Transactie
Wat is een transactie?
Een transactie is een voltooide overeenkomst tussen een koper en een verkoper om goederen, diensten of financiële activa uit te wisselen. Maar in de zakelijke boekhouding kan deze eenvoudige definitie ingewikkeld worden. Een transactie zal eerder of later worden geregistreerd, afhankelijk van of het bedrijf een boekhouding op transactiebasis in plaats van een kasboekhouding gebruikt.
- Bij de boekhoudmethode op transactiebasis moet een transactie worden geregistreerd wanneer deze plaatsvindt, ongeacht wanneer het geld is ontvangen of de kosten zijn betaald.
- De contante boekhoudmethode registreert een transactie alleen wanneer het geld is ontvangen of de onkosten zijn betaald. Dit kan een intentieverklaring of een memorandum van overeenstemming vereisen.
Boekhouding op transactiebasis wordt gebruikt door bedrijven met bruto-inkomsten van meer dan $ 1 miljoen per jaar, terwijl de boekhoudmethode op kasbasis door de meeste kleine bedrijven wordt gebruikt.
Inzicht in de transactie
Een verkooptransactie tussen een koper en een verkoper is relatief eenvoudig. Persoon A betaalt persoon B in ruil voor een product of dienst. Als ze het eens zijn over de voorwaarden, is de transactie voltooid.
Transacties kunnen complexer zijn in de boekhoudwereld, aangezien bedrijven vandaag een deal kunnen sluiten die pas op een toekomstige datum zal worden afgehandeld. Of ze kunnen inkomsten of uitgaven hebben die bekend zijn maar nog niet verschuldigd zijn. Transacties met derden kunnen het proces ook bemoeilijken.
Of een bedrijf inkomsten- en uitgaventransacties registreert met behulp van de boekhoudmethode op transactiebasis of de boekhoudmethode op contanten, heeft invloed op de financiële en fiscale rapportage van het bedrijf.
Belangrijkste leerpunten
- Een transactie op transactiebasis herkent een transactie onmiddellijk nadat deze is afgerond, ongeacht wanneer de betaling is ontvangen of betaald.
- Kasboekhouding registreert een transactie alleen wanneer er geld is ontvangen of uitbetaald.
- Kasboekhouding wordt door de meeste kleine bedrijven gebruikt, terwijl boekhouding op transactiebasis wordt gebruikt door bedrijven met bruto-inkomsten van meer dan $ 1 miljoen per jaar.
Boekhouding op transactiebasis gebruiken
Wanneer een boekhouding op transactiebasis wordt gebruikt, registreert een bedrijf inkomsten bij het voltooien van een dienst of het leveren van goederen. Als voorraad vereist is voor de verantwoording van het inkomen van een bedrijf en het bedrijf heeft bruto-inkomsten van meer dan $ 1 miljoen per jaar, gebruikt het bedrijf normaal gesproken de methode van toerekening van verkopen en aankopen.
Voorbeelden van boekhouding op transactiebasis
Een bedrijf dat bijvoorbeeld in oktober goederen aan een klant verkoopt op winkeltegoed, registreert de transactie onmiddellijk als een item in de debiteurenadministratie. Zelfs als de klant pas in december een contante betaling op de koopwaar doet of in termijnen betaalt, wordt de transactie geregistreerd als inkomsten voor oktober.
Als een klant iets op krediet koopt, wordt dit onmiddellijk als transactie geregistreerd als de boekhoudmethode op transactiebasis wordt gebruikt.
Hetzelfde geldt voor goederen of diensten die het bedrijf koopt. Bedrijfskosten worden geregistreerd wanneer de producten of diensten worden ontvangen. Voorraden die in april op krediet zijn gekocht, worden als uitgaven voor april geboekt, ook al betaalt het bedrijf pas in mei een contante betaling voor de voorraden.
Kasboekhouding gebruiken
De meeste kleine bedrijven, met name eenmanszaken en partnerschappen, gebruiken de methode voor contante boekhouding. Inkomsten worden geregistreerd wanneer contant geld, cheques of creditcardbetalingen van klanten worden ontvangen.
Voorbeelden van kasboekhouding
Een bedrijf verkoopt bijvoorbeeld in maart $ 10.000 aan widgets aan een klant. De klant betaalt de factuur in april. Het bedrijf erkent de verkoop pas nadat het geld in april is ontvangen.
Ondertussen worden uitgaven alleen geregistreerd als er een betaling is gedaan. Een bedrijf kan bijvoorbeeld in mei $ 500 aan kantoorbenodigdheden kopen en deze in juni betalen. Het bedrijf herkent de aankoop wanneer het de rekening in juni betaalt.
Om fiscale redenen is de kasbasis van de boekhouding alleen beschikbaar als een bedrijf jaarlijks minder dan $ 1 miljoen aan omzet heeft. De kasbasis is eenvoudiger dan de transactiebasis voor het boeken van transacties omdat er geen complexe boekhoudkundige transacties, zoals overlopende posten en uitstel van betaling, nodig zijn. Het nadeel is dat de winst van het bedrijf van maand tot maand enorm kan variëren, althans op papier.