Vorderen

Wat is een aanvraag?

Een aanvraag verwijst naar het proces van het formeel aanvragen van een service of artikel, meestal met behulp van een aanvraagformulier tot inkoop of een ander gestandaardiseerd document. Het aanvraagproces is een gestandaardiseerde manier om alle aanvragen binnen een bedrijf bij te houden en te administreren.

Hoe een aanvraag werkt

Een aanvraag initieert de aanvraag voor een specifieke actie en legt die actie ook vast voor daaropvolgende rapportagebehoeften. Werknemers binnen een bedrijf zouden bijvoorbeeld een aanvraag tot bestellen gebruiken als ze extra benodigdheden nodig hadden. Vroeger werden aanvragen gedaan via papieren formulieren, maar de meeste bedrijven gebruiken nu digitale aanvraagprocessen waarmee het proces gemakkelijker kan worden gevolgd, inclusief een boekhouding van relevante  inventaris. Bij dit soort aanvragen wordt de voorraad vaak automatisch bijgewerkt voor een betere controle.

Een geformaliseerd aanvraagproces verbetert de efficiëntie en verantwoording bij alle contactpunten. In tegenstelling tot werknemers die gewoon alle benodigdheden meenemen die ze willen wanneer ze die willen, biedt de aanvraag tot bestellen een meer gecontroleerde en gedocumenteerde methode voor het beheer van interne voorraadvoorraden en toekomstige vraag. In de medische professie vullen artsen bijvoorbeeld een aanvraagformulier in bij het aanvragen van laboratoriumtests. Deze digitale formulieren bevatten de ID-informatie van de patiënt en andere medische informatie, waardoor de patiënt verzekerd is van de juiste laboratoriumtests.

Gestandaardiseerde formulieren

Aanvraagformulieren bevatten doorgaans de naam van de persoon die het verzoek indient, de datum van het verzoek, de gevraagde artikelen, de afleverdatum, de afleverlocatie en de afdeling die verantwoordelijk is voor het vervullen van het verzoek. De formulieren bevatten ook de handtekening van de persoon die aan het verzoek voldoet en de datum waarop deze is ingevuld. In grote bedrijven met meerdere locaties en gecentraliseerde inkoop zijn deze aanvraagprocessen van cruciaal belang voor het handhaven van de productiviteit van werknemers.

Een ander voorbeeld van een aanvraagprocedure doet zich voor in de financiële wereld wanneer aandeelhouders ervoor kiezen om de raad van bestuur van een bedrijf te vorderen  om te stemmen over voorgestelde besluiten. In wezen is een aanvraagproces een geformaliseerde gedocumenteerde procedure die essentieel is voor het verbeteren van de efficiëntie binnen een zakelijke omgeving.

Aankoopaanvraag of bestelbon?

Een aanvraag tot bestellen is een intern formulier dat wordt gebruikt om goederen en diensten aan te schaffen en heeft geen wettelijke of bindende contractuele verplichtingen. Een inkooporder is een contractuele overeenkomst die door bedrijven wordt gebruikt bij het bestellen van goederen en diensten bij een externe leverancier. Een bedrijf dat bijvoorbeeld benodigdheden bestelt in een kantoorwinkel, geeft een inkooporder uit met daarin de items die worden gekocht, hun prijzen, betalingsvoorwaarden, leverdata en eventuele speciale kortingen die worden aangeboden voor vroege betaling. Het interne aanvraagformulier tot bestellen bij een bedrijf is bedoeld voor medewerkers die voor hun afdeling of voor zichzelf benodigdheden willen aanvragen. Vaak moeten deze formulieren door het management worden ondertekend.