Formulier 941: Definitie van de federale belastingaangifte van de werkgever
Wat is IRS-formulier 941: driemaandelijkse federale belastingaangifte werkgever?
Over het algemeen moet een werkgever maandelijks of halfwekelijks elektronisch overmaken naar de Internal Revenue Service (IRS). Dit omvat de ingehouden federale inkomstenbelasting en het aandeel van de werkgever en de werknemer in de sociale zekerheid en Medicare belastingen. Vervolgens rapporteert de werkgever eenmaal per kwartaal deze betalingen op formulier 941, de kwartaalaangifte van de werkgever.
Hoe formulier 941 in te dienen: driemaandelijkse federale belastingaangifte van de werkgever
Formulier 941 is zes pagina’s bestaande uit vijf delen. Bovenaan pagina 1 geeft de werkgever een naam (inclusief een handelsnaam als die wordt gebruikt), adres en werkgeversidentificatienummer (EIN) op. Ook geeft de werkgever de indieningstermijn aan:
- Eerste kwartaal (januari, februari, maart)
- Tweede kwartaal (april, mei, juni)
- Derde kwartaal (juli, augustus, september)
- Vierde kwartaal (oktober, november, december)
Deel een
Deel een is waar de werkgever het aantal werkzame personeelsleden, hun compensatie en de verschuldigde belastingen vermeldt. Dit deel laat ook zien of de werkgever belasting verschuldigd is (saldo) of te veel betaalde loonbelasting heeft. Eventuele te veel betaalde bedragen kunnen worden toegepast op het volgende kwartaal of worden terugbetaald. De keuze wordt aangegeven door het juiste vakje op regel 15 aan te vinken.
Deel twee
Deel twee, dat halverwege op de tweede pagina begint, legt het belastingstortingsschema voor loonheffingen uit. Het stortingsschema voor de meeste werkgevers is maandelijks of halfwekelijks. Als u maandelijks stort, wordt hier een uitsplitsing van de belastingplicht per maand ingevoerd. Werkgevers die halfwekelijks belastingen storten, leggen hun belastingverplichting voor hun stortingen uit op schema B. Er is een aanbetalingsvereiste voor de volgende dag voor belastingen van meer dan $ 100.000. Belastingen van minder dan $ 2.500 kunnen met het formulier worden betaald en hoeven niet te worden gestort.
Deel drie
In deel drie moet de werkgever twee vragen beantwoorden: is het bedrijf gesloten of gestopt met het betalen van lonen (en de datum waarop dit gebeurde), en is het bedrijf een seizoenswerkgever (en is het dus niet nodig om elk kwartaal aangifte te doen).
Deel vier en vijf
In deel vier wordt de werkgever gevraagd of hij een werknemer, een betaalde belastingbereider of een andere derde partij, zoals een Certified Public Accountant (CPA), toestemming geeft om met de IRS te spreken over de aangifte. Zo ja, dan moet de werkgever de naam, het telefoonnummer en een zelfgekozen persoonlijk identificatienummer van vijf cijfers opgeven, zodat de IRS de identiteit van de persoon kan bevestigen.
In deel vijf ondertekent, dateert en geeft de werkgever een telefoonnummer overdag op.
Als de werkgever een betaalde voorbereider heeft gebruikt om het formulier in te vullen, moet de voorbereider zijn gegevens invoeren in deel vijf. Dit omvat naam, Preparer Tax Identification Number (PTIN), firmanaam, EIN van de bereider of het bedrijf, adres en telefoonnummer.
Als de werkgever over het kwartaal loonbelasting verschuldigd is, kan de betaling vergezeld gaan van het indienen van formulier 941. Het gebruik van formulier 941-V: betalingsvoucher helpt de IRS om de betaling correct te verwerken.
Formulier 941 is beschikbaar op de IRS-website.
Belastingen gerapporteerd op formulier 941: driemaandelijkse federale belastingaangifte van werkgever
Zoals eerder vermeld, is deel één waar de werkgever het bedrag aan betaalde belastingen op lonen, fooien en andere vergoedingen rapporteert. Er zijn vier soorten belastingen:
- Federale belastingen ingehouden op de lonen van werknemers (regel 3).
- Sociale zekerheidsbelastingen (regels 5a en 5b). Het belastingtarief is 12,4%, voor zowel het werknemers- als het werkgeversaandeel.
- Medicare-belastingen (regel 5c). Het tarief is 2,9 procent, voor zowel het werkgevers- als het werknemersaandeel.
- Extra Medicare-belastingen op compensatie van meer dan $ 200.000 (regel 5d). Het belastingtarief is 0,9% en wordt uitsluitend betaald door de werknemer.
Speciale overwegingen bij het indienen van formulier 941
Voor kleine werkgevers
Een werkgever die gedurende het jaar loonbelasting van $ 1.000 of minder verschuldigd is, kanformulier 944, de jaarlijkse federale belastingaangifte van de werkgever, indienen als de IRS daarvoor toestemming heeft gekregen. Bel 800-829-4933 of stuur een schriftelijk verzoek, want u moet toestemming hebben voordat u dit formulier indient in plaats van formulier 941.
Gewijzigde formulieren
Als u formulier 941 moet corrigeren, gebruikt u formulier 941-X, aangepaste belastingaangifte werkgever per kwartaal of een claim voor restitutie. Als de lonen bijvoorbeeld te laag waren of de socialezekerheidsbelasting op fooien werd overschat en u ontdekt de fout, wordt dit formulier gebruikt om deze te corrigeren.
Het komt neer op
Arbeidsbelastingen zijn een grote verantwoordelijkheid. Lees meer over welke betalingen aan werknemers belastbaar zijn en hoe u loonheffingen kunt berekenen in IRS-publicaties 15 (circulaire E) en 15-B.