Zero Balance Account (ZBA)
Wat is een Zero Balance Account (ZBA)?
Een nulbalansrekening (ZBA) is vrijwel precies hoe het klinkt: een lopende rekening waarin een saldo van nul wordt aangehouden. Wanneer er geld nodig is in de ZBA, wordt het exacte benodigde bedrag automatisch overgeschreven van een centrale of masteraccount. Evenzo worden stortingen dagelijks op de master-account gestort. Bedrijven gebruiken soms nulbalansrekeningen om ervoor te zorgen dat fondsen direct beschikbaar zijn op verschillende afdelingen, om overtollige saldi op afzonderlijke rekeningen te elimineren en om meer controle te behouden over de uitbetaling van fondsen. Deze accounts behandelen items zoals salarisadministratie, klein geld en andere soortgelijke behoeften.
Belangrijkste leerpunten
- Een nul-saldo-account (ZBA) is een account waarin een saldo van nul wordt aangehouden door geld over te boeken van en naar een master-account.
- ZBA-accounts zijn geen consumentenproducten, maar worden gebruikt door grotere bedrijven.
- Een organisatie kan meerdere subaccounts met een nulsaldo hebben.
Hoe Zero Balance-accounts werken
De master-account biedt een gecentraliseerde plek om de fondsen van een organisatie te beheren. Telkens wanneer er geld nodig is op de ZBA- betaalrekening om een afschrijving of transactie te dekken, worden ze overgeboekt van de master-account in het exacte vereiste bedrag. Een medewerker hoeft dit niet handmatig te doen, aangezien het proces volledig geautomatiseerd is.
Door fondsen te concentreren op de master-account, is er meer geld beschikbaar voor investeringen, in plaats van dat er kleine bedragen in dollars op verschillende subaccounts staan. Vaak heeft de master-account extra voordelen, zoals een hogere rente op saldi in vergelijking met de subaccounts. De master-account is geen lopende rekening, maar eerder een andere, meer winstgevende soort bankrekening. Zo maximaliseren ZBA’s de middelen die beschikbaar zijn voor investeringen en minimaliseren ze het risico van rekening-courantkredieten.
De activiteit van de ZBA beperkt zich tot het verwerken van betalingen en wordt niet gebruikt om een lopende balans te behouden.
Het gebruik van een ZBA om door de organisatie uitgegeven betaalpassen te financieren, helpt ervoor te zorgen dat alle activiteiten op de kaarten vooraf zijn goedgekeurd. Aangezien er geen inactief geld aanwezig is binnen de ZBA, is het niet mogelijk om een betaalpastransactie uit te voeren totdat er geld op de rekening is gestort. Dit kan helpen bij het beheersen van zakelijke uitgaven door het risico te beperken dat niet-goedgekeurde activiteiten plaatsvinden.
Het gebruik van een ZBA als een uitgavenbeheersingsmechanisme is vooral handig bij het beheren van incidentele kosten binnen een grote organisatie. Hoewel operationele kosten vaak gemakkelijker te voorspellen en te financieren zijn, kunnen incidentele kosten van nature variabel zijn. Door de snelle toegang tot geld via pinpassen te beperken, is de kans groter dat de juiste goedkeuringsprocedures worden gevolgd voordat een aankoop wordt voltooid. Dit maakt het eenvoudig om overboekingen en afstemming tussen rekeningen te volgen
ZBA speciale overwegingen
Een organisatie kan meerdere nulbalansrekeningen hebben om het budgetbeheer te verbeteren en het proces van het toewijzen van middelen efficiënter te maken. Dit kan het maken van een aparte ZBA voor elke afdeling of functie zijn als een manier om dagelijkse, maandelijkse of jaarlijkse kosten te controleren.
Andere redenen voor het creëren van afzonderlijke ZBA’s kunnen betrekking hebben op het financiële beheer van bepaalde kortetermijnprojecten of projecten die een bijzonder risico lopen op onverwachte overschotten. Het gebruik van nulbalansrekeningen helpt om te hoge kosten te voorkomen zonder de juiste kennisgeving en goedkeuring.