Uitzonderingsitem
Wat is een uitzonderingsitem?
Een uitzonderingsitem is een bankterm die wordt gebruikt om een cheque of andere betaling te beschrijven die niet kan worden verwerkt of die wordt onderbroken. Redenen voor dit obstakel kunnen het feit zijn dat een betalingsopdracht is stopgezet, de rekening van een klant is gesloten, er onvoldoende saldo op de rekening van de betaler staat, of de cheque onvolledig is of een handtekening mist.
Een uitzonderingspost mag met name niet worden verward met de boekhoudkundige term ” uitzonderlijke post “, een niet-frequente kost die een onderneming oploopt en die apart in haar financiële rapportering moet worden vermeld.
Belangrijkste leerpunten
- Een uitzonderingsitem, in het bankwezen, verwijst naar een transactie die niet volledig kan worden verwerkt.
- Vertragingen kunnen eenvoudige fouten zijn, zoals een typefout of ontbrekende handtekening, tot meer structurele problemen zoals een stopzetting van de betaling of een teruggestuurde cheque.
- Ooit een moeizaam backofficeproces, hebben software en automatisering het identificeren en corrigeren van uitzonderingsposten veel sneller en efficiënter gemaakt.
Uitzonderingsitems uitgelegd
Zoals hierboven vermeld, zijn bijzondere redenen voor uitzonderingsposten onder meer stopbetalingen (een verzoek van de rekeninghouder om een cheque of betaling te annuleren die nog niet is verwerkt), een gesloten rekening of een cheque die niet volledig wordt ingevuld. Een bounced cheque is bijvoorbeeld een uitzonderingsitem voor een cheque die niet kan worden verwerkt omdat de rekeninghouder over onvoldoende saldo (NSF) beschikt.
Banken geven deze cheques, ook bekend als rubberen cheques, terug of “stuiteren” , in plaats van ze te honoreren, en banken kunnen de chequeschrijvers vervolgens NSF-kosten in rekening brengen.
In de afgelopen jaren zijn computersoftwareprogramma’s ontwikkeld om bankpersoneel te helpen op een efficiëntere manier uitzonderingsposten op te sporen en op te lossen.
Uitzonderingsitems en stopbetalingen
Om een stopbetaling aan te vragen, verstrekt een rekeninghouder specifieke informatie (bijv. Het chequenummer, te betalen aan, datum, enz.) Aan de bank. Deze informatie is voor een lopende cheque die de betaler wil onderbreken of annuleren. De bank markeert vervolgens de cheque en voorkomt dat deze wordt verrekend. Sommige banken bieden rekeninghouders de mogelijkheid om de stopbetaling te verlengen of te vernieuwen, via een mondeling of schriftelijk verzoek. Dit is vooral handig als de bank de specifieke cheque niet kan vinden. Als de bank de cheque na een periode van zes maanden niet kan vinden, vervalt in de regel de stop-uitkering.
Het geven van stopbetalingen kost de rekeninghouder over het algemeen een kleine vergoeding van ongeveer $ 30 (hoewel het bankbeleid in dit opzicht verschilt). Een rekeninghouder kan om verschillende redenen een stopbetaling doen, waaronder het sturen van een cheque voor een onjuist bedrag of het annuleren van een aankoop nadat hij de cheque op de post heeft gedaan. Slechts in sommige gevallen zal een financiële instelling een stopzetting niet kunnen honoreren.
Voorbeeld van geautomatiseerde afhandeling van uitzonderingsitems
Veel bedrijven automatiseren nu het afhandelen van uitzonderingsposten. Het bedrijf Blackline biedt bijvoorbeeld een uitgebreid ‘Finance Controls and Automation-platform’, dat veilig via de cloud wordt geleverd. Met de software kunnen organisaties de volledige boekhoudkundige en financiële levenscyclus op een gecentraliseerde en veilige manier stroomlijnen.
Bovendien heeft het bedrijf Digital Check zijn eigen “Special Document Handling (SDH)” ontwikkeld, een specifiek proces om terugkerende uitzonderingsposten te stroomlijnen. SDH identificeert uitzonderingsposten via hun routerings- / doorvoernummer (evenals hun binnenlandse rekeningnummer of IBAN nummer). Digital Check past vervolgens speciale drempelwaarden toe, waardoor het beeld de kwaliteitsanalysetests doorstaat. Dit houdt in dat de achtergrondafbeelding van de cheque wordt verwijderd met behoud van de belangrijke informatie (bijvoorbeeld aan wie het item is geschreven en de handtekening).