Hoe worden vooruitbetaalde kosten geregistreerd in de resultatenrekening?
Vooruitbetaalde kosten wordenaanvankelijkniet opgenomen in de resultatenrekening. In plaats daarvan worden vooruitbetaalde kosten in eerste instantie op de balans opgenomen en vervolgens, wanneer het voordeel van de vooruitbetaalde kosten wordt gerealiseerd, of wanneer de kosten worden gemaakt, wordt het opgenomen in de winst- en verliesrekening.
Wanneer een bedrijf een uitgave vooruitbetaalt, wordt het opgenomen als een vooruitbetaald actief op de balans, met een gelijktijdige boeking die de geldmiddelen (of betaalrekening) van het bedrijf met hetzelfde bedrag vermindert. De meeste vooruitbetaalde kosten verschijnen op de balans als een vlottend actief, tenzij de kosten pas na 12 maanden worden gedaan, wat een zeldzaamheid is.
Wanneer de kosten zijn gemaakt, wordt de vooruitbetaalde kostenrekening verminderd met het bedrag van de kosten en worden de kosten opgenomen in de winst- en verliesrekening van de onderneming in de periode waarin ze zijn gemaakt.
Wordt een verzekering beschouwd als een vooruitbetaalde uitgave?
Een van de meest voorkomende vormen van vooruitbetaalde kosten is een aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders en functionarissen voor het komende jaar. Het bedrijf betaalt de polis vooraf en voert vervolgens elke maand een aanpassingsboeking uit om rekening te houden met de gemaakte verzekeringskosten. De eerste boeking, waarbij we de vooruitbetaalde onkostenrekening debiteren en de rekening crediteren die is gebruikt om de onkosten te betalen, ziet er als volgt uit:
Vervolgens voert het bedrijf na een maand een aanpassingsboeking uit voor de gebruikte verzekering. Het bedrijf maakt een debitering van de juiste onkostenrekening en crediteert de vooruitbetaalde onkostenrekening om de activawaarde te verlagen. De maandelijkse aanpassing voor bedrijf ABC zou $ 12.000 gedeeld door 12 maanden zijn, of $ 1.000 per maand. De aanpassingspost aan het einde van elke maand zou er als volgt uitzien:
Huur als vooruitbetaalde kosten?
Bedrijven kunnen de huur maanden van tevoren betalen om korting te krijgen, of misschien verlangt de verhuurder een vooruitbetaling gezien het krediet van de huurder. Hoe dan ook, laten we zeggen dat bedrijf XYZ zes maanden vooruitbetaalt voor kantoorruimte, in totaal $ 24.000. De eerste invoer is als volgt:
Vervolgens, als elke maand eindigt, wordt de vooruitbetaalde huurrekening, die op de balans staat, verminderd met het maandelijkse huurbedrag, dat $ 24.000 is gedeeld door zes maanden, of $ 4.000 per maand. Tegelijkertijd neemt het bedrijf huurkosten van $ 4.000 op in de winst-en-verliesrekening. De maandelijkse aanpassingspost zou er dus als volgt uitzien:
Andere vooruitbetaalde kosten
Bijkomende kosten die een bedrijf mogelijk vooruitbetaalt, zijn onder meer rente en belastingen. Vooruitbetaalde rente kan ontstaan als een bedrijf een betaling vóór de vervaldatum doet. Ondertussen betalen sommige bedrijven belastingen voordat ze verschuldigd zijn, zoals een geschatte belastingbetaling op basis van wat er in de toekomst zou kunnen komen. Andere, minder vaak voorkomende vooruitbetaalde uitgaven zijn onder meer de huur van apparatuur of nutsvoorzieningen.
Neem bijvoorbeeld Company Build Inc., dat een apparaat heeft gehuurd voor een bouwwerkzaamheden. Het bedrijf betaalde op 1 april 2019 $ 1.000 om een apparaat te huren voor een klus die over een maand geklaard zal zijn. Het bedrijf zou de initiële transactie als volgt erkennen:
Wanneer de apparatuur wordt gebruikt en de werkelijke kosten zijn gemaakt, zou het bedrijf de volgende boeking maken om de vooruitbetaalde activarekening te verminderen en de huurkosten in de resultatenrekening te laten verschijnen:
Ongeacht of het gaat om verzekeringen, huur, nutsvoorzieningen of andere uitgaven die vooraf zijn betaald, deze moeten worden geregistreerd op de juiste vooruitbetaalde activarekening. Vervolgens, aan het einde van elke periode, of wanneer de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt, moet een aanpassingsboeking worden gemaakt om de vooruitbetaalde activarekening te verminderen en de toepasselijke inkomstenuitgaven te erkennen (crediteren), die dan in de winst-en-verliesrekening zullen verschijnen.
Waarom staan vooruitbetaalde kosten in eerste instantie niet op de resultatenrekening?
Vooruitbetaalde kosten worden niet in de resultatenrekening opgenomen volgens de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP). In het bijzonder het GAAP-matchingprincipe, dat een boekhouding op transactiebasis vereist. Boekhouding op transactiebasis vereist dat inkomsten en uitgaven worden gerapporteerd in dezelfde periode als ze worden gemaakt, ongeacht wanneer contant geld of geld wordt uitgewisseld. Dat wil zeggen, uitgaven moeten worden geregistreerd wanneer ze worden gemaakt. Vooruitbetaalde kosten worden dus niet opgenomen in de winst- en verliesrekening wanneer ze worden betaald, omdat ze nog moeten worden gemaakt.