De financiële wereld is geëvolueerd tot een zeer competitieve werkplek. Hoewel er slechts 24 uur per dag zijn, zoals het gezegde luidt, is tijd geld. Daarom is effectief tijdmanagement een concurrentievoordeel voor elke financiële professional die productiever wil worden en meer quality time buiten het werk wil.
Er zijn echter veel afleidingen waardoor u langer dan nodig aan het werk kunt blijven. Lees verder om meer te weten te komen over enkele van deze veelvoorkomende tijdverspillers en ontdek een aantal tips voor tijdmanagement waarmee u meer werk in minder tijd kunt verzetten.
Belangrijkste leerpunten
Financiële professionals vinden vaak weinig structuur als ze klanten ontmoeten, transacties met tussenpozen plaatsen of aan data-analyses werken.
Dit opent de mogelijkheid voor uitstelgedrag, afleiding en wanbeheer van de tijd.
Hier kijken we naar enkele beproefde tijdmanagementtechnieken, vooral gericht op financiële professionals.
Het zwarte gat
Er zijn verschillende tijdverspillers die de productiviteit kunnen verminderen. Finance professionals zijn bijvoorbeeld voortdurend in de verleiding om te multitasken. Stel dat je een adviseur bent, en op woensdagochtend tussen 8.30 en 10.00 uur lukt het je om het volgende te bereiken:
Je werkt aan een spreadsheet,
Maar stop na te zijn onderbroken door twee nieuwe e-mailberichten,
Stuur vervolgens zes e-mails achter elkaar,
Gevolgd door de trouwfoto’s van een studievriend op Instagram te bekijken,
Accepteer vervolgens een uitnodiging voor een sociaal bedrijfsuitje via een Slack-bericht,
Voordat u twee onverwachte telefoontjes van potentiële klanten afhandelt, en
Eindelijk wordt u gedwongen om abrupt op te hangen terwijl uw manager langskomt om u eraan te herinneren dat u vijf minuten te laat bent voor de personeelsvergadering.
Klinkt dit als een typische ochtend voor jou? Als dat zo is, en vooral als u in een moordende bedrijfsomgeving werkt, zoals een private-equityfirma of een investeringsbank, bevindt u zich waarschijnlijk in het laagst presterende niveau in vergelijking met uw collega’s.
Over vijf of tien jaar zal niemand je al het drukke werk dat je hebt volbracht, onthouden, om je geven of je er reclame voor maken. Zou het de wereld hebben kunnen schelen als Thomas Jefferson veel papier had geschud, maar nooit had geholpen bij het schrijven van de Onafhankelijkheidsverklaring? Hetzelfde geldt voor uw baan: uw organisatie waardeert noodzakelijk werk en meesterwerken, niet druk werk.
Vooruit plannen
Maak elke zondagmiddag de ‘to do’-lijst van je komende week af, bij voorkeur met een applicatie of webservice die op al je apparaten wordt gesynchroniseerd. Benadruk de items die absoluut cruciaal zijn voor uw succes op het werk en in uw persoonlijke leven. Degenen die niet zijn gemarkeerd, zijn waarschijnlijk zaken die u kunt delegeren, uitstellen of helemaal kunt vermijden.
In de financiële wereld omvatten kritieke resultaten rapporten of onderzoek dat nauwkeurig moet zijn en vóór een deadline moet worden ingediend. Uw organisatie wordt beter bediend als u zich concentreert op het verbeteren van de kwaliteit van deze rapporten, in plaats van er alleen maar fatsoenlijk werk aan te doen, zodat u tijd kunt vrijmaken voor niet-essentiële items (zoals het beantwoorden van e-mails met een lage prioriteit of deelnemen aan een lange ontbonden vergadering).
Evenzo moet u elke dag tien minuten voordat u van het werk vertrekt de lijst met actiepunten van de volgende dag afmaken en ze nummeren in volgorde van belangrijkheid en prioriteit. Nogmaals, vraag uzelf voortdurend af wat u niet echt hoeft te doen – de dingen die niet aan een bepaalde productiviteitsdrempel voldoen.
Multitasking
Succes in financiën komt neer op iemands vermogen om altijd kritieke en onmiddellijke resultaten te leveren. Wat zijn de cruciale informatie en gegevenspunten waarop uw financiële managers vertrouwen? Wat kunt u leveren om uw organisatie en / of uw klanten te helpen winnen? Betekent het de tijdige indiening van een auditrapport, nauwkeurige berekeningen van de netto contante waarde van een voorgesteld project of ervoor zorgen dat de formules in Excel leiden tot de juiste geaggregeerde totalen?
Aan het eind van de dag geeft niemand om alle e-mails die u hebt uitgewisseld, de sociale clubbijeenkomsten die u hebt bijgewoond of de chronologische archivering van mappen in uw kast. Multitasking weerhoudt mensen er voortdurend van om hun best te doen op de weinige kritieke resultaten die hun werkgevers echt van hen verwachten.
Voer eerst de belangrijke, moeilijke, urgente en meest waardevolle actiepunten uit. Succes in financiën kan te maken hebben met eenvoud in methoden voor het benaderen van uw taken. Dit lijkt misschien brutaal eenvoudig voor de belezen en niet-ingewijde pas afgestudeerden, maar doe één ding tegelijk en stop niet voordat het is voltooid. Als uw taken betrekking hebben op een langetermijnproject, verdeel het dan in mijlpalen op kortere termijn en voltooi het van tevoren. Door dingen van begin tot eind te doen, worden kostbare inefficiënties geëlimineerd, omdat u niet steeds opnieuw moet beginnen en opnieuw moet kalibreren op verschillende, niet-gerelateerde items.
