Hoe een vereniging van huiseigenaren te vormen
Verenigingen van huiseigenaren (VvE’s ) beheren problemen die de hele gemeenschap aangaan, zoals veiligheid en beveiliging, gebrek aan onderhoud van eigendommen, lokale overlast of de levering van diensten die niet door de lokale overheid worden verzorgd.
HOA’s worden over het algemeen gevormd door ontwikkelaars wanneer een nieuwe community wordt gebouwd. Als voorwaarde voor het verwerven van onroerend goed in veel gemeenschappen, moeten kopers zich aansluiten bij de VvE. Als gevolg hiervan worden veel mensen lid van HOA’s zonder echt te begrijpen wat ze zijn of hoe ze werken, alleen maar omdat ze verliefd worden op een bepaald huis.
Groei in VvE’s
Verenigingen van huiseigenaren (VvE’s) komen steeds vaker voor. Wanneer hij spreekt over deze explosieve groei in de vorming van flatgebouwen, verenigingen van huiseigenaren en coöperaties hoogleraar openbaar beleid, Robert H. Nelson, zegt:
In 1970 vertegenwoordigde hij nog maar ongeveer 1% van de Amerikaanse woningen. In 2010 waren er echter meer dan 300.000 gemeenschapsverenigingen die meer dan 60 miljoen Amerikanen huisvesten, 20% van de Amerikaanse bevolking… Tussen 1980 en 2000 werd de helft van de nieuwe woningen in de Verenigde Staten gebouwd en georganiseerd onder het privébestuur van een gemeenschapsvereniging.
Leer lokale wetten over HOA’s
Staatseigendomcodes zetten de wettelijke richtlijnen uiteen voor het oprichten van een vereniging van huiseigenaren. In Texas, bijvoorbeeld, staat in hoofdstuk 204 van de eigendomscode dat een commissie van drie personen een verzoekschrift moet indienen voor de oprichting van een vereniging van eigenaren van onroerend goed (POA).
De commissie moet een officiële schriftelijke kennisgeving indienen dat ze van plan is een POA met verplicht lidmaatschap te creëren. Alle recordhouders in een onderverdeling moeten op de hoogte worden gebracht en de eigenaren van ten minste 60% van het onroerend goed moeten de petitie binnen een jaar ondertekenen en goedkeuren. Zodra de POA bestaat, kan deze beperkingen creëren via een afzonderlijke petitieprocedure waarvoor de goedkeuring van de eigenaren van ten minste 75% van het eigendom van de onderverdeling vereist is.
VvE’s kunnen ook een bron van grote strijd zijn vanwege de macht die ze uitoefenen over huiseigenaren.
Oprichting van de VvE
Het proces voor het opzetten van een VvE hangt af van waar de VvE zich bevindt, maar de volgende stappen zijn waarschijnlijk vereist.
- Een bedrijfsstructuur opzetten door een LLC of non-profitorganisatie te vormen.
- Het creëren van convenanten, voorwaarden en beperkingen (CC & R’s) die beschrijven hoe de VvE zal werken en aan welke regels huiseigenaren zich moeten houden.
- Opstellen van een procedure voor toekomstige wijziging van de CC & R’s.
- Regels en voorschriften schrijven die de CC & R’s in gemakkelijk te begrijpen taal vertalen voor buurtbewoners.
- Opstellen van bestuursdocumenten, zoals statuten en statuten, waarin de vergaderfrequentie, stemrichtlijnen, de verkiezing van VvE-leiders en andere operationele procedures worden geschetst.
- Het kiezen van gekwalificeerde functionarissen / bestuursleden. De penningmeester moet bijvoorbeeld echt weten hoe hij bijvoorbeeld boeken moet bijhouden en geld moet beheren.
Als de mensen die de VvE hebben opgericht geen experts zijn op het gebied van onroerendgoedrecht, zou het inhuren van een advocaat met VvE-expertise in dit stadium een goede beslissing zijn. De VvE kan haar regels niet afdwingen als ze worden aangevochten en niet legaal worden bevonden. Een goede advocaat kan ook wijzen op de belangrijkste kwesties waaraan VvE-leiders aandacht moeten besteden, zoals eerlijke huisvestingswetten, om juridische problemen te voorkomen als de vereniging eenmaal actief is. Federale, provinciale en lokale overheidsvoorschriften hebben voorrang op HOA-regels.
