Vergoedingsplan

Wat is een vergoedingsplan?

Een verzamelnaam voor verschillende soorten regelingen die werknemers vergoeden voor verschillende soorten werkgerelateerde uitgaven. Deze uitgaven kunnen medische, auto, reis, maaltijd- en amusementskosten omvatten. Vergoedingsplannen worden door werkgevers ingesteld om hen in staat te stellen een nauwkeuriger bedrag aan gemaakte personeelskosten te betalen, in plaats van een brede toelage of verhoging van de compensatie te moeten verstrekken om deze te dekken.

Inzicht in het terugbetalingsplan

Vergoedingsplannen kunnen vele vormen aannemen, zoals verantwoorde en niet-verantwoorde plannen, de minimis extralegale voordelen of autokilometers en reiskostenvergoedingen. Werknemers kunnen geen persoonlijke aftrekposten nemen voor uitgaven die worden gedekt door een vergoedingsplan. Werknemers moeten voldoende gedetailleerde uitgavenregistraties indienen via logboeken of kwitanties, zodat werkgevers de vergoedingen kunnen aftrekken.

IRS-publicatie 535, Bedrijfskosten, stelt het volgende: “Om aftrekbaar te zijn, moeten bedrijfskosten zowel gewoon als noodzakelijk zijn. Een gewone uitgave is een uitgave die in uw branche gebruikelijk is en wordt geaccepteerd. Een noodzakelijke uitgave is een uitgave die nuttig en passend is voor uw vak of bedrijf. Een uitgave hoeft niet onmisbaar te zijn om als noodzakelijk te worden beschouwd.

Bepaalde staten, zoals Californië, eisen dat werkgevers de redelijke werkgerelateerde uitgaven van hun werknemers vergoeden, en ontvangen onkostenvergoedingen hoeven niet als loon of inkomen te worden gerapporteerd. Maar om dit te laten gebeuren, moeten werkgevers vooraf een schriftelijk verantwoord plan opstellen en moeten de werknemers goed gedocumenteerde uitgaven indienen onder dat plan. Dit is om ervoor te zorgen dat de onkostendeclaraties correct, tijdig en nauwkeurig worden bijgehouden. Veel bedrijven hebben accountants of arbeidsadvocaten die de uitgaven onderbouwen en zorgen voor een juiste rapportage en inhoudingen.

Een uitsplitsing van enkele veelvoorkomende voorbeelden van werkplekkosten waarvoor werkgeversvergoeding nodig zou zijn, is onder meer:

• Vervoer: De kosten van alle werkgerelateerde reizen, inclusief voertuiguitgaven, maaltijden, accommodatie en alle entertainmentuitgaven die voldoen aan de criteria die worden beschreven inIRS-publicatie 463, Reis, entertainment, geschenk- en autokosten. Een groot aantal werkgevers vergoedt werknemers die hun persoonlijke auto gebruiken voor zakelijke doelen tegen een standaard kilometerstand, dat jaarlijks wordt vastgesteld door de IRS. Het standaard federale kilometertarief voor bedrijven in 2021 is bijvoorbeeld 56 cent per mijl (57,5 cent per mijl voor 2020). In het algemeen worden routinekosten voor woon-werkverkeer tussen het huis en de werkplek van een werknemer niet als vergoedbaar beschouwd.
• Benodigdheden : alle noodzakelijke goederen die een werknemer koopt, kunnen tegen kostprijs worden vergoed, op voorwaarde dat ze worden vergoed volgens een verantwoord plan.
• Maaltijden en entertainment : Maaltijd- en entertainmentkosten gemaakt in het belastingkantoor van een werknemer worden vergoed, maar alleen als de maaltijden / entertainment in kwestie aantoonbare zakelijke doeleinden hebben.