Inkoop
Wat is inkoop?
Inkoop is het verkrijgen van goederen of diensten, meestal voor zakelijke doeleinden. Inkoop wordt meestal geassocieerd met bedrijven omdat bedrijven diensten moeten zoeken of goederen moeten kopen, meestal op relatief grote schaal.
Inkoop verwijst over het algemeen naar de laatste aankoophandeling, maar het kan ook het inkoopproces in het algemeen omvatten, wat van cruciaal belang kan zijn voor bedrijven die tot hun definitieve aankoopbeslissing leiden. Bedrijven kunnen als kopers of verkopers aan beide kanten van het inkoopproces staan, maar hier richten we ons vooral op de kant van het wervende bedrijf.
Belangrijkste leerpunten
- Inkoop is het proces van het kopen van goederen of diensten en heeft meestal betrekking op zakelijke uitgaven.
- Zakelijke inkoop vereist voorbereiding, werving en betalingsverwerking, waarbij meestal verschillende onderdelen van een bedrijf betrokken zijn.
- Inkoopkosten kunnen in verschillende categorieën worden ingedeeld, afhankelijk van de inkoopvraag.
- Concurrerend bieden is meestal een onderdeel van de meeste grootschalige inkoopprocessen waarbij meerdere bieders betrokken zijn.
Hoe inkoop werkt
Voor het beheer van inkoop- en inkoopprocessen kan een aanzienlijk deel van de middelen van een bedrijf nodig zijn. Inkoopbudgetten bieden managers doorgaans een specifieke waarde die ze kunnen besteden om de goederen of diensten te kopen die ze nodig hebben. Het inkoopproces is vaak een belangrijk onderdeel van de strategie van een bedrijf, omdat de mogelijkheid om bepaalde materialen of diensten aan te schaffen kan bepalen of de activiteiten winstgevend zullen zijn.
In veel gevallen zullen inkoopprocessen worden gedicteerd door bedrijfsnormen, vaak gecentraliseerd door controles van de crediteurenafdeling van de boekhouding. Het aanbestedingsproces omvat zowel de voorbereiding en verwerking van een aanvraag als de eindontvangst en goedkeuring van de betaling.
Dit kan allesomvattend zijn: inkoopplanning, normen, specificatiebepaling, leveranciersonderzoek, selectie, financiering, prijsonderhandelingen en voorraadbeheer. Als zodanig kunnen veel grote bedrijven ondersteuning nodig hebben van een paar verschillende delen van een bedrijf voor een succesvolle inkoop.
Chief Procurement Officers
Sommige bedrijven kunnen er zelfs voor kiezen om een hoofd inkoopofficier in te huren om deze inspanningen te leiden. Een chief procurement officer kan toezicht houden op de totstandkoming van inkoopnormen, werken met crediteuren om de integratie van inkoopstandaarden en efficiënte betaling te garanderen, en dienen bij inkoopteams die inkoopbeslissingen nemen wanneer er meerdere concurrerende biedingen zijn.
Over het algemeen zullen inkoopkosten worden geïntegreerd in de financiële boekhouding van een bedrijf, aangezien inkoop betrekking heeft op het verwerven van goederen en / of diensten voor de omzetdoelstellingen van het bedrijf.
In het algemeen kan inkoop ondersteuning vanuit verschillende onderdelen van een bedrijf inhouden.
Financiële boekhouding
De inkoopverwerking kan vanuit verschillende invalshoeken worden opgedeeld en geanalyseerd. Bedrijven en industrieën zullen verschillende manieren hebben om de inkoop van directe en indirecte kosten te beheren. Goederenbedrijven zullen in vergelijking met dienstverlenende bedrijven ook verschillende manieren hebben om de kosten te beheersen.
Directe versus indirecte inkoopkosten
Directe uitgaven verwijzen naar alles dat verband houdt met de kosten van verkochte goederen en productie, inclusief alle items die deel uitmaken van afgewerkte producten. Voor maakbedrijven kan dit variëren van grondstoffen tot componenten en onderdelen. Voor merchandisingbedrijven omvat dit de kosten waartegen goederen worden gekocht bij een groothandel voor verkoop.
Voor dienstverlenende bedrijven zijn de directe kosten voornamelijk de uurloonkosten van werknemers die diensten verlenen. Inkoop voor artikelen die betrekking hebben op de kosten van verkochte goederen, heeft rechtstreeks invloed op de brutowinst van een bedrijf.
Bij indirecte aankopen gaat het daarentegen om niet-productiegerelateerde aankopen. Dit zijn aankopen die een bedrijf gebruikt om zijn activiteiten te vergemakkelijken. Indirecte inkoop kan een breed scala aan aankopen omvatten, waaronder kantoorbenodigdheden, marketingmateriaal, reclamecampagnes, adviesdiensten en meer. Bedrijven zullen over het algemeen verschillende budgetten en processen hebben voor het beheren van directe kosten in vergelijking met indirecte kosten.
Boekhouding van inkoop van goederen versus diensten
Inkoop maakt deel uit van het kostenproces voor alle soorten bedrijven, maar goederen- en dienstenbedrijven verantwoorden inkomsten en kosten op een andere manier. Als zodanig zal de verantwoording voor ingekochte goederen ook verschillen van de verantwoording voor ingekochte diensten.
Bedrijven die zich op goederen richten, zullen de inkoop van die goederen als inventaris moeten afhandelen. Deze bedrijven hechten op dit gebied veel belang aan supply chain management. Servicebedrijven bieden services als hun primaire inkomstengenerator, dus ze zijn niet noodzakelijk zo sterk afhankelijk van een toeleveringsketen voor voorraad, hoewel ze mogelijk goederen moeten kopen voor op technologie gebaseerde services.
Over het algemeen zijn de verkoopkosten voor veel servicebedrijven gebaseerd op de uurloonkosten van de werknemers die de service verlenen, dus inkoop als directe uitgave is geen belangrijke factor. Servicebedrijven zullen echter doorgaans hogere relatieve indirecte kosten hebben, omdat ze hun eigen inkoop doorgaans als indirecte uitgave via marketing behandelen.
Speciale overwegingen
Concurrerend bieden is een onderdeel van de meeste zakelijke deals waarbij meerdere bieders betrokken zijn. Het concurrerende biedproces voor goederen is meestal eenvoudiger dan voor diensten. Inkoop is ook de term die wordt gebruikt voor het kopen van goederen en diensten namens de overheid, die haar eigen biedprocessen en vereisten heeft.
Concurrerende biedingen voor alle soorten goederen omvatten doorgaans voorstellen die de prijs per eenheid, de verzendings- en leveringsvoorwaarden beschrijven. Concurrerende biedingen voor de aanbesteding van services kunnen complexer zijn, omdat het een groot aantal zaken kan omvatten, waaronder betrokken personen, technologische services, operationele procedures, klantenservice, training, servicekosten en meer.
In elk geval kiest de aanbestedende dienst de leverancier waarmee hij wil samenwerken op basis van zowel operationele zaken als kosten. De advocaat is dan verantwoordelijk voor de verantwoording van de kosten afhankelijk van de goederen of diensten die zijn overeengekomen. Overheidsinstanties en grote bedrijven kunnen ervoor kiezen om inkoopvoorstellen op jaarlijkse of geplande basis in te winnen om ervoor te zorgen dat ze de beste relaties voor hun bedrijf blijven onderhouden.