Waardebon
Wat is een tegoedbon?
Een voucher is een document dat door de crediteurenadministratie van een bedrijf wordt gebruikt om alle ondersteunende documenten die nodig zijn om de betaling van een verplichting goed te keuren, te verzamelen en in te dienen. Een voucher is in wezen het reservedocument voor crediteuren. Te betalen rekeningen zijn de kortetermijnrekeningen die bedrijven verschuldigd zijn aan verkopers en leveranciers.
De voucher is belangrijk omdat het een intern boekhoudkundig controlemechanisme is dat ervoor zorgt dat elke betaling correct wordt geautoriseerd en dat de gekochte goederen of diensten ook daadwerkelijk worden ontvangen.
Belangrijkste leerpunten
- Een voucher is een document dat wordt gebruikt door de crediteurenadministratie van een bedrijf en dat de ondersteunende documenten voor een factuur bevat.
- Een voucher is in wezen de back-updocumenten voor crediteuren, dit zijn rekeningen die bedrijven verschuldigd zijn aan verkopers en leveranciers.
- Documenten in een boekstuk kunnen de factuur van de leverancier, het verschuldigde bedrag, de vervaldatum, grootboekrekeningen en verzendbewijzen bevatten.
- Alle verschuldigde bedragen aan uitstaande vouchers worden bij elkaar opgeteld en het ene forfaitaire bedrag wordt als crediteuren op de balans geregistreerd.
Hoe vouchers werken
Bedrijven hebben gedurende een verslagperiode verschillende financiële verplichtingen op korte termijn jegens leveranciers en verkopers. Een bedrijf moet mogelijk voorraden of grondstoffen kopen van leveranciers die worden gebruikt bij de productie van de goederen van het bedrijf. De leveranciers verlenen in wezen een kredietverlenging aan het bedrijf waardoor betalingen in de nabije toekomst, zoals 30, 60 of 90 dagen, kunnen worden gedaan.
Een voucher is een formulier dat alle ondersteunende documenten bevat waaruit het verschuldigde geld blijkt en alle betalingen aan een leverancier of verkoper voor een openstaand bedrag. De voucher en de nodige documenten worden geregistreerd in het voucherregister. Enkele van de ondersteunende documenten in een voucher kunnen zijn:
- Factuur van de leverancier
- Te betalen naam van leverancier of leverancier
- Betalingsvoorwaarden zoals het verschuldigde bedrag, de vervaldatum en eventuele kortingen die door de leverancier worden verleend voor het vervroegd betalen van de factuur
- De inkooporder van het bedrijf
- Ontvangstbewijs waaruit blijkt dat de goederen door het bedrijf zijn ontvangen van de leverancier
- De voor boekhoudkundige doeleinden te gebruiken grootboekrekeningen
- Handtekeningen van gemachtigde vertegenwoordigers bij het bedrijf voor de aankoop en betaling
- Betalingsbewijs en datum nadat de factuur aan de leverancier is betaald
Het totale bedrag van alle tegoedbonnen met openstaande saldi wordt als crediteuren op de balans geboekt. Zodra de voucher is betaald, wordt het betalingsbewijs in de voucher opgenomen en geregistreerd als een betaalde voucher.
Hoe vouchers nuttig zijn
De vouchers van het bedrijf dienen als een belangrijke bron van bewijs wanneer een audit wordt uitgevoerd. Een auditor voert een reeks werkzaamheden uit om te bepalen of de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Vouchers documenteren dat de gekochte goederen daadwerkelijk zijn ontvangen, wat de bewering van de accountant ondersteunt dat de goederen en diensten die in de financiële overzichten zijn geboekt, echt bestaan. Vouchers rechtvaardigen ook de contante betalingen van het bedrijf aan leveranciers en documenteren de grootboekrekeningen die zijn gebruikt om de transactie te boeken.
Het gebruik van een vouchersysteem verkleint ook het risico dat werknemers samenspannen om bedrijfsmiddelen te stelen. Bedrijven passen functiescheiding toe om diefstal van werknemers te voorkomen, wat betekent dat kritieke taken worden toegewezen aan verschillende mensen binnen de organisatie. De voucher documenteert dat de taken door meerdere mensen worden uitgevoerd en creëert een papieren spoor zodat een auditor kan bevestigen dat de taken goed waren gescheiden.
Voorbeeld van een tegoedbon
Een lokaal restaurant bestelt om de paar dagen vlees en vis bij zijn verkopers. De restaurantmanager vult een inkooporder in voor 30 pond vlees en de eigenaar parafeert de inkooporder om de verzending goed te keuren. Wanneer de zending is ontvangen, wordt de inhoud van de zending vergeleken met de bestelling om er zeker van te zijn dat de zending overeenkomt met wat is besteld. Het restaurant vult een verzendbewijs in om het proces te documenteren, en het verzendbewijs wordt vergeleken met de factuur van de leverancier.
De voucher, een voorblad met uitleg van de bijgevoegde documenten, bevat de inkooporder, het verzendbewijs en de factuur. Het aankoopbedrag wordt toegevoegd aan en geregistreerd op de crediteurenadministratie op de balans totdat het wordt betaald. De eigenaar controleert alle voucherinformatie voordat hij een cheque ondertekent.
Het boekstuk bevat ook de grootboekrekeningen die zijn gebruikt om de transactie te registreren. Het restaurant kan bijvoorbeeld de vleesvoorraadrekening debiteren en de geldrekening crediteren om de betaling vast te leggen. De ontvangst van de betaling en de datum worden geregistreerd om aan te tonen dat de voucher is betaald. De crediteurenadministratie weerspiegelt het lagere saldo als gevolg van het betalen van de factuur, ervan uitgaande dat er geen aanvullende schulden worden gegenereerd.