Hoe NDA’s werken en waarom ze belangrijk zijn
Wat is een geheimhoudingsverklaring?
Om een concurrentievoordeel te behouden, moeten bedrijven werkende projecten, innovatieve ideeën of opwindende nieuwe producten geheim houden, anders vallen ze in handen van een concurrent. Evenzo kunnen startende bedrijven met een nieuw en winstgevend idee alleen slagen als datgene waaraan ze werken, onduidelijk blijft. Een geheimhoudingsverklaring, of NDA, is een juridisch document dat dergelijke gevoelige informatie in de gaten houdt. Deze overeenkomsten kunnen ook worden aangeduid als vertrouwelijkheidsovereenkomsten (CA), vertrouwelijkheidsverklaringen of vertrouwelijkheidsclausules binnen een groter juridisch document.
Hoe geheimhoudingsovereenkomsten werken
Een NDA wordt doorgaans gebruikt telkens wanneer vertrouwelijke informatie wordt bekendgemaakt aan potentiële investeerders, crediteuren, klanten of leveranciers. Schriftelijke vertrouwelijkheid en ondertekening door alle partijen kan vertrouwen schenken aan dit soort onderhandelingen en diefstal van geheimhoudingsverklaring. Sommige NDA’s zullen een persoon voor onbepaalde tijd tot geheimhouding verplichten, zodat de ondertekenaar op geen enkel moment de vertrouwelijke informatie in de overeenkomst kan onthullen. Zonder een dergelijke ondertekende overeenkomst kan alle informatie die in trust wordt bekendgemaakt voor kwaadwillende doeleinden worden gebruikt of per ongeluk openbaar worden gemaakt. De straffen voor het overtreden van een geheimhoudingsverklaring worden opgesomd in de overeenkomst en kunnen schadevergoeding omvatten in de vorm van gederfde winst of mogelijk strafrechtelijke vervolging.
Gebruik van geheimhoudingsovereenkomsten
Bedrijfseigenaren moeten vaak bedrijfseigen of gevoelige informatie bespreken met externe personen. Het delen van informatie is cruciaal bij het zoeken naar investeringen, het vinden van potentiële partners in een zakelijke onderneming, het werven van nieuwe klanten of het aannemen van belangrijke medewerkers. Om de persoon of personen met wie deze informatie wordt gedeeld te beschermen, zijn geheimhoudingsovereenkomsten lange tijd een wettelijk kader geweest om het vertrouwen te behouden en te voorkomen dat cruciale informatie naar buiten lekt waar dit de winstgevendheid die inherent is aan die inhoud zou kunnen ondermijnen. Informatie waarvoor mogelijk NDA’s nodig zijn, omvat geheime recepten, eigen formules en productieprocessen. Beschermde informatie omvat doorgaans ook lijsten met klant- of verkoopcontactpersonen, niet-openbare boekhoudkundige cijfers of een specifiek item dat het ene bedrijf onderscheidt van het andere.
Een startende onderneming die bijvoorbeeld geld wil inzamelen bij durfkapitalisten of andere investeerders, kan bang zijn dat hun goede idee wordt gestolen in plaats van een investering te ontvangen. Het hebben van een ondertekende geheimhoudingsverklaring sluit wettelijk een dergelijke diefstal van ideeën uit. Zonder een idee kan het moeilijk zijn om te bewijzen dat een idee is gestolen.
Een bedrijf dat externe consultants inhuurt, kan ook van die personen, die gevoelige gegevens zullen verwerken, verlangen dat ze een NDA ondertekenen, zodat ze die details op geen enkel moment openbaar maken. Fulltime-werknemers kunnen ook worden verplicht om een NDA te ondertekenen wanneer ze aan nieuwe projecten werken die nog niet openbaar zijn gemaakt, omdat de effecten van informatielekken de waarde van het project en het bedrijf als geheel kunnen schaden.
Wat isniet inbegrepen in een geheimhoudingsverklaring?
Natuurlijk zijn niet alle transacties van een bedrijf bedoeld om vertrouwelijk te blijven. Openbare registers, zoals informatie die is ingediend bij de SEC of het adres van het hoofdkantoor van het bedrijf, vallen niet onder een geheimhoudingsverklaring.
Rechtbanken hebben de ruimte om de reikwijdte van een geheimhoudingsverklaring te interpreteren, afhankelijk van de taal van de overeenkomst. Als een partij bij de overeenkomst bijvoorbeeld kan bewijzen dat ze vóór de ondertekening van de NDA over kennis beschikten, of als ze kunnen bewijzen dat ze de kennis buiten de overeenkomst hebben verworven, kunnen ze mogelijk een negatief oordeel vermijden.
Bovendien wordt niet alle kennis beschermd in een NDA. Als de informatie wordt onthuld als gevolg van een gerechtelijke dagvaarding, heeft de benadeelde partij mogelijk geen rechtsmiddel.
Soorten geheimhoudingsverklaring
De specifieke inhoud van elke geheimhoudingsverklaring is uniek, aangezien deze verwijst naar specifieke informatie, eigendomsgegevens of andere gevoelige details die zijn bepaald door de betrokken personen en wat er wordt besproken. Over het algemeen zijn er twee primaire soorten geheimhoudingsovereenkomsten: eenzijdig en wederzijds.
Een eenzijdige overeenkomst is een contract waarin wordt bepaald dat een partij bij de overeenkomst – meestal een werknemer – ermee instemt geen vertrouwelijke informatie te onthullen die zij tijdens het werk hebben vernomen. Het merendeel van de geheimhoudingsovereenkomsten valt onder deze categorie. Hoewel veel van dit soort overeenkomsten bedoeld zijn om de handelsgeheimen van een bedrijf te beschermen, kunnen ze ook worden opgesteld om het auteursrecht te beschermen voor informatie die is gecreëerd door onderzoek van een werknemer. Contract- en bedrijfsonderzoekers in de particuliere sector en professoren aan onderzoeksuniversiteiten zijn soms verplicht om NDA’s te ondertekenen die de rechten geven op elk onderzoek dat ze uitvoeren met het bedrijf of de universiteit die hen ondersteunt.
Aan de andere kant wordt een wederzijdse geheimhoudingsovereenkomst doorgaans gesloten tussen bedrijven die betrokken zijn bij een joint venture waarbij eigendomsinformatie wordt gedeeld. Als een chipfabrikant op de hoogte is van de topgeheime technologie die in een nieuwe telefoon gaat, kan het zijn dat ze het ontwerp geheim moeten houden. In dezelfde overeenkomst kan de telefoonfabrikant worden verplicht om de nieuwe technologie ook in de chip geheim te houden.
NDA’s zijn ook een essentieel onderdeel van de onderhandelingen voor zakelijke fusies en corporate overnames.
Het komt neer op
Geheimhoudingsovereenkomsten zijn een belangrijk wettelijk kader dat wordt gebruikt om gevoelige en vertrouwelijke informatie te beschermen tegen beschikbaarstelling door de ontvanger van die informatie. Bedrijven en startups gebruiken deze documenten om ervoor te zorgen dat hun goede ideeën niet worden gestolen door mensen met wie ze in onderhandeling zijn. Iedereen die een geheimhoudingsverklaring schendt, zal worden onderworpen aan rechtszaken en sancties die evenredig zijn aan de waarde van de gederfde winst. Er kan zelfs strafrechtelijke vervolging worden ingesteld. NDA’s kunnen eenzijdig zijn, waarbij alleen de ontvanger van de informatie moet zwijgen, of wederzijds als beide partijen overeenkomen om elkaars gevoelige informatie niet te delen.