Home Office-uitgaven
Wat zijn de kosten van een thuiskantoor?
Thuiskantoorkosten zijn kosten die worden gemaakt in verband met de exploitatie van een bedrijf of het verrichten van werkgerelateerde activiteiten binnen een hoofdverblijfplaats.
Belangrijkste leerpunten
- Uitgaven die u maakt bij het runnen van een bedrijf dat u bij u thuis uitvoert, zijn binnen bepaalde grenzen aftrekbaar van uw federale belastingen.
- Om uw uitgaven en inhoudingen te berekenen, kunt u al uw kosten bij elkaar optellen en het percentage van uw huis dat voor uw bedrijf bestemd is, berekenen of een vereenvoudigde methode gebruiken om dezelfde berekening uit te voeren.
- De regels voor inhoudingen zijn gewijzigd met de Tax Cuts and Jobs Act van 2017, dus zorg ervoor dat u informatie krijgt over inhoudingen die in 2018 of later is gepubliceerd.
Inzicht in de kosten van het thuiskantoor
Met thuiskantoorkosten kunnen individuen sommige huisvestingskosten, zoals nutsvoorzieningen, betaalde rente voor de hypotheek van het onroerend goeden onroerendgoedbelasting, aftrekken van hun jaarlijkse belastingaangifte.
De IRS biedt de details voor de regels voor aftrekposten voor thuiskantoren in publicatie 587.
Aftrekposten voor thuiskantoren
Uitgaven die worden gemaakt door een bedrijf dat u bij u thuis drijft, vormen de basis voor aftrekposten aan het thuiskantoor die uw belastingaanslag kunnen verlagen als u als zelfstandige werkt.
Alle diensten of hulpprogramma’s die uitsluitend voor zakelijke doeleinden worden gebruikt, kunnen volledig worden afgetrokken. Dit omvat kantoorbenodigdheden, telefoonlijnen en computerapparatuur. Het toegestane bedrag aan aftrekposten is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder hoe een huiseigenaar zijn terugkeer en zijn inkomsten indient, maar de meesten zullen verschillende items als onkosten kunnen claimen, zolang ze tijdens de normale gang van zaken worden gemaakt.
Een thuiskantoor komt alleen in aanmerking voor aftrek voor thuiskantoor als het aan de volgende criteria voldoet:
- Het wordt uitsluitend en regelmatig gebruikt als uw hoofdvestiging.
- Het wordt uitsluitend en regelmatig gebruikt als een plek waar u patiënten, klanten of klanten ontmoet of ermee omgaat in de normale gang van zaken in uw beroep of bedrijf.
- Het is een aparte constructie die niet aan uw woning is bevestigd en die wordt gebruikt in verband met uw beroep of bedrijf.
- Het wordt regelmatig gebruikt voor bepaald opslaggebruik.
- Het wordt gebruikt als verhuur voor uw bedrijf.
- U gebruikt uw woning als kinderdagverblijf.
De vuistregel is “exclusief en regelmatig”: de plaats die u aanwijst als uw thuiskantoor, moet uitsluitend en regelmatig als thuiskantoor worden gebruikt. In de woorden van de IRS: “De ruimte hoeft niet te worden afgebakend door een permanente partitie. U voldoet niet aan de vereisten van de exclusieve gebruikstest als u de betreffende ruimte zowel voor zakelijke als persoonlijke doeleinden gebruikt.”
Als u een hoek van uw huis heeft met een bureau dat u alleen gebruikt om zaken af te handelen, kwalificeert dat als een thuiskantoorruimte, maar als u zaken doet op een laptop terwijl u op uw bank zit naast een familielid dat tv kijkt, je kunt de bank niet claimen als thuiskantoor.
Hoe Home Office-uitgaven te berekenen
Er zijn twee manieren waarop de IRS zegt dat u kunt berekenen hoeveel van uw huis een thuiskantoor is en hoeveel van uw gemaakte kosten aftrekbaar zijn. De eerste manier (de “gewone” methode) is om uw werkelijke uitgaven te berekenen. De tweede manier wordt de “vereenvoudigde” methode genoemd, die sneller is maar mogelijk niet zoveel inhoudingen oplevert.
De reguliere methode
De methode waarbij uw werkelijke uitgaven worden verantwoord, begint met het berekenen van het volgende:
- Welke van uw zakelijke uitgaven direct, indirect of niet gerelateerd zijn.
- Het percentage van uw woning dat wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden.
Directe uitgaven zijn zaken als schilderen of reparaties alleen in het gebied dat wordt gebruikt voor zaken. Indirecte uitgaven zijn uitgaven voor het hele huis, zoals verzekeringen, nutsvoorzieningen en algemene reparaties die ook uw thuiskantoor ten goede komen.
Om het toegestane bedrijfspercentage van uw thuisgebied te berekenen, geeft de IRS twee methoden:
- Verdeel de oppervlakte (lengte vermenigvuldigd met de breedte) die wordt gebruikt voor zaken door de totale oppervlakte van uw huis.
