Overlopende rekeningen

Wat zijn overlopende posten?

Overlopende rekeningen zijn verdiende opbrengsten of gemaakte kosten die een impact hebben op het nettoresultaat van een bedrijf in de winst-en-verliesrekening, hoewel de contanten die verband houden met de transactie nog niet van eigenaar zijn veranderd. Overlopende rekeningen hebben ook invloed op de balans, aangezien het niet-contante activa en passiva betreft. Overlopende rekeningen omvatten onder meer crediteuren, debiteuren, opgebouwde belastingverplichtingen en opgebouwde of te betalen rente.

Inzicht in overlopende posten

Overlopende rekeningen vormen de basis van de boekhoudmethode op transactiebasis, de methode die de voorkeur geniet volgens algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP).  Met behulp van de toerekeningsmethode past een accountant correcties toe voor opbrengsten die zijn verdiend maar nog niet in het grootboek zijn opgenomen en kosten die zijn gemaakt maar ook nog niet zijn geboekt. De overlopende rekeningen worden gemaakt via het corrigeren van journaalboekingen aan het einde van elke boekhoudperiode, zodat de gerapporteerde financiële overzichten deze bedragen kunnen bevatten.

Door het gebruik van baten-lasten wordt de kwaliteit van de informatie over financiële overzichten aanzienlijk verbeterd. Vóór het gebruik van overlopende posten registreerden accountants alleen contante transacties. Helaas geven contante transacties geen informatie over andere belangrijke zakelijke activiteiten, zoals inkomsten op basis van krediet dat aan klanten is verstrekt of de toekomstige verplichtingen van een bedrijf. Door overlopende posten vast te leggen, kan een bedrijf meten wat het op korte termijn verschuldigd is en ook welke inkomsten het verwacht te ontvangen. Het stelt een bedrijf ook in staat activa vast te leggen die geen contante waarde hebben, zoals goodwill.

Bij dubbele boekhouding is de verrekening met een te betalen uitgave een rekening voor overlopende passiva die op de balans verschijnt. De verrekening met de overlopende inkomsten is een rekening voor overlopende activa, die ook op de balans verschijnt. Daarom heeft een aanpassing van de journaalboeking voor een toerekening invloed op zowel de balans als de resultatenrekening.

Voorbeelden van overlopende posten

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van het opbouwen van inkomsten voor een elektriciteitsbedrijf. Het nutsbedrijf wekte elektriciteit op die klanten in december kregen. Het nutsbedrijf rekent de elektriciteitsklanten echter pas de volgende maand af, wanneer de meters zijn afgelezen. Om het juiste omzetcijfer voor het jaar op de financiële overzichten van het nutsbedrijf te hebben, moet het bedrijf een bijgestelde journaalboeking voltooien om de omzet te rapporteren die in december is verdiend.

Het zal bovendien vanaf 31 december in de debiteurenrekening worden weergegeven, omdat het nutsbedrijf heeft voldaan aan zijn verplichtingen jegens zijn klanten door op dat moment de inkomsten te verdienen. De aanpassing van de journaalboeking voor december zou een debet aan debiteuren en een creditering aan een inkomstenrekening omvatten. De volgende maand, wanneer het geld is ontvangen, zou het bedrijf een krediet opnemen om de debiteuren te verlagen en een debet om het geld te verhogen.

Een voorbeeld van een toerekening van onkosten betreft personeelsbonussen die in 2019 zijn verdiend, maar pas in 2020 zullen worden uitbetaald.. Daarom wordt voorafgaand aan de publicatie van de jaarrekening 2019 een correctiejournaalboeking geregistreerd met een debet aan een onkostenrekening en een credit aan een passivarekening. Zodra de betaling in het nieuwe jaar is gedaan, wordt de passiva-rekening verlaagd door middel van een debet en wordt de geldrekening verlaagd door middel van een creditering.

Een andere lastenopbouw vindt plaats voor rente. Een bedrijf met een obligatie zal bijvoorbeeld rentelasten opbouwen op zijn maandelijkse financiële overzichten, hoewel rente op obligaties doorgaans halfjaarlijks wordt betaald. De rentelasten die in een correctiejournaalboeking worden geregistreerd, zijn het bedrag dat is opgebouwd op de datum van het financiële overzicht. Een overeenkomstige renteverplichting zal op de balans worden opgenomen.