Virtuele dataroom (VDR)
Wat is een virtuele dataroom?
Een virtuele dataroom (VDR), ook wel dealroom genoemd, is een veilige online opslagplaats voor documentopslag en -distributie. Het wordt doorgaans gebruikt tijdens het due diligence-proces voorafgaand aan een fusie of overname om bedrijfsdocumentatie te beoordelen, te delen en openbaar te maken.
Belangrijkste leerpunten
- Virtuele datarooms, of VDR’s, bestaan als een veilige manier om documenten op te slaan waartoe meerdere mensen tegelijkertijd toegang nodig hebben.
- VDR’s worden vaak gebruikt door bedrijven wanneer ze fuseren, aan een project werken of een andere joint venture hebben waarvoor toegang tot gedeelde gegevens vereist is.
- VDR’s worden als veiliger beschouwd dan fysieke documenten, aangezien er geen risico is op verlies tijdens het transport of per ongeluk vernietigd worden.
- Over het algemeen zijn acties zoals kopiëren, afdrukken en doorsturen uitgeschakeld in VDR’s.
Inzicht in virtuele datarooms
Virtuele datarooms hebben in toenemende mate de plaats ingenomen van fysieke datarooms die traditioneel worden gebruikt om documenten openbaar te maken en te delen. Met de globalisering van het bedrijfsleven en de toegenomen controle om de kosten te verlagen, zijn virtuele datarooms een aantrekkelijk alternatief voor fysieke datarooms. Virtuele datarooms zijn breed toegankelijk, direct beschikbaar en veiliger.
Naarmate de bezorgdheid over de veiligheid toeneemt en het aantal incidenten met inbreuken toeneemt, ontwikkelen VDR-providers meer geavanceerde en betrouwbare databases. Initiële openbare aanbiedingen (IPO’s), auditactiviteiten en partnerschappen of andere bedrijven die moeten samenwerken en informatie moeten delen, maken gebruik van virtuele datarooms.
Maakt gebruik van virtuele datarooms
Fusies en overnames (M&A) procedures zijn het meest voorkomende gebruik van VDR’s. Deze repositories bieden een plaats voor de nodige zorgvuldigheid bij het afronden van de deal. Bij deze zakelijke transacties zijn grote hoeveelheden documenten betrokken, waarvan er vele vertrouwelijk zijn en gevoelige informatie bevatten. Het gebruik van een VDR is een veilige en betrouwbare manier voor alle geïnteresseerde partijen om documenten te bekijken en uit te wisselen tijdens het onderhandelen.
Bedrijven werken vaak met elkaar samen om producten te produceren en te vervaardigen tijdens de bouw van een gebouw en om diensten aan te bieden. Het aangaan en onderhouden van deze zakelijke relaties vereist contracten en de frequente overdracht van gegevens. Virtuele datarooms zorgen voor de opslag van deze contracten en stellen direct beschikbare documenten ter beschikking die nodig zijn voor de voortzetting van zakelijke partnerschappen. Wijzigingen die bijvoorbeeld door een ingenieur in de blauwdrukken van een constructie worden aangebracht, zijn onmiddellijk beschikbaar voor alle aannemers die bij het project betrokken zijn.
Het controleren van bedrijfspraktijken, naleving en rekeningen is een gangbare praktijk in alle bedrijven. Dit proces is vaak een probleem, aangezien werknemers moeten communiceren met externe regelgevers en regelgevers. Bovendien hebben veel bedrijven tegenwoordig kantoren op afgelegen locaties en over de hele wereld in verschillende tijdzones.
Door het gebruik van een virtuele dataroom hebben advocaten, accountants, interne en externe toezichthouders en andere geïnteresseerde partijen een centraal toegangspunt. Door een centraal systeem te bieden, worden fouten en tijd verminderd. Het zorgt ook voor transparantie in de communicatie. Afhankelijk van het type audit, varieert het toegangsniveau en de autoriteit.
Het aanbieden van een beursgang (IPO) is een lastige taak die een onvoorstelbare hoeveelheid papierwerk vereist. Net als bij audits is transparantie essentieel. Bedrijven moeten grote hoeveelheden documenten maken, uitwisselen, bewaren en beheren. Vanwege de aard van de transactie hebben de meeste gebruikers beperkte toegang, zoals ‘alleen bekijken’. De mogelijkheid om te kopiëren, door te sturen of af te drukken is mogelijk verboden.
Alternatief voor een VDR
Hoewel virtuele datarooms veel voordelen bieden, zijn ze niet voor elke branche geschikt. Sommige regeringen kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om fysieke datarooms te blijven gebruiken voor zeer vertrouwelijke informatie-uitwisseling. De schade door potentiële cyberaanvallen en datalekken overtreft de voordelen van virtuele datarooms. De resultaten van dergelijke gebeurtenissen kunnen rampzalig zijn als bedreigende partijen toegang krijgen tot geheime informatie. In die gevallen wordt het gebruik van een VDR niet overwogen.