Tekortkomingbrief
Wat is een tekortbrief?
Een aanmaningsbrief is een brief uitgegeven door de Securities and Exchange Commission (SEC) en duidt op een significante tekortkoming of omissie in een registratieverklaring of prospectus. Een aanmaningsbrief wordt afgegeven na een onderzoek door het Office of Compliance Inspections and Examinations (OCIE), een agentschap van de SEC, dat het compliance-examenprogramma beheert.
Belangrijkste leerpunten
- Een aanmaningsbrief is een brief die wordt uitgegeven door de Securities and Exchange Commission (SEC) en duidt op een significante tekortkoming of omissie in een registratieverklaring of prospectus.
- Een aanmaningsbrief wordt doorgaans verzonden naar registranten van voorgenomen openbare aandelenaanbiedingen, maar in het geval van een SEC-onderzoek kan een aanwijzingsbrief wijzen op tekortkomingen in het regelgevingsprogramma van een beleggingsadviseur.
- De brief stopt vaak het registratieproces en stelt daarmee de datum van afgifte uit.
- Er kan een stoporder worden uitgegeven samen met de aanmaningsbrief die elke verkoop van de effecten in de uitgifte zal voorkomen totdat de tekortkoming is afgehandeld.
Een aanmaningsbrief wordt doorgaans verzonden naar registranten van voorgenomen openbare aandelenaanbiedingen, maar in het geval van een SEC-onderzoek kan een aanwijzingsbrief wijzen op tekortkomingen in het regelgevingsprogramma van een beleggingsadviseur. Een aanmaningsbrief moet onmiddellijk worden afgehandeld en de SEC moet op de hoogte worden gesteld van alle maatregelen die worden genomen om de situatie te verhelpen.
Een aanmaningsbrief wordt ook wel een commentaarbrief of een commentaarbrief genoemd.
Inzicht in een tekortbrief
Bij de uitgifte van effecten zal een aanmaningsbrief het proces meestal verstoren. De brief stopt vaak het registratieproces en stelt daarmee de datum van afgifte uit. Dit voorkomt dat een bedrijf op een verwachte datum geld ontvangt. Bovendien kan er samen met de aanmaningsbrief een stopopdracht worden afgegeven. Dit voorkomt elke verkoop van de effecten in de uitgifte totdat het tekort is verholpen.
Wanneer een beleggingsadviseur een brief met tekortkomingen ontvangt met betrekking tot tekortkomingen in de naleving van de regelgeving, moet hij die brief behandelen door zijn programma voor naleving van de regelgeving te verbeteren op de manieren die in de brief worden geadviseerd. Alle SEC-gereguleerde beleggingsadviseurs moeten periodiek SEC-examens ondergaan. In ongeveer 80% van de gevallen worden aanmaningsbrieven afgegeven na een SEC-onderzoek. Meestal zijn ze bedoeld om tekortkomingen in de naleving van de regelgeving van de adviseur of verbeterpunten in hun bedrijf aan het licht te brengen, in plaats van onethisch gedrag aan de kaak te stellen.
Soorten tekortkomingen
De meeste tekortkomingen zijn van ondergeschikt belang, zoals in het geval van het niet bijhouden van voldoende advertentiedossiers of het handhaven van een inadequaat bedrijfscontinuïteitsplan. Enkele veel voorkomende tekortkomingen in de naleving zijn:
- Het nalaten om regelmatig jaarlijks nalevingsbeleid en -procedures uit te voeren, hun implementatie en hun effectiviteit in het bedrijf
- Het niet minstens één keer per jaar wijzigen van het ADV-formulier, of vaker indien vereist door de instructies van het ADV-formulier
- Het is niet gelukt om een PF-formulier in te dienen
- Het niet voldoen aan de vereisten van de Custody Rule
Veel adviseurs realiseren zich niet dat ze niet voldoen aan de wettelijke compliancevereisten, omdat ze niet begrijpen hoe de regelgeving op hun situatie van toepassing is. Een adviseur die online toegang heeft tot de account van een klant, begrijpt bijvoorbeeld misschien niet dat hij de bewaring van die account heeft en moet voldoen aan de vereisten van de Custody Rule, inclusief openstaan voor verrassingsonderzoeken van de SEC. Adviseurs voldoen vaak tot op zekere hoogte aan de regelgeving, maar voldoen niet volledig. Omdat regelgeving zo complex is, geeft de SEC adviseurs doorgaans een redelijke hoeveelheid tijd om tekortkomingen aan te pakken.