Proefbalans
Wat is een proefbalans?
Een proefbalans is een boekhoudkundig werkblad waarin het saldo van alle grootboeken wordt verzameld in kolomtotalen voor debet- en creditrekeningen die gelijk zijn. Een bedrijf stelt periodiek een proefbalans op, meestal aan het einde van elke rapportageperiode. Het algemene doel van het maken van een proefbalans is om ervoor te zorgen dat de boekingen in het boekhoudsysteem van een bedrijf wiskundig correct zijn.
Hoe een proefbalans werkt
Het voorbereiden van een proefbalans voor een bedrijf dient om eventuele wiskundige fouten op te sporen die zijn opgetreden in het boekhoudsysteem met dubbele boekhouding. Als de totale afschrijvingen gelijk zijn aan de totale tegoeden, wordt de saldibalans als in evenwicht beschouwd en mogen er geen wiskundige fouten in de grootboeken staan. Dit betekent echter niet dat er geen fouten zijn in het boekhoudsysteem van een bedrijf. Transacties die bijvoorbeeld onjuist zijn geclassificeerd of die eenvoudigweg in het systeem ontbreken, kunnen nog steeds materiële boekhoudkundige fouten zijn die niet zouden worden ontdekt door de procedure van de proefbalans.
Belangrijkste leerpunten
- Een proefbalans is een werkblad met twee kolommen, één voor afschrijvingen en één voor tegoeden, dat ervoor zorgt dat de boekhouding van een bedrijf wiskundig correct is.
- De afschrijvingen en tegoeden omvatten alle zakelijke transacties voor een bedrijf gedurende een bepaalde periode, inclusief de som van dergelijke rekeningen zoals activa, uitgaven, verplichtingen en inkomsten.
- Afschrijvingen en tegoeden van een proefbalans die gelijk zijn, zorgen ervoor dat er geen wiskundige fouten zijn, maar er kunnen nog steeds fouten of fouten in de boekhoudsystemen zijn.
Vereisten voor een proefbalans
Bedrijven registreren hun zakelijke transacties in eerste instantie op boekhoudkundige rekeningen binnen het grootboek. Afhankelijk van de soorten zakelijke transacties die hebben plaatsgevonden, kunnen rekeningen in de grootboeken tijdens een bepaalde boekhoudperiode zijn gedebiteerd of gecrediteerd voordat ze worden gebruikt in een werkblad voor een proefbalans. Bovendien zijn sommige rekeningen mogelijk gebruikt om meerdere zakelijke transacties vast te leggen. Als gevolg hiervan is het eindsaldo van elke grootboekrekening, zoals weergegeven in het werkblad van de proefbalans, de som van alle afschrijvingen en tegoeden die op die rekening zijn geboekt op basis van alle gerelateerde zakelijke transacties.
De transacties van een bedrijf worden geregistreerd in een grootboek en later opgeteld om te worden opgenomen in een proefbalans.
Aan het einde van een boekhoudperiode moeten de rekeningen van activa, uitgaven of verliezen elk een debetsaldo hebben, en de rekeningen van passiva, eigen vermogen, inkomsten of winst moeten elk een creditsaldo hebben. Bepaalde rekeningen van het eerste type kunnen echter ook zijn gecrediteerd en bepaalde rekeningen van het laatste type kunnen ook zijn gedebiteerd tijdens de boekhoudperiode wanneer gerelateerde zakelijke transacties de debet- en creditsaldi van hun respectieve rekeningen verminderen, een tegengesteld effect op die rekeningen. het beëindigen van debet- of creditsaldi. Op een werkblad van een proefbalans vormen alle debetsaldi de linkerkolom en alle creditsaldi de rechterkolom, met de rekeningtitels helemaal links van de twee kolommen.
Speciale overwegingen
De grootboekrekeningen en hun saldi worden immers in hun standaardformaat op een proefbalans-werkblad vermeld, tel alle debetsaldi en creditsaldi afzonderlijk op om de gelijkheid tussen totale debet- en totaalcredits te bewijzen. Dergelijke uniformiteit garandeert dat er geen ongelijke afschrijvingen en tegoeden zijn die onjuist zijn ingevoerd tijdens het registratieproces van dubbele boekingen. Een proefbalans kan echter geen boekhoudkundige fouten detecteren die geen eenvoudige wiskundige fouten zijn. Als gelijke af- en bijschrijvingen op de verkeerde rekeningen worden geboekt, een transactie niet wordt geregistreerd of compensatiefouten worden gemaakt met een afschrijving en een tegoed tegelijkertijd, zou een proefbalans nog steeds een perfecte balans tussen totale afboekingen en tegoeden laten zien.