(Zie voor gerelateerde literatuur: Hoe u de juiste advocaat kiest.)
Belangrijkste leerpunten
- Woningontwikkelaars richten vaak verenigingen van huiseigenaren (VvE’s) op, als onderdeel van nieuwbouwwijken of gated communities.
- Het is van cruciaal belang dat VvE-functionarissen een up-to-date financiële administratie van de activiteiten bijhouden.
- De regels van huiseigenarenverenigingen (HOA’s) zijn niet in strijd met de federale, staats- en lokale overheidsvoorschriften.
- Een VvE heeft een raad van bestuur die toezicht houdt op de werking van de VvE en de regels en statuten van de VvE handhaaft.
- Als u lid bent van een VvE, betaalt u contributie in ruil voor diensten die in uw gemeenschap worden aangeboden.
Bescherm de VvE
De functionarissen en de raad van bestuur zijn verantwoordelijk voor het runnen van en toezicht houden op de VvE. Samen met dit hoge niveau van verantwoordelijkheid brengt een hoog risico met zich mee. De VvE heeft een manier nodig om zichzelf te beschermen als een huiseigenaar besluit een rechtszaak aan te spannen.
Waarom zou een huiseigenaar een aanklacht indienen? In Elk Grove, Californië, klaagde een bewoner zijn VvE aan vanwege de voorgestelde wijzigingen in de parkeerregels in de buurt. Een man uit Houston klaagde zijn VvE aan omdat hij wilde dat hij de inbraakbars uit zijn huis zou verwijderen, ondanks de hoge criminaliteit in het gebied.
Een eerlijke huisvestingsorganisatie klaagde een condominiumvereniging in Florida aan omdat ze weigerde kinderen in het gebouw te laten wonen. Een bestuurslid kan worden aangeklaagd wegens het schenden van zijn of haar fiduciaire plicht jegens de inwoners van de VvE en kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.
De verzekering van bestuurders en functionarissen biedt financiële bescherming aan de mensen die de VvE leiden. Het dekt zowel juridische verdedigingskosten als schadevergoedingen. Het heeft echter geen betrekking op opzettelijk wangedrag. Diefstalverzekering voor werknemers kan de vereniging beschermen als een directeur, functionaris of vastgoedbeheerder VvE-fondsen verduistert.
Houd een gezonde financiële administratie bij
Een VvE heeft geld nodig om te functioneren, en dat geld komt van de bewoners van de gemeenschap. Een deel van het geld financiert de administratie van de VvE (bijvoorbeeld juridische, boekhoudkundige en managementdiensten), maar het meeste geld gaat naar het onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes.
Het kan betalen voor landschapsarchitectuur, zwembadonderhoud en zelfs afvalophaling. Een deel van het geld wordt elke maand uitgegeven en de rest wordt opzijgezet in een reservefonds. Soms ontstaat er een grote uitgave die niet uit het reservefonds van de VvE kan worden betaald. In dat geval zal de VvE van bewoners eisen dat zij een extra vergoeding betalen, een zogenaamde bijzondere aanslag.
Een nieuwe VvE moet een financieringsanalyse uitvoeren en een budget opstellen om te bepalen hoeveel er aan maandelijkse contributie van de eigenaar (s) van elk onroerend goed moet worden geïnd. De analyse is gebaseerd op welke uitgaven door leden van de gemeenschap zullen worden betaald, hoeveel ze zullen kosten, hoeveel er aan het reservefonds zal worden toegewezen en het percentage van het eigendom van de gemeenschap dat eigendom is van elke bewoner.
Ook moet het reservefonds worden beheerd en belegd om de VvE financieel gezond te houden (de waarde van het fonds moet bijvoorbeeld worden beschermd tegen inflatie ).
