Debetnota
Wat is een debetnota?
Een debetnota is een document dat door een verkoper aan de koper van de huidige schuld te informeren verplichtingen, of een document dat door een koper bij het retourneren van producten op ontvangen krediet. De debetnota kan informatie bevatten over een aanstaande factuur of dienen als herinnering voor op dat moment verschuldigde bedragen. Voor geretourneerde artikelen bevat de notitie het totale verwachte krediet, een inventaris van de geretourneerde artikelen en de reden voor hun retourzending.
Belangrijkste leerpunten:
- Een debetnota staat los van een factuur en informeert een koper over lopende schuldverplichtingen.
- Een debetnota is ook een document dat door een koper wordt aangemaakt bij het retourneren van goederen die op krediet zijn ontvangen.
- In het geval van geretourneerde artikelen, zal de nota het kredietbedrag, de inventaris van de geretourneerde artikelen en de reden van de retourzending tonen.
Hoe een debetnota werkt
Een debetnota, ook wel een debetnota genoemd, wordt over het algemeen gebruikt bij business-to-business-transacties. Bij dergelijke transacties wordt vaak krediet verleend, wat betekent dat een verkoper een verzending van goederen naar een bedrijf stuurt voordat de kosten van de koper zijn betaald. Het briefje vertelt de koper dat de verkoper zijn rekening heeft gedebiteerd. Hoewel echte goederen van eigenaar wisselen, wordt er pas echt geld overgemaakt als er een daadwerkelijke factuur is opgesteld. Afschrijvingen en tegoeden worden in plaats daarvan geregistreerd in een boekhoudsysteem om verzonden voorraden en verschuldigde betalingen bij te houden.
Debetnota’s staan los van facturen omdat ze over het algemeen als brieven zijn opgemaakt en mogelijk niet onmiddellijk hoeven te worden betaald. Dit is het geval wanneer de debetnota wordt gebruikt om de koper te informeren over aanstaande schuldverplichtingen op basis van bedragen die nog officieel moeten worden gefactureerd.
Alternatieve vormen van debetnota’s
Sommige bedrijven gebruiken debetnota’s om te factureren voor items die niet hun primaire activiteit zijn. Als een bedrijf bijvoorbeeld een deel van zijn magazijnruimte onderverhuurt, kan het een debetnota voor de huur afgeven. Debetnota’s kunnen ook worden gebruikt om fouten in facturen te corrigeren. Als een klant bijvoorbeeld te laag wordt gefactureerd op een factuur, kan er een debetnota worden uitgegeven voor het ontbrekende bedrag dat had moeten worden gefactureerd.
Naast het briefformaat kunnen debetnota’s ook als verzendbon bij ontvangen goederen worden verstrekt. Hoewel het verschuldigde bedrag kan worden vermeld, wordt de betaling pas verwacht nadat een officiële factuur naar de koper is gestuurd. Dit kan een koper de mogelijkheid bieden om, indien nodig, goederen te retourneren zonder eerst te hoeven betalen.
Sommige debetnota’s kunnen worden verzonden als informatieve ansichtkaarten die alleen dienen als herinnering aan de schuld die de koper heeft opgebouwd. Dit kan handig zijn in gevallen waarin de verkoper niet zeker weet of een originele factuur is ontvangen of gecontroleerd. De briefkaart kan ook informatie bevatten over hoe de schuld kan worden afgewikkeld, zoals relevante contactgegevens.
Debetnota’s als optionele documenten
Niet alle bedrijven kiezen ervoor om debetnota’s te sturen naar kopers met uitstaande of hangende schuldverplichtingen. Over het algemeen beschouwt een verkoper het als een zakelijke standaardpraktijk en gebruikt het volgens interne procedures of gebruikt het helemaal niet. In sommige gevallen kan een koper een document opvragen met de informatie in een debetnota om te voldoen aan de interne vereisten voor het bijhouden van gegevens.