Betalingen per Diem
Wat zijn betalingen per diem?
Dagvergoedingen zijn Zakelijke uitgaven omvatten doorgaans accommodatie, vervoer, eten en andere incidentele uitgaven. Per diem – de Latijnse term voor “per dag” – kan ook verwijzen naar een structureel vergoedingssysteem waarin een werknemer per dag wordt betaald, in plaats van per uur of per maand.
Belangrijkste leerpunten
- Dagvergoedingen zijn dagvergoedingen die aan werknemers worden betaald om kosten te dekken die tijdens een zakenreis worden gemaakt.
- Dagvergoedingen zijn handig wanneer werknemers jaarlijkse zakelijke uitgaven maken, zoals accommodatie, maaltijden, reizen, enzovoort.
- Bedrijven kunnen dagvergoedingen aanbieden in de vorm van bedrijfscreditcards, volledige of gedeeltelijke onkostenvergoeding of vaste dagtarieven.
- De meeste bedrijven gebruiken het standaardtarief dat door de federale overheid is vastgesteld als richtlijn voor hun dagvergoedingen.
Inzicht in Per Diem-betalingen
Dagvergoedingen zijn handig voor sommige functies die veel reizen vereisen, waardoor werknemers jaarlijkse zakelijke uitgaven moeten maken, zoals accommodatie, maaltijden, reizen, enzovoort. Bedrijven hebben verschillende systemen om deze kosten te dekken:
- Bedrijfscreditcards : sommige bedrijven geven creditcards uit aan hun werknemers. Hierdoor kunnen ze tijdens het werk onmiddellijk hun zakelijke uitgaven betalen, zonder dat ze zelf kosten hoeven te maken.
- Volledige of gedeeltelijke onkostenvergoeding : hoewel sommige bedrijven de personeelskosten volledig dekken, bieden sommige bedrijven alleen dagvergoedingen voor gedeeltelijke onkosten, met name voor zaken als accommodatie, eten en reizen.
- Vaste bedragen : veel bedrijven bieden hun werknemers een specifiek, vast dagtarief. Van werknemers wordt verwacht dat zij hun kosten geheel of gedeeltelijk dekken met deze dagvergoeding.
Dagvergoeding verwijst ook naar de structuur van de compensatie die sommige werknemers ontvangen. Werknemers met een dagvergoeding ontvangen hun loon per dag of per hoeveelheid verricht werk. Dit soort werknemers heeft meestal een tijdelijk of kort contract, in tegenstelling tot een voltijdbaan. Gezondheidswerkers en plaatsvervangende leerkrachten zijn voorbeelden van werknemers met een dagvergoedingsschema.
Speciale overwegingen
De dagvergoedingen voor de meeste werknemers van de federale overheid worden vastgesteld door de Amerikaanse General Services Administration (GSA). Bedrijven met een dagvergoedingsbeleid voor zakelijke uitgaven gebruiken dit federale dagtarief als richtlijn. Standaardtarieven voor zowel binnenlandse als internationale reizen gaan in op 1 oktober van elk jaar. Hoewel de tarieven van de Amerikaanse overheid zijn gebaseerd op de kosten van levensonderhoud in de stad van een bedrijf, kan het zijn tarieven hoger of lager dan het standaardtarief vaststellen.
Dagvergoedingen die hoger zijn dan het standaardtarief, vereisen dat de werknemer belasting betaalt over het meerdere. Het teveel betaalde bedrag is opgenomen in vak 12 van formulier W-2. Het uitblijven van een zakelijke kosten rapport met de werkgever te dienen binnen 60 dagen resulteert in het algemeen in een belasting betaling op de volledige per diem uitbetaling.
Werknemers zijn verplicht om belasting te betalen over elk bedrag boven het standaard dagtarief.
Dagvergoedingen maken geen deel uit van het loon van een werknemer als de betaling gelijk is aan of lager is dan het federale dagtarief en de werknemer een bedrijfskostenrapport aan zijn of haar werkgever geeft. Betalingen worden gewoonlijk geteld als niet-belastbaar inkomen aan werknemers en worden apart van het belastbaar inkomen vermeld op formulier W-2. De zakelijke onkostendeclaratie moet binnen 60 dagen na het einde van de reis bij de werkgever worden ingediend en moet het doel van de reis, de datum en de locatie vermelden, samen met bonnetjes voor onkosten die uit eigen zak worden gedekt.
