Virtueel kantoor
Wat is een virtueel kantoor?
Een virtueel kantoor geeft bedrijven een fysiek adres en kantoorgerelateerde diensten zonder de overhead van een erfpacht- en administratief personeel. Met een virtueel kantoor kunnen werknemers overal werken, maar toch beschikken over zaken als een postadres, telefoonbeantwoordingsdiensten, vergaderruimten en videoconferenties.
Hoe virtuele kantoren werken
Virtuele kantoren werken als één eenheid om klanten te bedienen, maar bestaan niet op een vaste locatie. Dit type opzet is vooral populair bij startups en kleine bedrijven die overhead willen minimaliseren. De ontwikkeling van webgebaseerde software en diensten voor kantoorproductiviteit, zoals videoconferenties, heeft de groei van virtuele kantoren gestimuleerd.
Belangrijkste leerpunten
- Een virtueel kantoor is een bedrijf dat als één eenheid opereert en een fysiek postadres heeft, maar niet op één specifieke locatie bestaat.
- De ontwikkeling van tools zoals videoconferenties en messaging-diensten heeft geleid tot het toegenomen gebruik van het virtuele kantoor.
- De kosten voor het exploiteren van een virtueel kantoor zijn veel lager dan bij een traditioneel kantoor, en daarom is dit type opzet populair bij kleine bedrijven en startups.
- Een virtueel kantoorarrangement breidt de baanopties voor werknemers en de wervingsopties voor bedrijven uit.
- Hoewel het virtuele kantoor doorgaans een goedkopere optie is voor bedrijven, zijn sommige services, zoals telefoonbeantwoording en videoconferenties, mogelijk beperkt toegankelijk.
Een virtueel kantoor kan ook leiden tot een hogere productiviteit, aangezien de diensten ervan werknemers bevrijden van administratieve taken en pendelen. Elke werknemer kan werken vanaf de locatie die het handigst is, en het bedrijf is niet beperkt tot het inhuren van werknemers die lokaal wonen.
Naarmate meer mensen manieren vinden om op afstand te werken, zijn de voordelen van een virtueel kantoor direct merkbaar. Niet alles is echter zo eenvoudig als het lijkt. Sommigen zullen de planning van virtuele kantoorruimte niet anders vinden dan de tijdrovende planningsconflicten die inherent zijn aan een fysiek kantoor.
Voordelen en nadelen van een virtueel kantoor
De aantrekkingskracht van een virtueel kantoor voor gebruikers is tweeledig. Ten eerste zijn de maandelijkse kosten van een virtueel kantoor veel lager dan die van een traditioneel kantoor. Het heeft immers geen onderhouds- en instandhoudingskosten en hoeft ook niet bemand te zijn. Een virtueel kantoor kan ook worden beveiligd via een maandelijkse huurovereenkomst, dus er is meer flexibiliteit als het bedrijf van een gebruiker verandert (niet wachten tot een huurovereenkomst afloopt of de kosten van een verbroken huurovereenkomst oplopen).
De kosten voor het gebruik van een virtueel kantoor kunnen oplopen tot $ 50 voor een lidmaatschap en $ 250 per maand of meer voor een maandelijks huurcontract voor basisdiensten. Hoe meer services er worden toegevoegd, hoe duurder het zal zijn.
Ten tweede kan een virtueel kantoor een postadres, telefoonbeantwoording en videoconferentieservices bieden. Daarom kan een klein bedrijf groter lijken dan het is. Het kan ook een fysiek adres (of meerdere adressen) bieden voor gebruikers om klanten te ontmoeten. Soms kan het adres een aura van prestige geven aan een virtuele kantoorgebruiker, bijvoorbeeld als het adres een bekende locatie of straat is. Een professionele telefoonbeantwoordingsdienst kan hetzelfde effect hebben.
Voor sommige van de services die een virtueel kantoorarrangement biedt, moet u vooraf plannen. Bij veel pakketten is bijvoorbeeld beperkt gebruik van vergaderruimten of beperkte diensten voor teleconferenties en videoconferenties inbegrepen. Virtuele kantoren hebben mogelijk ook beperkte toegang ’s nachts en in het weekend. Gebruikers vinden het gebrek aan flexibiliteit mogelijk beperkend en onhandig. Er is ook een kans op afleiding die gepaard gaat met thuiswerken en daarom zijn sommige werknemers mogelijk niet zo productief wanneer ze in een virtuele kantooromgeving werken.