Formulier W-9 invullen: Verzoek om fiscaal identificatienummer (TIN) en certificering

Formulier W-9 invullen: verzoek om fiscaal identificatienummer (TIN) en certificering

Formulier W-9 is een van de gemakkelijkste IRS-formulieren om in te vullen, maar als belastingformulieren u nerveus maken, hoeft u zich geen zorgen te maken. We zullen u door de juiste manier leiden om het te voltooien.

Stap 1: Voer uw naam in zoals weergegeven op uw belastingaangifte.

Stap 2: Voer uw bedrijfsnaam of ‘genegeerde entiteit’-naam in, als deze verschilt van de naam die u in stap 1 heeft ingevoerd. U bent bijvoorbeeld mogelijk een eenmanszaak, maar voor marketingdoeleinden gebruikt u uw persoonlijke naam niet als uw Bedrijfsnaam;in plaats daarvan doet u zaken als een andere naam. U zou die naam hier invoeren. Wat betreft het genegeerde entiteitsdeel, als je niet weet wat het is, ben je dat waarschijnlijk niet. Het meest voorkomende type entiteit dat buiten beschouwing wordt gelaten, is een eenmanszaak met beperkte aansprakelijkheid.

Stap 3: Wat voor soort zakelijke entiteit bent u voor de classificatie van federale belasting: eenmanszaak, maatschap, C-corporatie, S-corporatie, trust / nalatenschap, naamloze vennootschap of “andere”? Vink het juiste vakje aan. Als u het niet zeker weet, bent u waarschijnlijk een eenmanszaak, omdat u veel papierwerk zou hebben moeten indienen om een ​​van de andere entiteiten te worden.

Stap 4: Vrijstellingen. De kans is groot dat u deze vakken blanco laat. Hier zijn een paar uitzonderingen: 

1. Begunstigden die zijn vrijgesteld van inhouding van back-up, zoals bedrijven (in de meeste gevallen), moeten mogelijk een code invoeren in het vak “Code vrijstelling begunstigde”. De instructies op formulier W-9 vermelden de vrijgestelde begunstigden en hun codes en de soorten betalingen waarvoor deze codes moeten worden gebruikt. Bedrijven die een W-9 invullen voor ontvangst van rente- of dividendbetalingen, voeren bijvoorbeeld code “5” in.

2. Begunstigden die zijn vrijgesteld van rapportage op grond van de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), moeten mogelijk een code invoeren in het vak “Vrijstelling van FATCA-rapportagecode”. Geen van deze vakken is van toepassing op de typische onafhankelijke contractant of freelancer.

Stap 5: Geef uw adres, stad, staat en postcode op. Wat als uw woonadres anders is dan uw bedrijfsadres? Welk adres moet u opgeven op formulier W-9? Gebruik het adres dat u gebruikt op uw belastingaangifte. Als u bijvoorbeeld een eenmanszaak bent die kantoorruimte huurt, maar u uw belastingaangifte indient met uw thuisadres, voert u uw thuisadres in op formulier W-9, zodat de belastingdienst geen problemen ondervindt bij het matchen van uw 1099’s met uw formulier 1040.

Stap 6: In deze optionele stap kunt u de naam en het adres van de aanvrager opgeven. Wellicht wilt u dit vak invullen om bij te houden aan wie u uw fiscaal identificatienummer hebt verstrekt.

Stap 7: De IRS noemt deze sectie Deel I, waardoor je je moet afvragen wat al die stappen waren die je zojuist hebt voltooid. Hier moet u het belastingidentificatienummer van uw bedrijf opgeven, dat ofwel uw individuele burgerservicenummer (SSN) is als u een eenmanszaak bent, of uw werkgeversidentificatienummer (EIN) als u een ander type bedrijf bent. Nu hebben sommige eenmanszaken ook EIN’s, maar de IRS geeft er de voorkeur aan dat eenmanszaken hun SSN’s gebruiken op formulier W-9. Nogmaals, als u dit doet, wordt het gemakkelijker om elke 1099 die u ontvangt te matchen met uw belastingaangifte, die u onder uw SSN indient.

Wat als uw bedrijf nieuw is en geen EIN heeft? U kunt nog steeds formulier W-9 invullen. De IRS zegt dat u uw nummer moet aanvragen en ‘aangevraagd’ moet schrijven in de ruimte voor het FIN. U wilt dit nummer zo snel mogelijk krijgen, omdat u, totdat u dat doet, wordt ingehouden op de back-up. U kunt een EIN aanvragen op de IRS-website. Zie de onderstaande instructies voor stap 8, deel II, voor meer informatie over het inhouden van back-ups.

