Voorbeelden van debetnota’s bij transacties tussen bedrijven
Debetnota’s zijn een vorm van bewijs dat een bedrijf een legitieme debetboeking heeft gecreëerd tijdens de omgang met een ander bedrijf. Dit kan gebeuren wanneer een inkoper materialen retourneert aan een leverancier en het terugbetaalde bedrag moet valideren. In dat geval geeft de koper een debetnota uit die de boekhoudkundige transactie weerspiegelt.
Een bedrijf kan een debetnota uitgeven als reactie op een ontvangen creditnota. Fouten (vaak rentekosten en vergoedingen) in een verkoop, aankoop- of leningfactuur kunnen een bedrijf ertoe aanzetten een debetnota uit te geven om de fout te corrigeren.
Belangrijkste leerpunten
- Een debetnota is een geschreven transactie waarin staat dat een bedrijf financiële maatregelen heeft genomen als gevolg van de omgang met een ander bedrijf; de notitie komt overeen met een debetnota in een boekhoudlogboek.
- Bij transacties tussen bedrijven worden zowel debet- als creditnota’s gebruikt; alle biljetten zijn gedateerd, bevatten een serienummer, beschrijving van de transactie, details van de retourzending en de handtekeningen van de betrokken personen.
- Een te lage factuur die een leverancier later probeerde te corrigeren, zou een typisch voorbeeld van een debetnota zijn; een winkel die producten terugstuurt naar zijn leverancier en op zoek is naar een vergoeding, zou een ander voorbeeld zijn.
Debetnotities bij transacties
Debet- en creditnota’s zijn bijna altijd betrokken bij business-to-business (B2B) transacties. Ze komen overeen met debet- en creditboekingen in boekhoudlogboeken, die verder dienen als bewijs van een eerdere zakelijke transactie. Ze worden ook wel debetnota’s genoemd.
Debetnota’s bevatten meestal allemaal dezelfde algemene informatie: de datum van de nota, een serienummer, een korte beschrijving van de eerdere zakelijke transactie, details van geretourneerde items (inclusief omzetbelasting en een verwijzing naar de factuur) en de handtekeningen van de betreffende bedrijfsautoriteiten.
Debetnota’s, debetnota’s, debetbewijzen en facturen zijn allemaal vergelijkbaar van aard en zijn allemaal legitieme documenten die financiële transacties tussen bedrijven aantonen.
De kans is groot dat u een debetnota hoort na een te lage factuur. Stel dat een leverancier voor $ 10.000 aan materiaal naar een klant heeft verzonden, maar alleen een factuur van $ 9.500. Zodra de leverancier zich zijn fout realiseerde, kon hij een debetnota indienen bij zijn klant voor het verschil van $ 500 om het probleem op te lossen en de juiste aanpassingen in zijn boekhouding aan te brengen.
Debetontvangsten
Er is enige onduidelijkheid tussen de termen “debetnota” en “debetnota”. Soms wordt een debetnota door elkaar gebruikt met een debetnota; op andere momenten zijn debetontvangsten alleen bedoeld om schriftelijke gegevens te beschrijven waaruit blijkt dat een klant geld verschuldigd is aan een bedrijf. Het komt zelden voor dat de term debetontvangst wordt gebruikt voor B2B-transacties.
Facturen
Een debetnota of debetnota lijkt sterk op een factuur. Het belangrijkste verschil is dat facturen altijd een verkoop tonen, waarbij debetnota’s en debetontvangsten aanpassingen of rendementen weergeven op transacties die al hebben plaatsgevonden.
B2B-transacties zijn meestal gebaseerd op een kredietverlening, waarbij een leverancier een zending naar een bedrijf stuurt voordat hij wordt betaald, en vervolgens het bedrijf factureert voor het verschuldigde bedrag na levering. Afschrijvingen en tegoeden zijn de boekhoudmethode die wordt gebruikt om deze transacties bij te houden.
Debetnota’s kunnen ook worden vervangen door traditionele facturen wanneer een goed of dienst wordt geleverd die buiten de normale bedrijfsvoering valt. Dit helpt om de transactie voor beide boekhoudafdelingen te onderscheiden en voorkomt ook dat het uitgevende bedrijf een nieuw type factuur maakt.
Retourzendingen van materiaal
Beschouw debetnota’s als claims tegen zakelijke fouten. In het geval van geretourneerde goederen van een koper naar een verkoper of leverancier, toont de debetnota de wijziging in de boekhoudkundige logboeken en vraagt om teruggave van geld (krediet). De leverancier / verkoper stuurt vaak een creditnota als bewijs van de terugboeking.
Beschouw bijvoorbeeld het geval waarin bedrijf XYZ materiaal retourneert aan zijn leverancier, bedrijf ABC. Om het bedrag te bewijzen dat het moet worden terugbetaald, stelt XYZ een debetnota op. De oorspronkelijke aankoop was voor $ 5.000, dus de debetnota moet de materiaalkosten plus lokale btw tarieven weerspiegelen. De belastingen en kosten van goederen moeten altijd afzonderlijke posten in de notitie zijn.
Na ontvangst moet ABC een kleine creditnota aanmaken als bewijs van begrip, en vervolgens XYZ terugbetalen (of krediet aanbieden) (zolang de debetnota de juiste informatie bevat).
Te ontvangen rente / provisie
Stel dat een bedrijf rente verschuldigd is aan een schuldeiser of commissie aan een derde voor geleverde diensten. In dat geval wordt de debetnota normaal gesproken uitgegeven om te reageren op een ontvangen creditnota, maar een debiteur kan er altijd een ongevraagd uitgeven.
Debetnota’s die te ontvangen zijn door de commissie zijn gebruikelijk tussen moedermaatschappijen en dochterondernemingen. Debetnota’s met te ontvangen rente kunnen worden gebruikt om eerdere betalingen aan te passen of als een eenvoudige vorm van administratie.
Het komt neer op
Debetnota’s worden gebruikt in transacties waarbij een debetboeking moet worden aangepast in een geval waarin geld verschuldigd is. Ze worden voornamelijk aangetroffen in te weinig gefactureerde facturen waarbij een leverancier een factuur naar een klant heeft gestuurd voor een lager bedrag dan de werkelijke kosten, wanneer rente of provisie verschuldigd is, of vorderingen wegens bedrijfsfouten. Een debetnota vermeldt het bedrag dat de ene partij aan de andere verschuldigd is.