Virtuele assistent
Wat is een virtuele assistent?
Een virtuele assistent is een onafhankelijke contractant die administratieve diensten verleent aan klanten terwijl hij buiten het kantoor van de klant opereert. Een virtuele assistent werkt doorgaans vanuit een thuiskantoor, maar heeft op afstand toegang tot de benodigde planningsdocumenten, zoals gedeelde agenda’s.
Mensen die als virtuele assistent werkzaam zijn, hebben vaak meerdere jaren ervaring als administratief medewerker of officemanager. Er openen zich nieuwe kansen voor virtuele assistenten die bedreven zijn in sociale media, inhoudsbeheer, blogposts schrijven, grafisch ontwerp en internetmarketing. Omdat thuiswerken meer geaccepteerd is door zowel werknemers als werkgevers, wordt verwacht dat de vraag naar bekwame virtuele assistenten zal toenemen.
Belangrijkste leerpunten
- Een virtuele assistent is een zelfstandige die gespecialiseerd is in het aanbieden van administratieve diensten aan klanten vanaf een externe locatie, meestal een thuiskantoor.
- Typische taken die een virtuele assistent kan uitvoeren, zijn onder meer het plannen van afspraken, het maken van telefoongesprekken, het maken van reisarrangementen en het beheren van e-mailaccounts.
- Sommige virtuele assistenten zijn gespecialiseerd in het aanbieden van grafisch ontwerp, blogschrijven, boekhouden, sociale media en marketingdiensten.
- Voor een werkgever is een voordeel van het inhuren van een virtuele assistent de flexibiliteit om alleen de diensten te contracteren die ze nodig hebben.
Hoe een virtuele assistent werkt
Virtuele assistenten zijn prominenter geworden naarmate kleine bedrijven en startups vertrouwen op virtuele kantoren om de kosten laag te houden en bedrijven van elke omvang hun gebruik van internet voor dagelijkse activiteiten vergroten. Omdat een virtuele assistent een onafhankelijke contractant is, hoeft een bedrijf niet dezelfde voordelen te bieden of dezelfde belastingen te betalen als voor een fulltime werknemer.
Omdat de virtuele assistent offsite werkt, is er ook geen bureau of andere werkruimte op het kantoor van het bedrijf nodig. Van een virtuele assistent wordt verwacht dat hij betaalt en zorgt voor zijn eigen computerapparatuur, veelgebruikte softwareprogramma’s en snelle internetservice.
In een onderzoek onder meer dan 100.000 vacatures, ontdekte FlexJobs dat virtuele administratie een van de vijf snelst groeiende categorieën van externe carrières was.
Taken van virtuele assistenten
De specifieke taken van een virtuele assistent variëren naargelang de behoeften van de klant en de voorwaarden van het contract. Sommige virtuele assistenten voeren administratieve en boekhoudkundige taken uit, terwijl anderen regelmatig updates op sociale media plaatsen of artikelen voor een blog schrijven. Een goed afgeronde virtuele assistent kan ook reisarrangementen, afspraakplanning, gegevensinvoer en online bestandsopslag afhandelen.
Kwalificaties voor virtuele assistenten
Hoewel er geen vaste educatieve vereisten zijn om een virtuele assistent te worden, zullen veel klanten op zoek zijn naar virtuele assistenten die een hogere opleiding of een gespecialiseerde opleiding hebben gevolgd. Een paar online bedrijven en hogescholen bieden cursussen en certificering voor virtuele assistentvaardigheden.
Een virtuele assistent moet technisch onderlegd zijn, een breed scala aan computervaardigheden hebben en een hoog niveau van vaardigheid met veelgebruikte software en bedrijfsprogramma’s. Een virtuele assistent die gespecialiseerd is in boekhouding, moet bedreven zijn in elementaire boekhoudkundige taken, zoals rekeningafstemming en dubbele boekhouding.
Voordelen van een virtuele assistent
Voor de klant is een voordeel van het inhuren van een virtuele assistent de flexibiliteit om alleen de services te contracteren die ze nodig hebben. Afhankelijk van de voorwaarden van de overeenkomst, worden sommige virtuele assistenten mogelijk per taak betaald in plaats van per uur. Daarentegen moeten werknemers in een traditionele kantooromgeving meestal voor een vast aantal uren per dag worden betaald.
Voor eigenaren van kleine bedrijven kan het inhuren van een virtuele assistent hen helpen waardevolle uren vrij te maken om zich te concentreren op de groei van het bedrijf en het genereren van inkomsten. Het kan eenvoudiger en kosteneffectiever zijn om taken die vervelend en tijdrovend zijn uit te besteden aan iemand die er vaardig in is.
Hoe u een virtuele assistent inhuurt
Met het toenemend aantal freelancers die vanuit huis werken, heeft de arbeidsmarkt een wildgroei gezien van webgebaseerde bedrijven die dienen als tussenpersoon tussen potentiële werkgevers en contractanten. Sommige freelancersites hebben enorme werkgroepen die bestaan uit individuen over de hele wereld met een breed scala aan ervaring en expertise.
Op deze sites kunnen klanten details posten over het soort taken dat ze de virtuele assistent nodig hebben om uit te voeren en het maximale tarief dat ze bereid zijn te betalen. Freelancemedewerkers kunnen dan bieden op de baan en de klant voorbeelden van hun werk ter beoordeling geven. In sommige gevallen kan de klant een videoconferentie organiseren om de sollicitanten te interviewen en hun kwalificaties grondiger te beoordelen.
Speciale overwegingen
Alvorens een virtuele assistent in te huren, kan de klant zorgen voor een vlottere werkrelatie door gedetailleerde instructies op te stellen over de taken die hij moet hebben uitgevoerd. Een schriftelijke handleiding verkleint de kans op misverstanden die kunnen ontstaan bij het werken op afstand.