Houd huiseigenaren op de hoogte
Als leden van de gemeenschap die contributie betalen en worden beïnvloed door de beslissingen van de VvE, moeten bewoners op de hoogte worden gehouden van de activiteiten van de VvE en alle problemen die de gemeenschap aangaan.
VvE’s moeten regelmatig vergaderen en bewoners ver genoeg van tevoren op de hoogte stellen, zodat iedereen de gelegenheid heeft om aanwezig te zijn. Ze moeten ook verkiezingen voor directeuren en functionarissen houden en ervoor zorgen dat iedereen de mogelijkheid heeft om te stemmen. Een community-nieuwsbrief, e-mail en / of website kan ook helpen huiseigenaren op de hoogte te houden.
VvE-functionarissen en directeuren moeten gedetailleerde gegevens bijhouden van hun activiteiten, zoals notulen van gemeenschapsbijeenkomsten. Verenigingen moeten regelmatig belangrijke financiële informatie aan leden van de gemeenschap bekendmaken. Leden dienen zich bewust te zijn van hun rechten om HOA-records in te zien en op verzoek toegang te krijgen.
(Zie voor meer informatie: Omgaan met uw condoombord.)
Handhavingsregels
HOA’s zijn op regels gebaseerde communities, dus van tijd tot tijd moeten ze regels afdwingen die communityleden overtreden. VvE’s moeten ook klachten van bewoners behandelen over bestaande regels die ze niet leuk vinden of regels die volgens hen moeten worden toegevoegd om een lopend probleem op te lossen.
HOA’s moeten regels snel en consistent handhaven. Huiseigenaren die weigeren te voldoen, moeten een boete krijgen. Als een huiseigenaar weigert te voldoen, moet de VvE mogelijk het account naar de collecties sturen of de huiseigenaar aanklagen. VvE’s moeten selectieve handhaving vermijden – met andere woorden, ze mogen geen favorieten spelen met VvE-leiders of buurtbewoners met wie ze vrienden zijn. Vooringenomen gedrag kan tot een rechtszaak leiden.
Het inhuren van een professionele beheermaatschappij kan de last voor de functionarissen en directeuren van een VvE verminderen en een mogelijke bron van conflicten tussen VvE-leiders en andere leden van de gemeenschap elimineren. De beheermaatschappij kan veel van het administratieve werk overnemen en omgaan met onaangenaamheden zoals handhaving van regels en het innen van contributie. Het kan zijn expertise op het gebied van vastgoedbeheer ook gebruiken om de goede werking van de gemeenschap te verzekeren en fouten te voorkomen die onervaren functionarissen en directeuren zouden kunnen maken. Professioneel beheer kost echter geld, waardoor de maandelijkse VvE-kosten van huiseigenaren hoger zullen zijn.
Het worstcasescenario voor de handhaving van regels houdt in dat het eigendom van een huiseigenaar wordt afgeschermd wegens niet-betaling van contributie of speciale aanslagen. Door deze extreme maatregel kan er een omstreden situatie ontstaan tussen de huiseigenaar en de VvE. Foreclosures verlagen ook de waarde van onroerend goed, wat niet goed is voor de andere bewoners in de buurt.
Host gemeenschapsbijeenkomsten
VvE’s kunnen strikt over zaken gaan, maar dat hoeft niet zo te zijn. Af en toe een leuke activiteit stelt HOA-leden in staat elkaar op een vriendelijke, sociale basis te leren kennen, niet alleen in de potentieel vijandige setting van een HOA-bijeenkomst. Als buren elkaar persoonlijk kennen, kan de gemeenschap een aangenamere plek zijn om te wonen en kunnen conflicten gemakkelijker worden opgelost.
Het komt neer op
Het oprichten en beheren van een vereniging van huiseigenaren is een enorme taak met aanzienlijke verantwoordelijkheden en grote implicaties. Als u overweegt een woning in een VvE te kopen, moet u weten waar u aan begint voordat u koopt.
(Zie voor meer informatie: 9 dingen die u moet weten over verenigingen van huiseigenaren.)