Voucher controleren
Wat is een vouchercontrole?
Een voucher-cheque is een combinatie van een cheque en een voucher, ook wel bekend als “overschrijvingsadvies”, die relevante informatie bevat over de partijen bij de transactie en zo een controleerbaar papieren spoor creëert over de betaling van die cheque.
Belangrijkste leerpunten
- Een vouchercontrole is een vorm van officiële betaling waarmee een controlespoor wordt gecreëerd over de betalingsgegevens van die cheque.
- Waardebonnen bestaan uit drie delen: de cheque, een tegoedbon voor de begunstigde en een tegoedbon voor de uitgever. Vóór de geautomatiseerde salarisadministratie zouden deze in de vorm van drie geperforeerde items van een gestandaardiseerd vel papier komen.
- Voucher-cheques worden vaak gebruikt door de loonadministratie van een bedrijf en kunnen in die context looncheques worden genoemd.
Inzicht in tegoedboncontroles
De vouchercontrole creëert een papieren spoor voor de betaling door de uitgever van de cheque. De ontvanger van de cheque maakt een deel van de bon los en bewaart dit voor administratie voordat de cheque wordt verzilverd. De uitgever behoudt het andere voucher-gedeelte.
Voucher cheques die worden gebruikt in geautomatiseerde boekhoudsystemen bestaan uit drie delen die samen passen op vellen van standaardformaat voor gebruiksgemak in printers. De cheques hebben meestal een zakelijk formaat – langer dan een standaardcheque, maar met dezelfde breedte. Een deel is de cheque en de andere twee delen zijn de vouchers voor de begunstigde en uitgever voor hun respectievelijke administratie. Perforaties zorgen ervoor dat de verschillende secties gemakkelijk te scheiden zijn.
Een voucher is een document dat door de crediteurenadministratie van een bedrijf wordt gebruikt om alle ondersteunende documenten te verzamelen en in te dienen die nodig zijn om de betaling van een verplichting goed te keuren en te volgen . Een voucher is in wezen de back-updocumenten voor crediteuren, facturering of salarisadministratie. (Te betalen rekeningen zijn de kortetermijnrekeningen die bedrijven verschuldigd zijn aan verkopers en leveranciers.) De voucher is belangrijk omdat het een intern boekhoudcontrolemechanisme is dat ervoor zorgt dat elke betaling correct wordt geautoriseerd en dat de gekochte goederen of diensten ook daadwerkelijk worden ontvangen.
Wie gebruikt tegoedbonnen?
Voucher-cheques worden vaak gebruikt door de loonadministratie van een bedrijf en worden looncheques genoemd. De voucher bevat een voucher nummer, naam van de begunstigde, datum, bedrag (bruto en netto eventuele inhoudingen), handtekeningen en eventuele memo-aantekeningen die moeten worden vastgelegd. Voor de salarisadministratie wordt, hoewel directe storting in toenemende mate de norm wordt voor betalende werknemers, het hebben van een papieren spoorback-up een gangbare praktijk.
Verkopers gebruiken ook vouchercontroles. In dit geval wordt een vouchercontrole uitgegeven wanneer een factuur wordt gematcht met een inkooporder en documentatie dat de order is uitgevoerd. Bovendien is het voor de crediteurenadministratie nuttig om een bestand met voucherregistraties van betalingen aan leveranciers te hebben bij het oplossen van betalingsgeschillen en bij het voorbereiden van boeken voor interne maandafsluitingen.