Als u drie uur per week aan nutteloze taken besteedt, komt dit neer op ongeveer 150 uur per jaar. Uw medewerker een paar bureaus van u, die efficiënter is en 150 uur meer per jaar besteedt, zal waarschijnlijk genieten van een paar promoties en salarisverhogingen die anderen niet hebben gekregen.
Inbox-beheer
Je inbox is een grote tijdverspiller. Als de meeste van uw e-mails niet relevant zijn voor uw onmiddellijke taken, vult u uw dag sporadisch met afvalinformatie.
Om dit te vermijden:
Stel vooraf bepaalde tijden in voor het controleren van uw e-mail en controleer uw inbox niet vaker dan drie of vier keer per dag.
Maak een map voor buiten kantooruren aan voor e-mails waar u naartoe moet, maar die niet urgent zijn. Deze map is met name handig voor u om terug te komen op belangrijke verzoeken die enkele werkdagen kunnen wachten voordat u een antwoord van u ontvangt.
Verstuur tijdens uw werkdag alleen de meest kritische e-mails. Hoewel het belangrijk is om binnen uw groep op de hoogte te blijven, kan een groot deel van uw tijd worden verspild door onervaren of minder gedisciplineerde collega’s die uw inbox overspoelen met irrelevante berichten. U kunt dit soort e-mails verminderen door niet te reageren op e-mails die geen werkgerelateerd zijn.
Maak uw inbox leeg voordat u uw werk verlaat. U kunt dit bereiken door projectgerelateerde mappen te maken waarin u e-mails met betrekking tot specifieke problemen kunt parkeren. Door uw inbox leeg te houden, bespaart u tijd door niet-kernberichten uit uw aandacht te houden. Als er items zijn die binnen de komende uren of de volgende dag absoluut aandacht behoeven, plaats ze dan in een urgentiemap.
Enkele andere tijdbesparende tips
Houd bij hoeveel tijd u echt verspilt
Maak een eenvoudige spreadsheet waarin u de geschatte tijd kunt invoeren die u aan triviale zaken hebt verspild. Doe dit dagelijks. Terwijl u deze gewoonte ontwikkelt en in stand houdt, zult u uzelf oefenen om onbelangrijke zaken te herkennen wanneer u ze tegenkomt.
Verwerk papieren documenten slechts eenmaal
Nadat ze zijn verwerkt, kunt u ze indienen, indienen of verwijderen.
Direct bericht aan uw collega’s
Rondlopen op kantoor of tussen afdelingen kan u een paar uur per week kosten – en we weten hoe duur dat op jaarbasis is. Tenzij het een belangrijke of gecompliceerde kwestie is, is het gebruik van directe berichten via een zakelijk berichtensysteem of goedgekeurde webservice vaak een efficiëntere manier om snel antwoord te krijgen op allerlei vragen.
Weet waar alles op elk moment is
Dit omvat zowel elektronische als papieren informatie. Als u uw tijd waardeert, verspil deze dan niet aan het zoeken naar dingen.
Scheid uw taken in vier categorieën:
Dringend en belangrijk: zoals financiële en boekhoudkundige rapportages met strikte en naderende deadlines.
Niet urgent en belangrijk: zoals netwerken binnen uw financiële groep, trainingslessen, etc.
Dringend en niet belangrijk: zoals sporadische berichten uit uw inbox en “aanmelddatums” voor clubbijeenkomsten.
Niet urgent en niet belangrijk: zoals gesprekken van tien minuten bij de automaat, het checken van fantasy football, etc.
(Het is duidelijk dat u zoveel mogelijk van uw dag aan de eerste categorie moet besteden.)
Delegeren, delegeren, delegeren
Dit is wat je zal scheiden van het peloton naarmate je hoger komt in de organisatie. Verwerk taken die alleen jij kunt uitvoeren. Terwijl u uw tijdmanagementvaardigheden aanscherpt, krijgt u binnenkort directe rapporten toegewezen. Wijs taken toe die u niet zoveel mogelijk zelf hoeft af te handelen. U mag alleen de dingen doen die absoluut uw aandacht of expertise vereisen.
Beheer uw persoonlijkheid niet
Financiële professionals moeten beschikken over tijdmanagementvaardigheden, maar ze moeten ook een goede verstandhouding en goodwill hebben met interne collega’s en de externe gemeenschap. Als u zich uitsluitend op tijd concentreert, kunt u schurend overkomen, wat veel mensen zal afschrikken als ze bij u in de buurt zijn, ook in sociale en zakelijke ontwikkelingsomgevingen. Als je niet oppast, denk je dat je de tijdmanagementgoeroe bent, maar je zult je totaal niet bewust zijn van het stempel van “sociale idioot” op je voorhoofd.
Vaardigheden op het gebied van communicatie, leiderschap en bedrijfsontwikkeling zijn net zo belangrijk als tijdmanagementvaardigheden. Naarmate financiële professionals hoger komen in hun loopbaan, zullen tijdmanagementvaardigheden alleen niet langer voldoende zijn om hen te helpen het volgende niveau te bereiken (dwz het uitvoerende niveau).
Het komt neer op
Als je je leven waardeert, dan waardeer je je tijd. Het werkleven is een subcomponent van het grotere plaatje van uw leven – de mate van bijdrage en service die u aan anderen kunt bieden, hangt af van uw vermogen om het meeste uit de eindige hoeveelheid tijd die u wordt toegewezen, te benutten. Onthoud: het zijn de belangrijke dingen die uw werkgever van u verwacht op dat punt. Uw werkgever geeft niet veel om al het andere, en dat zou u ook niet moeten doen.