Cognossement
Wat is een vrachtbrief?
Een cognossement (BL of BoL) is een wettelijk document dat door een vervoerder aan een verzender wordt afgegeven en waarin het type, de hoeveelheid en de bestemming van de vervoerde goederen worden vermeld. Een vrachtbrief dient ook als ontvangstbewijs wanneer de vervoerder de goederen op een vooraf bepaalde bestemming aflevert. Dit document moet de verzonden producten, ongeacht de vorm van vervoer te begeleiden, en moet worden ondertekend door een gevolmachtigde van de vervoerder, verzender en de ontvanger.12
Belangrijkste leerpunten
- Een cognossement is een wettelijk document dat door een vervoerder aan een verzender is afgegeven en waarin het type, de hoeveelheid en de bestemming van de vervoerde goederen worden vermeld.1
- Een vrachtbrief is een eigendomsdocument, een ontvangstbewijs voor verzonden goederen en een contract tussen een vervoerder en een verzender.
- Dit document moet de verzonden goederen vergezellen en moet worden ondertekend door een gemachtigde vertegenwoordiger van de vervoerder, de verzender en de ontvanger.
- Als het op de juiste manier wordt beheerd en beoordeeld, kan een vrachtbrief diefstal van activa helpen voorkomen.
Bill of Lading begrijpen
De vrachtbrief is een juridisch bindend document dat de vervoerder en de verzender alle noodzakelijke details geeft om een zending nauwkeurig te verwerken. Het heeft drie hoofdfuncties. Ten eerste is het een eigendomsdocument van de goederen die in het connossement worden beschreven. Ten tweede is het een ontvangstbewijs voor de verzonden producten. Ten slotte vertegenwoordigt de vrachtbrief de overeengekomen voorwaarden voor het transport van de goederen.1
Een logistiek bedrijf is bijvoorbeeld van plan om met een zware vrachtwagen benzine te vervoeren van een fabriek in Texas naar een benzinestation in Arizona. Een fabrieksvertegenwoordiger en de chauffeur ondertekenen de vrachtbrief na het laden van het gas op de vrachtwagen. Zodra de vervoerder de brandstof aan het tankstation in Arizona levert, vraagt de vrachtwagenchauffeur de stationsmedewerker om het document ook te ondertekenen.
Elk bedrijf heeft interne controles nodig om diefstal te voorkomen. Een belangrijk onderdeel van interne controle is de scheiding van taken, waardoor wordt voorkomen dat een werknemer te veel controle heeft binnen een bedrijf. Geen twee interne controlesystemen zijn hetzelfde. De meeste volgen echter een standaardset van kernfilosofieën die de standaardmanagementpraktijk zijn geworden. De implementatie van interne controles kan helpen bij het stroomlijnen van activiteiten en het voorkomen van fraude. Een vrachtbrief is een van de vele belangrijke documenten die correct moeten worden beheerd en gecontroleerd om diefstal van activa te voorkomen.
Voorbeeld van een vrachtbrief
Stel dat XYZ Fine Dining bijvoorbeeld vijf keer per week zendingen vers vlees en vis ontvangt. De restaurantmanager bepaalt het soort en de hoeveelheid vlees en vis die het restaurant moet bestellen. Hij vult vervolgens een inkooporder (PO) in en de eigenaar van XYZ beoordeelt en parafeert elke PO voordat deze naar de voedselverkoper wordt gemaild. De verkoper verzamelt het vlees en de vis en ondertekent een vrachtbrief samen met een vertegenwoordiger van de nachtvervoerder.
Vervolgens levert de vervoerder het eten af bij het restaurant en de manager vergelijkt de informatie op de vrachtbrief met wat op de PO werd gevraagd. Als de informatie overeenkomt, worden de PO en de vrachtbrief naar de eigenaar gestuurd, die de documenten beoordeelt en een cheque schrijft die aan de voedselverkoper moet worden betaald.
In dit voorbeeld geeft de eigenaar de verkoper geen cheque uit zonder de inkooporder en de vrachtbrief te hebben bekeken. Deze stap zorgt ervoor dat XYZ alleen betaalt voor wat het heeft besteld en wat het heeft ontvangen. Als de twee documenten niet overeenkomen wanneer de restaurantmanager ze vergelijkt, zal de manager de verkoper vragen naar de uitzondering. Een derde medewerker verzoent het bankafschrift en stort bedrijfsstortingen. Al deze stappen moeten worden uitgevoerd om diefstal te voorkomen.
Veel Gestelde Vragen
Waarom is een vrachtbrief belangrijk?
Het belang van een cognossement ligt in het feit dat het een juridisch bindend document is dat de vervoerder en de verzender alle noodzakelijke details geeft om een zending nauwkeurig te verwerken. Dit houdt in dat het kan worden gebruikt bij geschillen, indien nodig, en dat alle betrokken partijen veel moeite zullen doen om de juistheid van het document te waarborgen. In wezen is het een onbetwist bewijs van verzending. Bovendien maakt een cognossement de scheiding van taken mogelijk, wat een essentieel onderdeel is van de interne controlestructuur van een bedrijf om diefstal te voorkomen.
Wat is het doel van een vrachtbrief?
Een cognossement heeft drie hoofddoelen. Ten eerste is het een eigendomsdocument van de goederen die in het connossement worden beschreven. Ten tweede is het een ontvangstbewijs voor de verzonden producten. Ten slotte vertegenwoordigt de vrachtbrief de overeengekomen voorwaarden voor het transport van de goederen.
Wat staat er op een vrachtbrief?
Meestal bevat een vrachtbrief de namen en adressen van de verzender (verzender) en ontvanger (geadresseerde), verzenddatum, hoeveelheid, exact gewicht, waarde en vrachtclassificatie. Bovendien is er een volledige beschrijving van de items, inclusief of ze zijn geclassificeerd als gevaarlijk, het gebruikte type verpakking, eventuele specifieke instructies voor de vervoerder en eventuele speciale volgnummers voor bestellingen.