Audittrail

Belangrijkste leerpunten

• Een audittrail is een opeenvolgend record met details over de geschiedenis en gebeurtenissen met betrekking tot een specifieke transactie of grootboekboeking.
• Het bijhouden van een audittrail is vaak een wettelijke vereiste in veel financiële domeinen, evenals een best practice op het gebied van boekhouding.
• Orderaudit-trails bieden bewijs en informatie voor toezichthouders in gevallen van vermoedelijke fraude of illegale financiële activiteiten.

Inzicht in de audittrail

Audittrails kunnen in de boekhouding worden gebruikt wanneer een auditor of examinator cijfers zoals omzet, nettowinst of winst per aandeel (EPS) moet verifiëren. Transacties die zijn betrokken bij het berekenen van de omzet, de nettowinst of de winst per aandeel van een bedrijf worden beoordeeld en de berekeningen kunnen opnieuw worden uitgevoerd als de cijfers onjuist zijn geclassificeerd.

De kosten van verkochte goederen (COGS) zijn bijvoorbeeld een kostenpost die wordt afgetrokken van de bruto-inkomsten die worden gebruikt bij het berekenen van de nettowinst. De kosten van verkochte goederen zouden dubbel worden gecontroleerd door de transacties en gegevensbronnen te verifiëren die zijn gebruikt bij het berekenen van de kosten van verkochte goederen. Alle elementen van de definitieve cijfers worden dubbel gecontroleerd langs het controlespoor om het definitieve cijfer te verifiëren. Alle beursgenoteerde bedrijven ondergaan een financiële audit als onderdeel van hun rapporteringsverantwoordelijkheden.

Hoe audittrails worden gebruikt

Audittrails, of liever het proces van het volgen van een audittrail, zijn te vinden in veel verschillende financiële gebieden. Bij het kopen van een huis kan een hypotheekverstrekker bijvoorbeeld een audittrail gebruiken om de bron van fondsen voor een aanbetaling te bepalen. Ze kunnen vragen om een ​​bankafschrift met de storting van het geld op de rekening en om aanvullende verificatie met betrekking tot de bron van de storting.

De Securities and Exchange Commission (SEC) en NYSE zullen audit trails gebruiken voor de expliciete reconstructie van transacties wanneer er vragen zijn over de geldigheid of nauwkeurigheid van handelsgegevens. Dit is om ervoor te zorgen dat de transacties die plaatsvinden op grote beurzen in overeenstemming zijn met de huidige regelgeving.

Audittrails kunnen natuurlijk ook worden gebruikt om ongepaste marktactiviteiten te volgen. Als bijvoorbeeld wordt aangenomen dat een bepaalde entiteit grote volumes van een schaars verhandeld aandeel verhandelt met als doel de aandelenkoers te manipuleren, kan een toezichthouder een controlespoor gebruiken om de dader te identificeren. Een toezichthouder zal vervolgens alle huizen en makelaars die betrokken zijn bij specifieke transacties voor de overtredende beveiliging documenteren en analyseren om te bepalen wiens activiteit abnormaal is en wie de manipulator zou kunnen zijn. Afhankelijk van de complexiteit van het gebruikte handelsprogramma kan voor het reconstrueren van de handelshistorie naast audittrailgegevens ook forensische boekhouding nodig zijn.

Voorbeeld van een Order Audit Trail: OATS

Het Order Audit Trail System (OATS – nu CATS genoemd) is een geautomatiseerd handelsinvoersysteem dat is opgezet door de  Financial Industry Regulatory Authority  (FINRA) en dat wordt gebruikt om informatie vast te leggen met betrekking tot orders, koersen en andere gerelateerde handelsgegevens van alle aandelen die op de National worden verhandeld.  Market System  (NMS). Dit systeem vereenvoudigt de voortgang van een order vanaf de eerste ontvangst van de order tot de uiteindelijke uitvoering of annulering, zodat het gemakkelijk kan worden gevolgd of gecontroleerd.

Een van de doelen van OATS is om verdacht gedrag te controleren en een audittrail voor onderzoekers te bieden. Vanwege de gegevens die worden vastgelegd, zijn de mensen die de verdachte activiteit ondernemen gemakkelijker te vinden.

Een belangrijk  geval  deed zich voor op 6 mei 2010, toen een daghandelaar de S&P 500 E-mini-markt ” gearresteerd. In 2016 pleitte hij  schuldig  aan spoofing en draadfraude. Hoewel een aantal partijen betrokken waren bij het afleggen van getuigenissen en bewijs, en het in deze zaak om  futures ging, niet om aandelen, toont het het belang aan van orderaudits en financieel toezicht. De toezichthouders waren in staat om te zien dat  vervullen  , maar met het enige doel om de markt in de richting van zijn voorkeur te manipuleren.