IRS-publicatie 15-B, belastinggids voor secundaire arbeidsvoorwaarden voor werkgevers

Wat is IRS-publicatie 15-B, belastinggids voor secundaire arbeidsvoorwaarden voor werkgevers?

De IRS-publicatie 15-B of de Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits is een document dat is gepubliceerd door de Internal Revenue Service (IRS) en dat werkgevers richtlijnen geeft over hoe ze rekening kunnen houden met aanvullingen op de compensatie die aan werknemers worden gegeven bij het indienen van belastingen. Secundaire voordelen verwijzen naar niet-geldelijke voordelen die worden verstrekt aan personen die diensten verlenen voor een bedrijf, en kunnen voordelen omvatten zoals het gebruik van een bedrijfswagen.

Voor werknemers rapporteert het bedrijf de waarde van eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden op de W-2 van de werknemer. Voor niet-werknemers moeten bedrijven de waarde van de vergoedingen rapporteren met behulp van  Form 1099-MISC of Schedule K-1.

Inzicht in IRS-publicatie 15-B, belastinggids voor secundaire arbeidsvoorwaarden voor werkgevers

IRS-publicatie 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits is een van de vele gidsen die de IRS publiceert om bedrijven te helpen hun archiveringsverantwoordelijkheden te begrijpen. Zoals de titel suggereert, schetst publicatie 15-B belastingen met betrekking tot secundaire arbeidsvoorwaarden. Extra voordelen bieden extra compensatie aan werknemers boven een overeengekomen loon of salaris. Extrapolaire voordelen zijn alleen vrijgesteld van belasting als ze expliciet worden uitgesloten door de belastingwetgeving. Ontvangers van belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden moeten de reële marktwaarde van het voordeel opnemen in hun belastbaar inkomen van het jaar.

IRS-publicatie 15-B geeft een overzicht met drie belangrijke verduidelijkingen over secundaire arbeidsvoorwaarden. Ten eerste hoeft een persoon die een dienst voor u verricht geen traditionele werknemer te zijn. Het ter beschikking stellen van een auto aan een onafhankelijke aannemer of lid van de raad van bestuur zou bijvoorbeeld gelden als een extralegaal voordeel. Ten tweede wordt u beschouwd als de verstrekker van het voordeel, zelfs als een derde partij, zoals een klant van uw bedrijf, het secundaire voordeel aan uw werknemers verstrekt. Het voorbeeld dat de gids geeft, is een kinderdagverblijf dat uw werknemers gastouderopvang biedt in ruil voor goederen of diensten van uw bedrijf. Ten derde wordt de persoon die diensten voor u verricht (meestal uw werknemer), voor belastingdoeleinden beschouwd als de ontvanger van de uitkering, zelfs als het een gezinslid is dat de uitkering ontvangt / gebruikt.

Welke secundaire arbeidsvoorwaarden zijn belastbaar?

De IRS beschouwt extralegale voordelen over het algemeen als belastbaar, maar er zijn uitzonderingen. De IRS beschouwt sommige voordelen van een cafetariaplan, meestal die met betrekking tot gezondheidszorg voor werknemers, als vóór belastingen. De meeste secundaire arbeidsvoorwaarden die zijn vrijgesteld van inkomstenbelasting, zijn ook vrijgesteld van sociale zekerheid, Medicare en federale werkloosheidsbelastingen, maar niet allemaal.  Adoptiebijstand is bijvoorbeeld alleen vrijgesteld van inkomstenbelasting.

Of een extralegaal voordeel belastingvrij is, hangt af van het type en, in sommige gevallen, de waarde van het voordeel. Standaard belast de IRS alle extralegale voordelen, tenzij ze specifiek worden genoemd als belastingvrij. Ongevallen- en gezondheidsvoordelen, vergoedingen voor woon-werkverkeer, hulp bij afhankelijke zorg, educatieve hulp, kortingen voor werknemers, gezondheidsspaarrekeningen (HSA) en pensioenplanningsdiensten zijn enkele voorbeelden van extralegale voordelen die de IRS als belastingvrij beschouwt. Veel van deze hebben limieten, zoals bijvoorbeeld bij educatieve hulp, die slechts is vrijgesteld tot $ 5.250 per jaar. Andere extralegale voordelen, zoals betaalde bedragen voor verhuizing, gebruik van een bedrijfswagen of dekking van vakantiekosten, zijn belastbaar, ongeacht het bedrag in dollars.

Hoe worden extralegale voordelen gewaardeerd?

Over het algemeen worden secundaire arbeidsvoorwaarden gewaardeerd tegen reële marktwaarde. Dit is het bedrag dat de werknemer zou betalen voor hetzelfde voordeel in een zakelijke transactie met een derde partij. Er moet rekening worden gehouden met alle relevante omstandigheden, zoals het geografische gebied en de huidige marktomstandigheden. De reële marktwaarde kan verschillen van de werkelijke kosten voor de werkgever om het voordeel te verstrekken, maar dat heeft geen invloed op de waardering.