- Als de kamers in uw huis allemaal ongeveer even groot zijn, kunt u het aantal kamers dat voor zaken wordt gebruikt, delen door het totale aantal kamers in uw huis.
De reguliere methode vereist een nauwkeurige administratie, maar de IRS heeft een handig werkblad om de belastingbetaler op de goede weg te zetten.
Huisuitgaven Aftrek beperkt
Als uw uitgaven lager zijn dan uw bruto-inkomen uit het bedrijf dat u in uw huis doet, zijn al uw uitgaven aftrekbaar, maar als uw uitgaven hoger zijn dan uw bruto-inkomen, kan slechts een deel ervan worden afgetrokken.
De vereenvoudigde methode
De vereenvoudigde methode is in 2013 geïntroduceerd om de berekening van toegestane aftrekposten voor uw thuiskantoor te vereenvoudigen. Om uw aftrekposten met de vereenvoudigde methode te berekenen, moet u weten:
- Het toegestane gedeelte van uw huis dat wordt gebruikt bij het uitvoeren van uw bedrijf. Als u het bedrijf niet het hele jaar thuis hebt gedaan of als de ruimte in de loop van het jaar is veranderd, moet u het toegestane gebied dat u gebruikte en het aantal dagen dat u het bedrijf uitvoerde, per maand weten.
- Het bruto inkomen uit het zakelijk gebruik van uw woning.
- Het bedrag van uw zakelijke uitgaven die geen verband houden met het gebruik van uw woning.
- Als het gekwalificeerde zakelijke gebruik betrekking heeft op een kinderdagverblijf dat regelmatig (maar niet exclusief) ruimte in uw huis gebruikt, moet u ook weten hoeveel procent van de tijd dat een deel van uw huis wordt gebruikt voor kinderopvang.
Zodra u deze informatie heeft, kunt u uw aftrek berekenen met de volgende stappen:
- Vermenigvuldig de toegestane oppervlakte met $ 5 (of minder dan $ 5 als het gekwalificeerde zakelijke gebruik is voor een kinderdagverblijf dat regelmatig, maar niet exclusief, ruimte in uw huis gebruikt).
- Trek de bedrijfsuitgaven die geen verband houden met het gebruik van de woning af van het bruto inkomen uit het zakelijk gebruik van de woning. Zijn deze uitgaven hoger dan het bruto inkomen uit zakelijk gebruik van de woning, dan kunt u voor dit zakelijk gebruik van de woning geen aftrek nemen.
- Neem de kleinste van de bedragen uit (1) en (2). Dit is het bedrag dat u kunt aftrekken voor dit gekwalificeerd zakelijk gebruik van uw woning volgens de vereenvoudigde methode.
Er zijn andere regels van toepassing die het vermogen van de aanvrager om de vereenvoudigde methode te gebruiken, beperken. Als u de ruimte bijvoorbeeld deelt met een andere persoon, kunt u niet allebei dezelfde ruimte aftrekken. Andere beperkingen worden vermeld in publicatie 587.
Voorbeelden uit de praktijk van thuiskantoorkosten
Beschouw als voorbeeld een freelanceschrijver die vanuit huis zijn eigen bedrijf runt. Ze hebben een speciale kantoorruimte van ongeveer 60 vierkante meter, een mobiele telefoon die alleen wordt gebruikt voor werkgerelateerde gesprekken en een abonnement op een tijdschrift dat redactionele aanwijzingen biedt aan schrijvers. Al deze items zijn fiscaal aftrekbaar als kosten voor het thuiskantoor, inclusief de 200 vierkante voet van het huis van de schrijver, aangezien die kamer wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden.
Bovendien kan de schrijver de inkt aftrekken die ze gebruiken om contracten af te drukken, de volledige kosten van de alles-in-één printer die ze moesten aanschaffen om die ondertekende contracten te kunnen verzenden en alle branchegerelateerde training die ze hebben gevolgd.
Aftrek voor onroerend goed is beperkt
Omdat de Tax Cuts and Jobs Act het bedrag aan onroerende voorheffing dat kan worden afgetrokken, heeft beperkt, kunt u de aftrek van het thuiskantoor niet gebruiken om het volledige bedrag van uw onroerende voorheffing af te trekken als deze hoger is dan $ 10.000.
Er zijn verschillende uitgaven die kunnen worden afgetrokken wanneer iemand buitenshuis werkt, of het nu gaat om een externe werknemer of omdat hij als zelfstandige werkt. Een gecertificeerde belastingspecialist kan beschikbare inhoudingen bekijken en ervoor zorgen dat alle items die worden geclaimd, geldig zijn.
Als deze freelanceschrijver bijvoorbeeld geen speciale kantoorruimte had en in plaats daarvan elke dag vanuit de coffeeshop om de hoek bij hun huis werkte, zouden ze de kosten voor nutsvoorzieningen en hypotheek niet kunnen claimen als onderdeel van hun aftrek voor thuiskantoren. Er kunnen extra aftrekkingen voor hen beschikbaar zijn, zoals de koffie en de donut die ze elke dag kopen terwijl ze buiten de winkel werken.