Kleine contanten

De Internal Revenue Service (IRS) beveelt aan om kleine geldstroken in te dienen en deze aan ontvangstbewijzen te koppelen om kleine gelduitgaven te registreren en te documenteren.

Petty Cash verzoenen

Het kleine kasfonds wordt periodiek afgestemd om te controleren of het saldo van het fonds correct is. Als het kleine kassaldo daalt tot een vooraf ingesteld niveau, vraagt ​​de bewaarder meestal extra geld aan bij de kassamedewerker. Op dit moment wordt het totaal van alle ontvangsten berekend om ervoor te zorgen dat het overeenkomt met het uitbetaalde geld uit de kleine kassalade. Als er nieuw geld nodig is, schrijft de kassamedewerker een nieuwe cheque uit om de kleine kassalade te financieren en in ruil daarvoor de ontvangsten van de aankopen die het geld hebben uitgeput.

Het afstemmingsproces zorgt ervoor dat het resterende saldo van het fonds gelijk is aan het verschil tussen het oorspronkelijke saldo min de kosten die op ontvangsten en facturen worden vermeld. Als het resterende saldo minder is dan het zou moeten zijn, is er een tekort. Als het resterende saldo meer is dan het zou moeten zijn, is er sprake van een overschrijding. Hoewel er kleine afwijkingen kunnen zijn, moet bij onbalans de oorzaak van de afwijking worden geïdentificeerd en gecorrigeerd.

Petty Cash versus Cash bij de hand

“Petty cash” en “cash bij de hand” klinken veel op elkaar, en ze overlappen elkaar. Van de twee is ” contant geld ” de meer algemene term.

Klein geld verwijst specifiek naar geld – letterlijk munten en biljetten – dat een bedrijf bij de hand heeft voor kleine uitgaven, meestal omdat het eenvoudiger en handiger / praktischer is dan het gebruik van een cheque of creditcard.

Contant geld is alle beschikbare contanten die het bedrijf of de liquide middelen hebben. Het kan in de vorm van echt geld zijn, zoals bedragen die u nog niet op de bank hebt gestort of kleinere biljetten en munten die u in de kassa bewaart om wisselgeld voor klanten aan te brengen. In deze betekenis verwijst het verschil met klein geld naar waar u het geld bewaart en hoe u het gebruikt – waarbij klein geld meer is voor interne zakelijke behoeften / uitgaven van werknemers, en contant geld verwijst naar geld dat is ontvangen van of wordt terugbetaald aan klanten.

Maar contant geld heeft een grotere betekenis, als boekhoudkundige term. In de financiële wereld verwijst het ook naar de zeer liquide activa van een bedrijf – middelen op cheques of andere bankrekeningen, geldmarktfondsen, kortlopende schuldinstrumenten of andere kasequivalenten. Hoewel het niet letterlijk contant geld is, is het geld dat gemakkelijk en snel toegankelijk is, en daarom is het “bij de hand”.

Kortom: al het kleine geld is een vorm van contant geld bij de hand, maar geen contant geld is klein geld.

Voordelen en nadelen van Petty Cash

Klein geld heeft zijn pluspunten. Contant geld blijft in veel gevallen de snelste, eenvoudigste en gemakkelijkste manier om dingen te betalen. Het werkt goed om kleine geïmproviseerde uitgaven te dekken – zoals een fooi voor het kind dat pizza’s bezorgt voor de lunchbijeenkomst, of een taxirit naar huis voor werknemers die extreem laat werken. Het bespaart het gedoe van het terugbetalen van mensen of het verwachten dat ze contant betalen voor werkgerelateerde items.

Klein geld kan ook werken voor frequente maar alledaagse uitgaven, zoals melk voor de koelkast op kantoor, postzegels of schoonmaakbenodigdheden.

Hoewel het geen gewoonte zou moeten zijn, kan klein geld in een mum van tijd worden gebruikt om geld te wisselen voor klanten, als de kassa opraakt.

Aan de andere kant kan het gemak van kleine contanten het ook een probleem en een risico maken. Contant geld is moeilijk te verkrijgen en onmogelijk te volgen; het is heel gemakkelijk voor facturen om spoorloos te verdwijnen – zelfs als u een zorgvuldig systeem van bonnen of vouchers hebt opgezet.

Dit brengt ons bij een ander nadeel van kleine geldmiddelen: het bijhouden ervan, het bijhouden van gegevens en het regelmatig afstemmen ervan, brengt allemaal extra werk met zich mee voor iemand. In het beste geval is het een beetje vervelend bij grotere bedrijven met een officemanager of boekhoudafdeling; in het slechtste geval kan het een grote last zijn voor kleine bedrijven.

In het derde decennium van de 21ste eeuw, gedeeltelijk aangespoord door de COVID-19-pandemie, zijn commerciële transacties steeds meer contant geldloos – zelfs bij kleine winkeliers en restaurants, waar aankopen traditioneel sterk afhankelijk waren van munten. Dus kleingeld is echt een achterhaald concept, beweren sommige critici. Tussen creditcards, betaalpassen, betaaldiensten zoals Venmo of Paypal, elektronische portemonnees en andere contactloze manieren om dingen te kopen, zijn er tal van alternatieven die net zo goedkoop en gemakkelijk zijn als contant geld, met als bijkomend voordeel dat ze traceerbaar, veilig en minder vatbaar voor diefstal.

Het veiligheidsaspect is vaak belangrijk voor kleine bedrijven, die al lang vrezen dat het rondhouden van contant geld een uitnodiging tot criminaliteit is.

Voordelen

• Handig, gemakkelijk te begrijpen

• Direct bereikbaar; geen planning / autorisatie vooraf vereist

• Goed voor noodgevallen / geïmproviseerde behoeften