Stap 8: In deel II moet u de waarheidsgetrouwheid van al uw informatie bevestigen voordat u formulier W-9 kunt ondertekenen. Opzettelijk liegen op een belastingformulier kan betekenen dat u een boete moet betalen of de gevangenis in moet; de IRS rommelt niet. Voordat u formulier W-9 ondertekent, zijn hier de verklaringen die u moet bevestigen dat ze waar zijn, op straffe van meineed:

1. Het nummer dat op dit formulier wordt weergegeven, is mijn juiste identificatienummer van de belastingbetaler (of ik wacht op een nummer dat aan mij wordt verstrekt).

Als u erover nadenkt om een ​​’geleend’, gestolen of verzonnen belastingnummer te gebruiken, denk dan twee keer na voordat u onder ede liegt.

2. Ik ben niet onderworpen aan inhouding van back-ups omdat: (a) ik ben vrijgesteld van inhouding van back-ups, of (b) ik niet door de Internal Revenue Service (IRS) op de hoogte ben gebracht dat ik onderworpen ben aan inhouding van back-ups als gevolg van een het niet rapporteren van alle rente of dividenden, of (c) de IRS heeft mij meegedeeld dat ik niet langer onderworpen ben aan back-up inhouding.

De meeste belastingbetalers zijn vrijgesteld van back-up-inhouding maar dat niet meer bent, niemand het hoeft te weten.

3. Ik ben een Amerikaans staatsburger of een ander Amerikaans persoon.

Als je een buitenaards wezen bent, sta je vrij. De IRS beschouwt ook het volgende als een “US person”: een partnerschap, corporatie, bedrijf of vereniging opgericht of georganiseerd in de Verenigde Staten of onder de wetten van de Verenigde Staten; een huiselijk landgoed; en een huiselijk vertrouwen. Als uw bedrijf een maatschap is met een buitenlandse partner, gelden er speciale regels; lees erover in de instructies om W-9 te vormen. Als u geen Amerikaans staatsburger bent, moet u mogelijk formulier W-8 of formulier 8233 invullen.

4. De FATCA-code (s) ingevoerd op dit formulier (indien aanwezig) om aan te geven dat ik vrijgesteld ben van FATCA-rapportage is correct.

U hoeft zich hier waarschijnlijk geen zorgen over te maken, die te maken heeft met de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA).

Speciale overwegingen bij het indienen van formulier W-9

Formulier W-9 vertelt u dat u punt 2 hierboven moet doorhalen als u door de IRS op de hoogte bent gebracht dat u momenteel onderworpen bent aan een bronbelasting omdat u niet alle rente en dividenden op uw belastingaangifte hebt vermeld.

U kunt item 2 doorhalen als u formulier W-9 invult in verband met een onroerendgoedtransactie. Punt 2 is in dit geval niet van toepassing, dus het maakt niet uit of u onderhevig bent aan inhouding van de back-up.

Als u de kleine lettertjes in de W-9-instructies zorgvuldig leest, lijkt het erop te wijzen dat de meeste mensen dit formulier helemaal niet hoeven te ondertekenen. Over het algemeen hoeft u het alleen te ondertekenen als de IRS u heeft laten weten dat u eerder een onjuist TIN heeft opgegeven. Afgezien van technische aspecten, zal de persoon die u heeft gevraagd om formulier W-9 in te vullen het waarschijnlijk als onvolledig of ongeldig beschouwen als u het niet hebt ondertekend, en veel succes met het proberen hen anders te overtuigen.

Formulier W-9 retourneren

Stuur uw ingevulde W-9-formulier terug naar het bedrijf dat u heeft gevraagd het in te vullen. Idealiter bezorg je het persoonlijk om je blootstelling aan identiteitsdiefstal te beperken, maar deze methode is vaak niet praktisch. E-mail wordt als relatief veilig beschouwd. Als u het formulier moet e-mailen, moet u zowel het document als uw e-mailbericht coderen en driemaal controleren of u het juiste e-mailadres van de ontvanger hebt voordat u uw bericht verzendt. Gratis services zijn online beschikbaar om u hierbij te helpen, maar controleer hun reputatie voordat u uw documenten aan hen toevertrouwt.

Het komt neer op

Door nauwkeurige informatie op uw W-9-formulier te verstrekken, kunt u ervoor zorgen dat betalingen die u ontvangt – of andere transacties waarvoor dit formulier nodig is – correct worden gerapporteerd aan de IRS. Als u bepaalde zaken niet zeker weet, zoals de juiste classificatie van uw bedrijf, neem dan contact op met uw accountant of een andere financieel adviseur.