Zero-based budgettering: voor- en nadelen
Op nul gebaseerde budgettering is een boekhoudkundige praktijk die managers dwingt na te denken over hoe elke dollar in elke budgetteringsperiode wordt besteed. Het kan zowel voor- als nadelen hebben.
Zero-Based Budgeting: een overzicht
Pete Pyhrr ontwikkelde het idee van op nul gebaseerde budgettering eind jaren zestig tot begin jaren zeventig terwijl hij accountmanager was bij Texas Instruments. In de afgelopen jaren hebben zowel Fortune 500 bedrijven als private-equitybedrijven deze budgetteringstechniek toegepast.
Uit een in 2018 gepubliceerde studie van Accenture Strategy over zero-based thinking bleek dat deze budgetteringsmethode van 2013 tot 2017 exponentieel groeide onder de 85 grootste bedrijven ter wereld met een percentage van 57% per jaar.2 Tot die ondernemingen behoren Kraft Heinz Co., Mondelez International Inc. en Unilever PLC.
Bij traditionele budgettering beginnen bedrijven met het budget van de vorige periode als sjabloon en bouwen daar vervolgens op voort. Gewoonlijk neemt elk nieuw budget stapsgewijs toe in vergelijking met het budget van de vorige periode en hoeven bedrijven alleen nieuwe uitgaven te rechtvaardigen.
Op nul gebaseerde budgettering wijkt af van traditionele budgettering doordat het budget voor elke nieuwe periode wordt gecreëerd vanaf een “nulbasis”. Ze moeten elke uitgave rechtvaardigen voordat ze deze aan het nieuwe budget toevoegen – zelfs oude en terugkerende uitgaven.
De belangrijkste voordelen zijn flexibele budgetten, gerichte operaties, lagere kosten en een meer gedisciplineerde uitvoering. De nadelen zijn onder meer de mogelijkheden van intensief gebruik van middelen, gemanipuleerd worden door slimme managers en voorkeur voor kortetermijnplanning.
Voordelen van op nul gebaseerde budgettering
De voordelen van deze budgetteringsmethode zijn onder meer:
Managers moeten alle operationele kosten rechtvaardigen
Zero-based budgettering zorgt ervoor dat managers nadenken over hoe elke dollar wordt besteed, elke budgetteringsperiode. Dit proces dwingt hen ook om alle bedrijfskosten te rechtvaardigen en te overwegen welke delen van het bedrijf inkomsten genereren.
Houdt oude uitgaven onder controle
Bij traditionele budgettering worden legacy-kosten pas jarenlang onderzocht als er een soort van economische schok is die het bedrijf dwingt extreme maatregelen te nemen. Uitgaven hebben de neiging om in de loop van de tijd te groeien, waarbij elke afdeling zijn budget beschermt tegen bezuinigingen. Deze benadering kan kortzichtig zijn en kan na verloop van tijd leiden tot een aanzienlijke verkeerde toewijzing van middelen. Als het correct wordt gedaan, kan op nul gebaseerde budgettering dit voorkomen.
Hoewel managers alle uitgaven moeten rechtvaardigen met op nul gebaseerde budgettering, maakt het over het algemeen niet uit of het nieuwe budget hoger of lager is dan het vorige.
Nadelen van op nul gebaseerde budgettering
Er zijn ook verschillende nadelen aan op nul gebaseerde budgettering:
Kan kortetermijndenken belonen
Een van de grootste tekortkomingen van op nul gebaseerde budgettering is dat het kortetermijndenken kan belonen door middelen te verschuiven naar bedrijfsonderdelen die in het volgende kalenderjaar of budgetteringsperiode inkomsten zullen genereren. Als gevolg hiervan kunnen sommige gebieden van bedrijven die doorgaans worden beschouwd als langetermijninvesteringen die niet rechtstreeks aan inkomsten zijn gekoppeld, zoals onderzoek en ontwikkeling of opleiding van werknemers, kleinere budgetten overhouden dan ze werkelijk nodig hebben. Dit kan mogelijk schade toebrengen aan een bedrijf, want hoewel deze gebieden op korte termijn geen inkomsten zullen genereren, zijn het vaak de sleutels om op lange termijn concurrerend te blijven.
Middelen intensief
Op nul gebaseerde budgettering is ook arbeidsintensief. Het kost veel meer tijd en moeite om elk budgetelement nauwkeurig te bekijken en te rechtvaardigen in plaats van een bestaand budget te wijzigen en alleen nieuwe elementen te herzien. Daarom beweren sommige critici dat de voordelen van op nul gebaseerde budgettering de tijdkosten ervan niet rechtvaardigen.
Manipulatie door slimme managers
Bovendien kan het proces worden gespeeld door slimme managers om meer middelen in hun afdelingen te krijgen. Als dit gebeurt, kan dit leiden tot een cultuurverandering waarbij de geest van samenwerking in het bedrijf afneemt, omdat werknemers zich vervangbaar voelen.
Belangrijkste leerpunten
- Zero-based budgettering verschilt van traditionele budgettering doordat de bedrijven die het gebruiken voor elke nieuwe periode een budget creëren.
- De voordelen van deze methode zijn onder meer dat het de kosten kan verlagen door oude en nieuwe uitgaven onder controle te houden.
- Mogelijke nadelen zijn dat het kortetermijndenken kan belonen, arbeidsintensief kan zijn en kan worden gemanipuleerd door slimme managers.