Hoe credit- en debetsaldi in een grootboek te berekenen
Een grootboek fungeert als een record van alle rekeningen in een bedrijf en de transacties die daarin plaatsvinden. Het balanceren van het grootboek houdt in dat het totale aantal afschrijvingen wordt afgetrokken van het totale aantal tegoeden. Om bij- en afschrijvingen correct te kunnen berekenen, moeten eerst enkele regels worden begrepen.
Belangrijkste leerpunten
- Een grootboek is een overzicht van alle rekeningen in een bedrijf en hun transacties.
- Bij het in evenwicht brengen van een grootboek worden de totale afschrijvingen afgetrokken van de totale tegoeden.
- Alle debetrekeningen zijn bedoeld om aan de linkerkant van een grootboek te worden ingevoerd, terwijl de tegoeden aan de rechterkant worden ingevoerd.
- Om een grootboek in evenwicht te brengen, moeten de tegoeden en afschrijvingen gelijk zijn.
- Debiteringen verhogen de activa, uitgaven- en dividendrekeningen, terwijl credits ze verlagen.
- Credits verhogen de aansprakelijkheids, inkomsten- en eigenvermogensrekeningen, terwijl debiteringen ze verlagen.
Hoe de saldi te berekenen
Voer om te beginnen alle debetrekeningen aan de linkerkant van de balans en alle kredietrekeningen aan de rechterkant in. Voeg het saldo voor elk toe. Overweeg op welke debetrekening elke transactie van invloed is en of deze die rekening uiteindelijk verhoogt of verlaagt. Verlaagt het bijvoorbeeld de voorraad of verhoogt het geld? Bereken ten slotte het saldo voor elke rekening en werk de balans bij.
Als u klaar bent, controleert u of de credits gelijk zijn aan de debiteringen om er zeker van te zijn dat de boeken in evenwicht zijn. Een andere manier om ervoor te zorgen dat de boeken in evenwicht zijn, is door een proefbalans te creëren. Dit betekent een lijst van alle rekeningen in het grootboek en de saldi van elke debet en credit. Zodra de saldi zijn berekend voor zowel de afschrijvingen als de tegoeden, moeten de twee overeenkomen. Als de cijfers niet hetzelfde zijn, is er iets gemist of verkeerd berekend en zijn de boeken niet in evenwicht.
Belangrijke regels om te volgen
Ten eerste moeten afschrijvingen uiteindelijk gelijk zijn aan tegoeden. Hoewel dit in het begin misschien verwarrend is en het verleidelijk kan zijn om simpelweg positieve en negatieve getallen te gebruiken om transacties te verantwoorden, geeft de debet- en kredietrelatie uiteindelijk nauwkeuriger weer wat er in een bedrijf gebeurt.
Ten tweede verhogen debiteringen de activa, uitgaven- en dividendrekeningen, terwijl credits ze verlagen. Het kan handig zijn om het geheugensteuntje DEAD te gebruiken om dit te onthouden. D ebits toename E xpenses, A ctiva en D ividends.
Ten derde geldt het tegenovergestelde voor aansprakelijkheids, inkomsten- en vermogensrekeningen. Credits verhogen deze terwijl debiteringen ze verlagen. Mnemonic voor het herinneren deze verhouding GIRLS Accounts een stijging veroorzaken G ains, I Ncome, R evenues, L ASSIVA en S vermogen tockholders’.
Omdat deze het tegenovergestelde effect hebben op de complementaire rekeningen, zijn de bij- en afschrijvingen uiteindelijk gelijk aan elkaar en tonen ze aan dat de rekeningen in evenwicht zijn. Elke transactie kan worden beschreven aan de hand van het debet / credit-formaat en boeken moeten in balans worden gehouden, zodat elke incasso wordt gematcht met een bijbehorend krediet.
Boekhoudkundige praktijken
Boekhoudsoftware zoals QuickBooks, FreshBooks en Xero zijn handig voor het balanceren van boeken, aangezien dergelijke programma’s automatisch alle gebieden markeren waarin een corresponderende credit of debitering ontbreekt. De meeste bedrijven hebben een interne accountant die dit allemaal zal afhandelen, maar als u uw eigen financiën beheert, is het een goed idee om belangrijke cijfers door een externe boekhoudadviseur te laten lopen, zoals een gecertificeerde openbare accountant (CPA) of een geregistreerde agent (EA).
Een afschrijving zonder het bijbehorende tegoed wordt een bungelende afschrijving genoemd. Dit kan gebeuren wanneer een debetboeking aan de creditzijde wordt ingevoerd of wanneer een bedrijf wordt overgenomen maar die transactie niet wordt geregistreerd. Evenzo kan een tegoedbon in het grootboek worden ingevoerd wanneer een storting wordt gedaan, maar er is een compenserende debetkaart nodig, ofwel tegelijkertijd of kort daarna, om de boeken in evenwicht te brengen.