Cyclus facturering
Wat is facturering per cyclus?
Cyclusfacturering is de gewoonte om verschillende klanten te factureren op basis van een schema in plaats van alle accounts tegelijk op één datum te factureren. Afschriften worden met verschillende tussenpozen opgesteld en verzonden, waardoor de werklast van het bedrijf wordt gespreid en het gemakkelijker wordt om bij te houden aan wie er is gefactureerd.
Belangrijkste leerpunten
- Cyclusfacturering is een stijl van accountbeheer waarmee bedrijven klanten op verschillende dagen van de maand kunnen factureren, in plaats van allemaal op dezelfde dag.
- De praktijk stelt het bedrijf in staat om op verschillende dagen overzichten op te stellen en te verspreiden, in plaats van een overvloed aan facturen die tegelijkertijd moeten worden verzonden.
- Cyclusfacturering stelt bedrijven in staat een aangepast schema te maken waarmee gemakkelijker kan worden bijgehouden welke klanten zijn gefactureerd, hebben betaald of niet hebben betaald.
- Strategieën omvatten het factureren van de grootste verschuldigde bedragen eerst, dan de volgende grootste, enzovoort; alfabetisch factureren; of facturering op basis van de dag van de maand waarop het account van de klant is geopend, of de klant heeft ervoor gekozen om te worden gefactureerd.
- De lengte van de factureringscycli kan van klant tot klant verschillen, op basis van de cashflow die het bedrijf nodig heeft en de kredietwaardigheid van een klant.
Hoe Cycle Billing werkt
Cyclusfacturering is een factureringsstrategie waarbij een bepaald percentage van de klanten elke dag wordt gefactureerd, in plaats van ze allemaal samen te factureren, misschien aan het einde van de maand.
Bedrijven die deze techniek toepassen, kunnen dit op verschillende manieren doen. Methoden zijn onder meer het verzenden van facturen voor de grootste openstaande bedragen op de eerste van elke maand, gevolgd door het kleinere factuurbedrag op de tweede van elke maand of later. Klanten kunnen ook worden gefactureerd op basis van alfabetische volgorde, de dag van de maand dat het account is geopend of de datum waarop de klant ervoor heeft gekozen om te worden gefactureerd bij het aanmaken van een account.
De datum waarop de cyclus begint, kan afhankelijk zijn van het type service dat wordt aangeboden en de behoeften van de klant. Een kabeltelevisieaanbieder zou er bijvoorbeeld voor kunnen kiezen om de factureringscyclus van een klant af te stemmen op het tijdstip waarop die klant met de service begon.
Cyclusfacturering verschilt van de gangbare praktijk om alle facturen op dezelfde datum uit te geven. Eenmalige facturering wordt meestal gebruikt door bedrijven met een gemeenschappelijke vervaldatum voor services of huur. Een appartementencomplex kan bijvoorbeeld op de eerste van elke maand een huurrekening sturen, ongeacht wanneer huurders hun individuele huurcontracten hebben ondertekend .
Bij cyclische facturering kan een bedrijf op meerdere dagen of elke dag van de maand of over een langere periode factureren.
Voordelen en nadelen van Cycle Billing
Cyclusfacturering stelt de leverancier in staat om het volume van het facturatiewerk dat op een bepaalde dag moet worden voltooid af te vlakken, een aangepast schema te ontwikkelen en gemakkelijker bij te houden welke klanten wel en nog niet zijn gefactureerd. Het aannemen van dit specifieke model kan resulteren in lagere verkoopkosten, algemene kosten en administratiekosten (VAA-kosten), aangezien het bijhouden van het aantal uitgaande facturen eenvoudiger wordt en minder foutgevoelig.
Aan de andere kant kan de cyclusfactureringstechniek een negatieve invloed hebben op de cashflows, aangezien sommige facturen enkele dagen vertraging kunnen oplopen vanaf het moment waarop ze normaal zouden worden uitgegeven. Bovendien kan een kleinere leverancier die moeite heeft om facturen en verschuldigde bedragen bij te houden, overweldigd raken doordat hij verschillende verklaringen moet bijhouden die overeenkomen met verschillende dagen.
Speciale overwegingen
Bedrijven die cyclische facturering gebruiken, kunnen verschillende lengtes van factureringscycli vaststellen. Verkopers kunnen de periode tussen facturen verkorten of verlengen om de kasstromen te beheren of om zich aan te passen aan een verandering in de kredietwaardigheid van een klant.
Een groothandel aan een supermarktketen kan bijvoorbeeld de ontvangst van geldstromen moeten versnellen, omdat het bedrijf waar hij bestelwagens van huurt, zijn factureringscyclus heeft aangescherpt. Een ander voorbeeld is een situatie waarin een groothandelaar in consumentenelektronica een te laat betalende klant in de winkelketen heeft. Omdat dit account risicovoller is, zou de groothandel kunnen besluiten de facturatiecyclus te verkorten van vier weken naar drie weken.
Een factureringscyclus kan ook langer dan een maand duren, bijvoorbeeld wanneer een grote zakelijke klant een factureringscyclus van 45 dagen vraagt voor bepaalde services. Als de kredietwaardigheid van deze klant goed is, kan de verkoper instemmen met de langere cyclus.