25 juni 2021 1:25
Als u eenmaal uw belastingaangifte heeft ingediend, heeft u waarschijnlijk geen zin om alle papieren – W-2, 1099 en meer – te bewaren of zelfs maar aan belastingen te denken. Maar er zijn enkele documenten die u voor onbepaalde tijd wilt bewaren. Door papieren te bewaren die u nodig heeft voor de toekomst, wordt u later beloond met belastingbesparingen. Hier is een overzicht van die documenten en waarom u ze moet bewaren.
Kopieën van retourzendingen
De IRS heeft een beperkte tijd om aangiften te controleren (doorgaans drie jaar vanaf de vervaldatum van de aangifte). Deze limiet is echter niet van toepassing als de IRS denkt dat u nooit een aangifte heeft gedaan. Als de IRS u een brief stuurt waarin staat dat u nooit een aanvraag heeft ingediend, is het aan u om het tegendeel te bewijzen. Bewaar hiervoor voor altijd een kopie van uw aangifte, samen met een bewijs van indiening. Het type bewijs hangt af van hoe u uw aangifte heeft ingediend:
- Voor papieren retourzendingen: een aangetekende of gecertificeerde bon of de slip van een particuliere koerier (bijv. FedEx, UPS).
- Voor elektronische aangiften: de e-mail ter bevestiging van uw aangifte is geaccepteerd voor indiening. Als u software gebruikt om te archiveren, wordt de e-mail gegenereerd door de software (bv. TurboTax stuurt u een e-mail). Als u een betaalde bereider gebruikt, vraag dan om een bevestiging van de bereider dat uw aangifte is geaccepteerd voor indiening.
Hetzelfde geldt voor de aangiften inkomstenbelasting. Bewaar voor altijd een kopie van de aangifte inkomstenbelasting, samen met een bewijs van indiening.
Documenten voor thuis
Voor veel mensen is een persoonlijke woning hun grootste bezit, en een woning die bij verkoop een aanzienlijke belastingaanslag kan opleveren. De belastingwet staat tot $ 250.000 winst toe op de verkoop van een hoofdverblijfplaats ($ 500.000 voor gezamenlijke indieners) als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan – of als de winst de dollarlimiet overschrijdt – resulteert een belastbare winst. Om de winst te minimaliseren, is het handig om de basis van het huis te maximaliseren. Basis, die begint met wat u voor de woning heeft betaald, kan worden verhoogd door kapitaalverbeteringen, zoals een uitbouw, een nieuw dak, inbouwapparatuur, een ingegraven zwembad en groenvoorziening.
Hoe langer je de woning bezit, hoe groter de kans dat (a) de prijs die je krijgt bij verkoop hoger zal zijn dan wat je hebt betaald en (b) dat je meer geld in de woning hebt gestoken voor verbeteringen. Zoek een lijst met kapitaalverbeteringen waarvoor u bonnen of ander betalingsbewijs moet bewaren in IRS-publicatie 523.
Bewaar naast huisverbeteringen uw oorspronkelijke afrekeningsverklaring en andere papieren met betrekking tot de aankoop. Hierdoor kunt u aan uw kostenbasis het volgende toevoegen:
- Abstracte vergoedingen ( samenvatting van eigendomsrechten )
- Kosten voor het installeren van nutsvoorzieningen
- Juridische kosten (inclusief kosten voor een eigendomsonderzoek, het opstellen van het verkoopcontract en het opstellen van de akte)
- Opnamekosten
- Enquêtekosten
- Titel verzekering
- Overdrachts- of zegelbelasting
Houd een overzicht van deze uitgaven bij zolang u de eigenaar bent van uw huis, en vervolgens gedurende ten minste drie jaar nadat u uw aangifte hebt ingediend en de verkoop meldt. De periode van drie jaar is in de meeste gevallen de tijd waarin de IRS uw standpunt in twijfel kan trekken.
Overnamekosten voor onroerend goed
Net als in het geval van woningverbeteringen, wilt u een administratie bijhouden met betrekking tot andere eigendommen – aandelen, een vakantiehuis, huurwoning of kunstwerken. Nogmaals, u moet weten wat u voor onroerend goed hebt betaald, inclusief commissies en andere acquisitiekosten, zodat u de winst goed kunt berekenen wanneer u verkoopt. Als u dat niet doet, moet u mogelijk meer belasting betalen dan anders verschuldigd zou zijn (het is aan u om uw belastinggrondslag te bewijzen als de IRS uw aangifte betwist).
Net als in het geval van gegevens die betrekking hebben op uw huis, moet u deze gegevens bewaren zolang u eigenaar bent van het onroerend goed, en vervolgens gedurende ten minste drie jaar nadat u uw aangifte hebt ingediend en aangifte hebt gedaan van de verkoop van het onroerend goed.
Opmerking: Brokerage bedrijven en beleggingsfondsen nu moeten verstrekken basis informatie over bepaalde effecten (bijvoorbeeld aandelen verworven van hen sinds 2011). Het is echter verstandig om deze informatie te bewaren voor het geval u van bedrijf verandert of bedrijven fuseren en uw gegevens verloren gaan (het gebeurt).
Overgenomen eigendom
Wanneer u onroerend goed erft, wordt uw belastinggrondslag de waarde van het onroerend goed op de datum van overlijden van de persoon die het aan u heeft nagelaten (zogenaamde stepped-up basis ). Grote landgoederen (die met een waarde van meer dan $ 11.180.000 voor degenen die in 2018 stierven) rapporteren de waarde op een federale aangifte successierechten ( formulier 706 ). Kleinere landgoederen moeten mogelijk de waarde van onroerend goed rapporteren op de belastingformulieren voor overlijden, zelfs als er geen federale aangifte verschuldigd is. Vraag deze informatie aan de executeur, administrateur of persoonlijk vertegenwoordiger van de boedel.(De nieuwe belastingwetgeving verdubbelde het basisbedrag voor uitsluiting van successierechten van ongeveer $ 5 miljoen naar $ 11 miljoen.)
Voor landgoederen die niet verplicht zijn om dergelijke aangiften in te dienen, is het aan de erfgenamen om de waarde te bepalen, die de basis van het onroerend goed wordt. Als u openbaar verhandelde effecten erft, verkrijg dan de waarde ervan voor de datum van overlijden. Als u een onroerend goed erft, wilt u misschien een taxatie krijgen voor het tijdstip van overlijden, zodat u uw basis later kunt aantonen. Nogmaals, net als bij andere eigendommen, bewaar deze informatie zolang u de eigendom bezit, plus de periode waarin de IRS uw rapport van een verkoop in twijfel kan trekken.
Het komt neer op
Het bijhouden van gegevens lijkt misschien vervelend en omslachtig. Creëer een archiveringssysteem dat voor u werkt. Vereenvoudig uw papieren door een elektronisch record aan te maken (scan bijvoorbeeld documenten die u wilt bewaren en bewaar ze in een bestand op uw laptop, op een flashdrive of in de cloud).
In feite is het bewaren van kopieën van uw belangrijkste gegevens in de cloud en / of op een andere locatie ook een belangrijke beveiliging. Laptops en flashstations kunnen crashen of verloren gaan. En zelfs met elektronische dossiers, archiveer ook de papieren dossiers, voor het geval dat. Het kan u veel moeite besparen als u – of uw erfgenamen – ze in de toekomst nodig heeft.