Wanneer is boekhouding op transactiebasis nuttiger dan kasboekhouding?

De boekhoudmethode op transactiebasis beschrijft de zakelijke praktijk waarbij inkomsten en uitgaven worden geregistreerd gedurende het exacte tijdstip waarop goederen worden verkocht of diensten worden verricht, ongeacht of er contant geld van eigenaar wisselt. Accrual accounting is het alternatief voor de cash accounting methode, waarbij bedrijven alleen inkomsten en uitgaven registreren wanneer contant geld daadwerkelijk wordt ontvangen of uitbetaald. Over het algemeen wordt boekhouding op transactiebasis gebruikt wanneer een bedrijf duidelijkheid zoekt over zijn prestatiestatistieken over een bepaalde periode door een nauwkeuriger momentopname van zijn fiscale activiteiten te geven.

Praktische voorbeelden van boekhouding op transactiebasis

Een boekhouding op transactiebasis kan plaatsvinden als een bedrijf zijn inkomsten in de winst-en-verliesrekening registreert voor de periode waarin goederen of diensten worden geleverd, waarbij een bedrijf zijn klanten op krediet in rekening brengt, maar pas later wordt betaald. Evenzo, als het bedrijf zelf materialen of andere benodigdheden op krediet koopt, boekt het die uitgaven  gedurende die tijd in zijn winst-en-verliesrekening, zelfs als het het verschuldigde saldo op een toekomstige datum betaalt. De boekhoudpraktijken op transactiebasis geven de inkomsten en uitgaven gedurende een bepaalde periode nauwkeuriger weer, waardoor bedrijven uiteindelijk nauwkeurigere bruto, bedrijfs- en winstmargeanalyses kunnen maken.

Kasboekhouding

Onder de cash accounting-methode, waarbij inkomsten en uitgaven alleen worden geregistreerd als en wanneer contant geld daadwerkelijk wordt ontvangen of betaald, kunnen bedrijven nauwkeurigere momentopnames van hun cashflows verkrijgen. Simpel gezegd: als een bedrijf zijn klanten op krediet factureert, wacht het tot die schuld officieel is betaald alvorens deze inkomsten op de balans te boeken. Als een meubelwinkel bijvoorbeeld in februari een leren bank op krediet aan een klant verkoopt, maar pas in april uitbetaling ontvangt, wordt de opbrengst voor deze verkoop pas in april geregistreerd. Met deze methode kunnen bedrijven met weinig geld precies weten hoeveel contant geld ze bij de hand hebben, om overmatige verlenging te voorkomen en een slimmere budgettering mogelijk te maken.