Vaststellingsbrief
Wat is een vaststellingsbrief?
Een vaststellingsbrief is een formeel document uitgegeven door de Internal Revenue Service (IRS) dat aangeeft of het personeelsbeloningenplan van een bedrijf al dan niet voldoet aan de minimale wettelijke vereisten voor speciale fiscale behandeling.
Belangrijkste leerpunten
- Een vaststellingsbrief bevestigt of een personeelsbeloningenplan in aanmerking komt voor bijzondere belastingvergoeding.
- Een verzoek om een vaststellingsbrief is vrijwillig, zegt de IRS, maar het waarschuwt dat controle vooraf raadzaam is of dat een plan op de weg kan worden gediskwalificeerd.
- Er kunnen vaststellingsbrieven worden afgegeven voor alle pensioenregelingen van werknemers en pensioenspaarregelingen, naast andere uitkeringsprogramma’s.
Inzicht in de vaststellingsbrief
Een positieve vaststellingsbrief is nodig voor pensioenregelingen onder twee afzonderlijke reeksen voorschriften:
- De Employee Retirement Income Security Act (ERISA) dekt de meeste pensioenregelingen, sommige pensioenspaarregelingen en veel gezondheidsvoordelen die beschikbaar worden gesteld aan werknemers van particuliere bedrijven. Het ministerie van Arbeid is in het algemeen verantwoordelijk voor de handhaving van de vereisten van deze wet uit 1974, maar de IRS verklaart de naleving van programma’s die belastingvoordelen voor de werkgever of de werknemer of beide met zich meebrengen.
- IRS-regels met betrekking tot pensioenspaarplannen die niet onder ERISA vallen.
De vaststellingsbrief wordt verzonden als reactie op een aanvraag van het bedrijf aan een lokaal IRS-kantoor. Om te parafraseren, zegt de IRS dat het indienen van een verzoek om een vaststellingsbrief vrijwillig is, maar geef ze niet de schuld als het programma later tijdens een audit wordt gediskwalificeerd.
De wet die bekend staat als ERISA was bedoeld om werknemers te beschermen tegen wanbeheer van de beloofde voordelen. Het wijst in het bijzonder fiduciaire verantwoordelijkheden toe aan degenen die de activa van het plan beheren en controleren en vereist dat bedrijven een klachten- en beroepsprocedure opzetten voor geschillen over vergoedingen. Het stelt minimumnormen vast voor deelname, verwerving, opbouw van uitkeringen en financiering van programma’s die onder de wet vallen.
Met name pensioenen die worden toegekend door werkgevers die een positieve besluitvormingsbrief hebben gekregen, worden gegarandeerd door de Pension Benefit Guaranty Corp. (PBGC), een overheidsinstantie.
Wat wordt er gedekt?
Een breed scala aan personeelsbeloningenprogramma’s is onderworpen aan de ERISA-richtlijnen. Ze omvatten medische uitkeringen, uitkeringen bij overlijden en arbeidsongeschiktheid, betaalde vakantiepolissen, kinderopvangactiviteiten, beursprogramma’s, ontslagvergoedingen en huurtoeslagen.
Elk van deze programma’s die fiscale gevolgen hebben voor de werkgever of de werknemer, heeft mogelijk een vaststellingsbrief van de IRS nodig waarin wordt aangegeven dat het programma in overeenstemming is.
De wet van 1974, bekend als ERISA, was bedoeld om werknemers te beschermen tegen elk wanbeheer van de voordelen die hun zijn beloofd door een werkgever.
Met betrekking tot pensioenspaarprogramma’s vallen sommige onder ERISA en andere niet. Als de werkgever het geld rechtstreeks beheert en / of het belastingvoordeel plukt, wordt dit in het algemeen gedekt door ERISA. Als de werknemer het geld beheert en / of het belastingvoordeel plukt, is dat niet gedekt.
- Pensioenregelingen die onder ERISA vallen, omvatten EENVOUDIGE IRA’s en SEP IRA’s.
- Pensioenspaarplannen die niet onder ERISA vallen, omvatten traditionele IRA’s en Roth IRA’s.
Verkrijgen van de vaststellingsbrief
Als een bedrijf personeelsbeloningen biedt, moeten deze ERISA-compatibel zijn. (Overheid en religieuze groeperingen zijn vrijgesteld.)
Als de vaststellingsbrief negatief is, zal de IRS de tekortkomingen vermelden, samen met de nodige stappen die moeten worden ondernomen om te voldoen aan ERISA. Zodra het plan aan alle vereisten voldoet, wordt het gecertificeerd als een gekwalificeerd plan en komt het in aanmerking voor alle belastingvoordelen die ermee gepaard gaan.
Alle pensioenregelingen van werknemers, al dan niet gedekt door ERISA, worden geleverd met tal van IRS-regels en voorschriften. De IRS biedt een uitgebreide gids voor algemene gekwalificeerde planvereisten.