Op nul gebaseerde budgettering (ZBB)
Wat betekent op nul gebaseerde budgettering?
Zero-based budgeting (ZBB) is een methode van budgetteren waarbij alle uitgaven voor elke nieuwe periode verantwoord moeten worden. Het proces van op nul gebaseerde budgettering begint vanuit een “nulbasis” en elke functie binnen een organisatie wordt geanalyseerd op zijn behoeften en kosten. Budgetten worden vervolgens opgebouwd rond wat nodig is voor de komende periode, ongeacht of elk budget hoger of lager is dan het vorige.
De basisprincipes van op nul gebaseerde budgettering (ZBB)
Met ZBB kunnen strategische doelen op het hoogste niveau worden geïmplementeerd in het budgetteringsproces door ze te koppelen aan specifieke functionele gebieden van de organisatie, waar kosten eerst kunnen worden gegroepeerd en vervolgens kunnen worden afgemeten aan eerdere resultaten en huidige verwachtingen.
Vanwege het detailgeoriënteerde karakter kan op nul gebaseerde budgettering een voortschrijdend proces zijn dat over meerdere jaren wordt uitgevoerd, waarbij een paar functionele gebieden tegelijk worden beoordeeld door managers of groepsleiders. Op nul gebaseerde budgettering kan helpen de kosten te verlagen door algemene verhogingen of verlagingen van het budget van een voorgaande periode te vermijden. Het is echter een tijdrovend proces dat veel langer duurt dan traditionele, op kosten gebaseerde budgettering. De praktijk geeft ook de voorkeur aan gebieden die directe inkomsten of productie behalen, omdat hun bijdragen gemakkelijker te rechtvaardigen zijn dan in afdelingen zoals klantenservice en onderzoek en ontwikkeling.
Op nul gebaseerde budgettering versus traditionele budgettering
Traditionele budgettering vraagt om incrementele verhogingen ten opzichte van eerdere budgetten, zoals een stijging van 2% van de uitgaven, in tegenstelling tot een rechtvaardiging van zowel oude als nieuwe uitgaven, zoals vereist bij op nul gebaseerde budgettering. Traditionele budgettering analyseert alleen nieuwe uitgaven, terwijl ZBB begint vanaf nul en vraagt om een rechtvaardiging van oude, terugkerende uitgaven naast nieuwe uitgaven. Zero-based budgettering heeft tot doel managers te belasten met het rechtvaardigen van uitgaven, en heeft tot doel waarde te creëren voor een organisatie door kosten te optimaliseren en niet alleen inkomsten.
Voorbeeld van op nul gebaseerde budgettering
Stel dat een bedrijf dat bouwmachines maakt, een op nul gebaseerd budgetteringsproces implementeert dat vereist dat de kosten van de productieafdeling nader worden bekeken. Het bedrijf merkt op dat de kosten van bepaalde onderdelen die in zijn eindproducten worden gebruikt en worden uitbesteed aan een andere fabrikant elk jaar met 5% stijgen. Het bedrijf heeft de mogelijkheid om die onderdelen met eigen arbeiders in eigen huis te maken. Na afweging van de plus- en minpunten van eigen fabricage, merkt het bedrijf dat het de onderdelen goedkoper kan maken dan de externe leverancier.
In plaats van blindelings het budget met een bepaald percentage te verhogen en de kostenstijging te maskeren, kan het bedrijf een situatie identificeren waarin het kan besluiten het onderdeel zelf te maken of het onderdeel voor zijn eindproducten bij de externe leverancier te kopen. Bij traditionele budgettering kunnen kostenfactoren binnen afdelingen niet worden geïdentificeerd. Op nul gebaseerde budgettering is een gedetailleerder proces dat erop gericht is uitgaven te identificeren en te rechtvaardigen. Op nul gebaseerde budgettering is echter ook meer betrokken, dus de kosten van het proces zelf moeten worden afgewogen tegen de besparingen die het kan identificeren. (Zie ‘Op nul gebaseerde budgettering: voor- en nadelen ‘ voor gerelateerde informatie )
Veel Gestelde Vragen
Wat is op nul gebaseerde budgettering?
Op nul gebaseerde budgettering is in de jaren zestig ontstaan door de voormalige accountmanager van Texas Instruments, Peter Pyhrr. In tegenstelling tot traditionele budgettering begint op nul gebaseerde budgettering bij nul, waardoor elke afzonderlijke uitgave voor een rapportageperiode wordt gerechtvaardigd. Op nul gebaseerde budgettering begint helemaal opnieuw, waarbij elke granulaire behoefte van het bedrijf wordt geanalyseerd, in plaats van incrementele budgetteringsverhogingen die worden aangetroffen bij traditionele budgettering. In wezen maakt dit een strategische, top-down benadering mogelijk om de prestaties van een bepaald project te analyseren.
Wat zijn de voordelen van op nul gebaseerde budgettering?
Als boekhoudkundige praktijk biedt op nul gebaseerde budgettering een aantal voordelen, waaronder gerichte operaties, lagere kosten, budgetflexibiliteit en strategische uitvoering. Wanneer managers nadenken over hoe elke dollar wordt besteed, komen de activiteiten met de hoogste omzet meer in beeld. Ondertussen kunnen lagere kosten het gevolg zijn, aangezien op nul gebaseerde budgettering de verkeerde toewijzing van middelen kan voorkomen die in de loop van de tijd kan optreden wanneer een budget stapsgewijs groeit.
Wat zijn de nadelen van op nul gebaseerde budgettering?
Zero-based budgettering heeft een aantal nadelen. Ten eerste is het actueel en kost het veel middelen. Omdat elke periode een nieuw budget wordt ontwikkeld, zijn de tijdkosten mogelijk niet de moeite waard. In plaats daarvan kan het gebruik van een aangepast budgetsjabloon voordeliger zijn. Ten tweede kan het kortetermijnperspectieven in het bedrijf belonen door meer middelen toe te wijzen aan activiteiten met de hoogste inkomsten. Op hun beurt kunnen gebieden zoals onderzoek en ontwikkeling, of gebieden met een langetermijnhorizon, over het hoofd worden gezien.