Accounts Payable (AP)

Wat zijn crediteuren (AP)?

Te betalen rekeningen (AP) is een rekening in het grootboek die de verplichting van een bedrijf vertegenwoordigt om een ​​kortlopende schuld aan zijn schuldeisers of leveranciers af te betalen. Een ander veelgebruikt gebruik van “AP” verwijst naar de zakelijke afdeling of divisie die verantwoordelijk is voor het verrichten van betalingen die het bedrijf verschuldigd is aan leveranciers en andere crediteuren.

Inzicht in crediteuren

Het totale crediteuren (AP) -saldo van een bedrijf op een bepaald tijdstip zal op de balans verschijnen  onder het gedeelte over kortlopende verplichtingen. Te betalen rekeningen zijn schulden die binnen een bepaalde periode moeten worden afbetaald om wanbetaling te voorkomen. Op bedrijfsniveau verwijst AP naar schuldbetalingen op korte termijn die verschuldigd zijn aan leveranciers. Het te betalen bedrag is in wezen een IOU op korte termijn van het ene bedrijf naar het andere bedrijf of entiteit. De andere partij zou de transactie boeken als een verhoging van haar debiteuren voor hetzelfde bedrag.

De crediteurenadministratie (AP) is een belangrijk cijfer op de balans van een bedrijf. Als AP stijgt ten opzichte van een voorgaande periode, betekent dit dat het bedrijf meer goederen of diensten op krediet koopt in plaats van contant te betalen. Als de AP van een bedrijf afneemt, betekent dit dat het bedrijf zijn schulden uit de voorgaande periode sneller afbetaalt dan dat het nieuwe items op krediet koopt. Beheer van crediteuren is van cruciaal belang bij het beheren van de cashflow van een bedrijf.

Bij gebruik van de indirecte methode om het kasstroomoverzicht op te stellen, verschijnt de netto toename of afname van AP ten opzichte van de voorgaande periode in het bovenste gedeelte, de kasstroom uit operationele activiteiten. Het management kan AP gebruiken om de cashflow van het bedrijf tot op zekere hoogte te manipuleren. Als het management bijvoorbeeld de kasreserves voor een bepaalde periode wil vergroten, kan het de tijd die het bedrijf nodig heeft om alle openstaande rekeningen in AP te betalen, verlengen. Deze flexibiliteit om later te betalen moet echter worden afgewogen tegen de voortdurende relaties die het bedrijf heeft met zijn leveranciers. Het is altijd een goede zakelijke gewoonte om rekeningen op de vervaldatum te betalen.

Opnemen van crediteuren

Een goede dubbele boekhouding vereist dat er altijd een compenserende debet- en creditering moet zijn voor alle boekingen in het grootboek. Om de crediteuren vast te leggen,  crediteert de accountant de crediteuren wanneer de rekening of factuur wordt ontvangen. De debetverrekening voor deze boeking wordt doorgaans op een onkostenrekening gedaan voor het goed of de dienst die op krediet is gekocht. De afschrijving kan ook plaatsvinden op een activarekening als het gekochte item een activeerbaar activum was. Wanneer de rekening is betaald, debiteert de accountant de crediteuren om het saldo van de passiva te verlagen. Het verrekeningskrediet wordt op de geldrekening gestort, waardoor ook het kassaldo afneemt.

Stel je voor dat een bedrijf een factuur van $ 500 krijgt voor kantoorbenodigdheden. Wanneer de AP-afdeling de factuur ontvangt, registreert het een tegoed van $ 500 op de crediteurenadministratie en een debet van $ 500 op de kosten voor kantoorbenodigdheden. De afschrijving van $ 500 voor kantoorbenodigdheden stroomt op dit punt door naar de winst-en-verliesrekening, dus het bedrijf heeft de aankooptransactie geregistreerd, ook al is er geen contant geld uitbetaald. Dit is in overeenstemming met de boekhouding op transactiebasis, waarbij kosten worden opgenomen wanneer ze worden gemaakt in plaats van wanneer liquide middelen van eigenaar wisselen. Het bedrijf betaalt vervolgens de rekening en de accountant schrijft een tegoed van $ 500 op de geldrekening en een debitering van $ 500 op de te betalen rekeningen.

Een bedrijf kan op elk moment veel openstaande betalingen aan leveranciers hebben. Alle uitstaande betalingen aan leveranciers worden geregistreerd in de crediteurenadministratie. Als gevolg hiervan, als iemand naar het saldo in de crediteurenadministratie kijkt, ziet hij het totale bedrag dat het bedrijf aan al zijn leveranciers en kortlopende geldschieters verschuldigd is. Dit totaalbedrag staat op de balans. Als het bovenstaande bedrijf bijvoorbeeld ook een factuur voor gazononderhoud van $ 50 ontving, zou het totaal van beide posten in de crediteurenadministratie $ 550 bedragen voordat het bedrijf die schulden afbetaalde.

Leveranciers versus handelsschulden

Hoewel sommige mensen de uitdrukkingen “crediteurenadministratie” en “handelsschulden” door elkaar gebruiken, verwijzen de uitdrukkingen naar vergelijkbare, maar enigszins verschillende situaties. Handelsschulden vormen het geld dat een bedrijf zijn leveranciers verschuldigd is voor voorraadgerelateerde goederen, zoals zakelijke benodigdheden of materialen die deel uitmaken van de inventaris. De crediteurenadministratie omvat alle kortlopende schulden of verplichtingen van het bedrijf.

Als een restaurant bijvoorbeeld geld verschuldigd is aan een eet- of drankenbedrijf, maken die items deel uit van de inventaris en dus van zijn handelsschulden. Ondertussen vallen verplichtingen aan andere bedrijven, zoals het bedrijf dat de personeelskleding van het restaurant schoonmaakt, in de categorie crediteuren. Beide categorieën vallen onder de bredere categorie crediteuren en veel bedrijven combineren beide onder de term crediteuren.

Leveranciers versus debiteuren

Debiteuren en crediteuren zijn in wezen tegenpolen. De crediteurenadministratie is het geld dat een bedrijf zijn leveranciers verschuldigd is, terwijl debiteuren het geld zijn dat aan het bedrijf verschuldigd is, meestal door klanten. Wanneer het ene bedrijf transacties uitvoert met een ander op krediet, neemt het ene een boeking op in de crediteurenadministratie, terwijl het andere een boeking op de debiteurenadministratie registreert.

Veel Gestelde Vragen