Dagvergoedingen voor zelfstandigen
Zelfstandigen kunnen alleen een dagtarief gebruiken voor de kosten van maaltijden. Net als andere werknemers moeten zelfstandigen een overzicht van onkostendeclaraties bijhouden met daarop de datum, locatie en het doel van de zakenreis. Het houden van aandelen kan ook nodig zijn, maar in de gevallen waarin zij niet zijn, het is nog steeds een goed idee om vast te houden aan hen.
Soorten per Diem-betalingen
Bedrijven gaan anders om met dagvergoedingen. Zoals hierboven vermeld, kunnen ze creditcards uitgeven, volledige of gedeeltelijke onkosten dekken, vaste tarieven aanbieden of van werknemers eisen dat ze onkosten zelf dekken voor terugbetaling op een later tijdstip.
Dagvergoedingen kunnen zakelijke uitgaven geheel of gedeeltelijk dekken. Bedrijven mogen een dagtarief gebruiken voor logies en maaltijden, of een dagtarief om alleen maaltijden te dekken. Een gedeeltelijke dagvergoeding kan bijvoorbeeld in totaal $ 100 bedragen om alleen maaltijden te dekken, terwijl verblijfskosten en incidentele kosten direct worden betaald. Sommige bedrijven betalen dagvergoedingen door cheques aan de werknemer uit te reiken als een indicatie dat dit los staat van het inkomen van de werknemer.
Vaste tarieven
Een bedrijf dat een vaste dagvergoedingsmethode toepast voor bedrijfskosten, betaalt de werknemer meestal een vast bedrag per dag. Een dagvergoeding voor een IT-consulent (informatietechnologie) die een week in een andere stad werkt, kan bijvoorbeeld $ 200 per dag bedragen – $ 100 voor accommodatie, $ 50 voor eten en $ 50 voor incidentele kosten.
Incidentele kosten zijn kosten die niet specifiek zijn geïdentificeerd, maar worden bepaald naar goeddunken van de medewerkers. Bijkomende kosten kunnen zijn: transportkosten, wasservice, internet, roomservice, fooien voor servers, enzovoort. Als een werknemer zijn persoonlijke auto gebruikt tijdens een zakenreis, wordt hij / zij vergoed volgens het kilometervergoedingstarief van de Internal Revenue Service (IRS) – een optioneel tarief dat wordt gebruikt om de aftrekbare kosten van het besturen van een voertuig voor zakelijke doeleinden te berekenen.
Out-of-pocket uitgaven
In gevallen waarin werknemers hun onkosten vooraf en uit eigen beweging moeten betalen, eisen bedrijven meestal dat ze claims indienen. Als claims worden goedgekeurd voor contante uitgaven, geven bedrijven hun werknemers een vergoeding voor de bedrijfskosten. Deze methode is veel tijdrovender, omdat het personeel nodig heeft om claims en ontvangstbewijzen te beoordelen, om vergoedingsverzoeken goed te keuren of te weigeren en om betalingen aan werknemers te doen.
Voordelen van Per Diem-betalingen
Bedrijven die vooraf betalen per diem en / of bedrijfscreditcards gebruiken, besparen werknemers tijd en moeite met het bewaren en archiveren van bonnetjes. Als de betaling per dag is gedekt en de kosten lager zijn dan het dagbedrag, wordt de betaling goedgekeurd zonder dat documentatie nodig is. Als de toegewezen maaltijdkosten van de werknemer $ 100 per dag bedragen, heeft elk bedrag dat gelijk aan of lager is dan $ 100 voor voedsel per dag geen zakelijke ontvangstbewijzen nodig. De werknemer besteedt echter meer dan dit bedrag aan eten, de ontvangstbewijzen moeten worden ingediend bij zijn of haar personeelsafdeling (HR).
Wat gebeurt er met overtollig geld? Werknemers kunnen het niet-bestede geld houden. Dit zou kunnen dienen als een stimulans voor zuinigheidsuitgaven van werknemers die graag wat geld willen sparen.