bepaald bedrag in de valuta van hun thuisland en een bepaald bedrag in de valuta van hun gastland. Zonder gesplitste salarisadministratie zou een werknemer elke maand geld van de ene valuta naar de andere moeten wisselen en onderhevig zijn aan wisselkoersen. In feite draagt split payroll het wisselkoersrisico over van de werknemer naar de werkgever.
Belangrijkste leerpunten:
- Gesplitste salarisadministratie is een methode om werknemers te betalen die internationale opdrachten hebben; het loon is verdeeld over de lokale valuta en de valuta van het land van herkomst.
- Een gesplitste loonlijst vermindert het effect van valutaschommelingen waardoor het valutarisico van de werknemer op de werkgever wordt overgedragen.
- Een gesplitste salarisadministratie maakt het gemakkelijker voor de werknemer om te voldoen aan de belastingvereisten en om deel te nemen aan het pensioenplan van zijn bedrijf terwijl hij in het buitenland werkt.
Hoe werkt een gesplitste salarisadministratie?
Een gesplitste salarisadministratie maakt het ook gemakkelijker om tegelijkertijd te voldoen aan de vereisten voor belastinginhoudingen van het thuisland en het gastland van een buitenlandse werknemer. Het kan er ook voor zorgen dat een werknemer kan blijven deelnemen aan de pensioenregeling van zijn bedrijf, zelfs als hij in het buitenland werkt. Gesplitste beloning kan het voor bedrijven en hun werknemers gemakkelijker maken om te voldoen aan de voorschriften van het gastland voor werk en voor het overboeken van geld naar het buitenland. In plaats van een gesplitste salarisadministratie kunnen werknemers die in het buitenland werken ook een compensatie thuis, in het gastland of op het hoofdkantoor ontvangen.
Salarisadministratie splitsen in de praktijk
Lonen die in de valuta van het gastland worden betaald, worden doorgaans gebruikt om de dagelijkse kosten van levensonderhoud, zoals huur, eten, vervoer en diensten, te betalen, terwijl lonen die in de valuta van het thuisland worden betaald, bedoeld zijn voor sparen en aankopen buiten het gastland. Dergelijke aankopen kunnen bestaan uit onderwijs, vakanties, huisvestingskosten of meubilair dat is gekocht in het land van herkomst van de werknemer (ook wel bekend als niet-bestedbaar inkomen). Een dergelijke strategie wordt vaker gebruikt door Europese bedrijven bij het betalen van hun expat-werknemers. Amerikaanse bedrijven zijn eerder geneigd (iets meer dan de helft volgens adviesbureau Mercer) om hun expat-werknemers in de valuta van hun gastland te betalen.
Een gesplitste salarisadministratie is geen goed idee in gevallen waarin sprake is van onstabiele valuta’s. Expat-werknemers moeten worden betaald in de valuta van hun thuisland, als deze stabiel is, of in een andere, minder volatiele valuta.
Wanneer een aanpassing in de kosten van levensonderhoud wordt toegepast, wordt deze alleen gebruikt voor het deel van het salaris van een werknemer in het gastland – doorgaans het deel dat wordt gebruikt voor de dagelijkse uitgaven. Als zodanig wordt dit deel van het salaris beschermd tegen inflatie en valutaschommelingen. Idealiter stelt een bedrijf een niveau van besteedbaar loon (lonen in het gastland) vast dat voldoet aan de eisen van de expat-werknemer. Hoewel het moeilijk is om het cijfer precies goed te krijgen, aangezien de uitgaven van maand tot maand kunnen variëren, kunnen werkgevers de behoeften van hun werknemers benaderen. Beter nog, sommige bedrijven laten de werknemer de verhouding tussen de betalingen in het gastland en het thuisland bepalen.
Speciale overwegingen voor een gesplitste salarisadministratie
Een gemorste loonlijst kan in veel gevallen en voor veel landenparen voordelig zijn. In gevallen waarin sprake is van onstabiele valuta, zoals die in bepaalde landen in Oost-Europa, Afrika en Latijns-Amerika, moeten expat-werknemers worden betaald in de valuta van hun thuisland of in een derde, stabielere valuta.