Proxy-materialen
Wat zijn proxy-materialen?
Volmachtmaterialen (ook bekend als de volmachtverklaring ) zijn documenten die door openbare bedrijven worden verstrekt zodat aandeelhouders kunnen begrijpen hoe ze moeten stemmen op aandeelhoudersvergaderingen en weloverwogen beslissingen kunnen nemen over hoe ze hun stemmen aan een gevolmachtigde kunnen delegeren.
Deze worden gereguleerd door de Securities & Exchange Commission (SEC) in overeenstemming met de Securities Exchange Act van 1934, sectie 14 (a). Het bedrijf verstuurt de set documenten 30 tot 40 dagen vóór een jaarlijkse aandeelhoudersvergadering. Het is bedoeld om aandeelhouders te verzekeren dat de activiteiten soepel verlopen en om stemmen te vragen voor mogelijke bedrijfsbeslissingen, zoals de verkiezing van nieuwe bestuurders.
Belangrijkste leerpunten
- Proxy materialen worden door bedrijven aan alle aandeelhouders verstrekt vóór de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering.
- Dit materiaal stelt aandeelhouders in staat om een weloverwogen beslissing te nemen over hoe ze hun stemrecht aan een gevolmachtigde moeten toewijzen als ze de vergadering niet kunnen bijwonen.
- Proxy-materialen zijn zowel vereist als gereguleerd door de SEC.
Proxy-materialen begrijpen
Proxy-materialen volgens SEC-voorschriften illustreren specifieke bedrijfsinformatie, zodat beleggers een duidelijk beeld hebben van de procedures die in bepaalde omstandigheden moeten worden gevolgd. Het proxy-materiaal van een bedrijf moet bijvoorbeeld aangeven of er een standaardproces is voor aandeelhouders om contact op te nemen met de raad van bestuur, en als er geen bestaat, moeten het proxy-materiaal specifieke redenen geven voor het ontbreken van een dergelijk proces. Het vereist dat beursgenoteerde bedrijven jaarlijks relevant materiaal ter beschikking stellen van aandeelhouders, waarvan sommige schetsen hoe het bedrijf functioneert, stemprocedures, aantal uitstaande aandelen, beloning van leidinggevenden en samenstelling van de raad van bestuur, naast andere relevante informatie..
Andere informatie in het proxy-materiaal beschrijft het management, aandeelhoudersvoorstellen en achtergrondinformatie die aandeelhouders kan helpen een weloverwogen stem uit te brengen.
Sinds 2009 vereist de SEC dat alle beursgenoteerde bedrijven proxy-materiaal op hun investor relations-website plaatsen.
Aangezien er chaos zou ontstaan als elke aandeelhouder zou stemmen op de jaarvergadering, krijgen ze een volmachtkaart of een kiezersinstructieformulier om van tevoren een beslissing te nemen. De volmachtverklaring vermeldt het aantal aandelen dat een belegger bezit en welke stemrechten hebben. Als beleggers aandelen in de Verenigde Staten bezitten, gaat de registratiedatum – de sluitingsdatum voor aandeelhouders om dividenden en stemmen te ontvangen – vooraf aan de jaarvergadering die door het bedrijf is vastgesteld. Het bezit van aandelen vóór de registratiedatum geeft aandeelhouders stemrecht voor de komende vergadering. Niet elk land gebruikt een registratiedatumsysteem. In dat geval kunnen aandeelhouders stemmen uitbrengen als zij de aandelen op of vóór de vergadering houden.
Instructies voor stemmen bij volmacht
Het pakket volmachtsmaterialen zal de openbaarmakingsdocumenten bevatten van het jaarverslag, de volmachtverklaring en, belangrijker nog, een volmachtkaart of een kiezersinstructieformulier voor de komende jaarlijkse aandeelhoudersvergadering. Aandeelhouders ontvangen deze alleen als ze geregistreerd eigenaar of uiteindelijk gerechtigde zijn. Een geregistreerde eigenaar of recordhouder is een directe eigenaar van bedrijfsaandelen of een indirecte eigenaar via een bank of makelaar-dealer.
Aan de andere kant houden uiteindelijk gerechtigden uitsluitend aandelen aan via een makelaar-handelaar of bank. De meerderheid van de beleggers in de Verenigde Staten bezit effecten als uiteindelijk gerechtigde. In dit geval gebruiken ze een kiezersinstructieformulier om de makelaar voorafgaand aan de bedrijfsvergadering te instrueren hoe te stemmen.