Grootboek versus algemeen dagboek: wat is het verschil?
Algemene dagboeken versus grootboeken: een overzicht
Als het gaat om het bijhouden van de financiën van een bedrijf, is een boekhoudsysteem met dubbele boekhouding dat zowel een grootboek als een algemeen dagboek gebruikt, misschien wel de beste methode om de algemene financiële gegevens van een bedrijf bij te houden en de activiteiten soepel en winstgevend te laten verlopen.
Om echt te begrijpen hoe een dergelijk boekhoudsysteem werkt, moet men eerst de verschillende functies waarderen die verband houden met deze twee hoofdcomponenten: grootboeken en algemene tijdschriften.
Belangrijkste leerpunten
- Het journaal bestaat uit onbewerkte boekingen waarin zakelijke transacties worden geregistreerd, in volgorde van datum.
- Het grootboek is meer geformaliseerd en houdt vijf belangrijke boekhoudkundige items bij: activa, passiva, het kapitaal van de eigenaar, inkomsten en uitgaven.
- Vooruitgang in softwaretechnologie heeft het boekhoudproces gestroomlijnd en het gemakkelijk en efficiënt gemaakt om beide boekhoudkundige taken te combineren.
Algemene tijdschriften
Eenvoudig gedefinieerd, verwijst het dagboek naar een boek met originele boekingen, waarin accountants en boekhouders onbewerkte zakelijke transacties vastleggen, op volgorde van de datum waarop de gebeurtenissen plaatsvinden. Een algemeen dagboek is de eerste plaats waar gegevens worden geregistreerd, en elke pagina in het artikel bevat kolommen voor datums, serienummers en debet- of kredietrecords.
Sommige organisaties houden gespecialiseerde dagboeken bij, zoals inkoopdagboeken of verkoopdagboeken, waarin alleen specifieke soorten transacties worden geregistreerd.
Zodra een transactie is geregistreerd in een algemeen dagboek, worden de bedragen vervolgens geboekt op de juiste rekeningen, zoals debiteuren, apparatuur- en contante transacties.
Ondanks de vooruitgang in softwaretechnologie zal er altijd behoefte zijn om niet-routinematige transacties in algemene tijdschriften te registreren, zoals verkoop van activa, oninbare vorderingen en afschrijvingen.
Algemene grootboeken
Een grootboek is een boek of bestand dat boekhouders gebruiken om alle relevante rekeningen vast te leggen. Het grootboek houdt vijf prominente boekhoudkundige items bij: activa, passiva, het kapitaal van de eigenaar, inkomsten en uitgaven.
Transacties die voor het eerst in de dagboeken verschijnen, worden vervolgens in de grootboekrekeningen geboekt. Vervolgens rekening saldibalans voordat ze worden weergegeven op de officiële jaarrekening van een onderneming.
Elk boekhoudkundig item wordt weergegeven als een T-vormige tabel met twee kolommen. De boekhouder plaatst de rekeningtitel doorgaans bovenaan de “T” en registreert debetboekingen aan de linkerkant en kredietboekingen aan de rechterkant. Het grootboek geeft soms extra kolommen weer voor bijzonderheden zoals transactiebeschrijving, datum en serienummer.
Speciale overwegingen
Tegenwoordig gebruiken de meeste organisaties boekhoudsoftware om transacties in grootboeken en tijdschriften te registreren, waardoor deze basisactiviteiten voor het bijhouden van gegevens drastisch zijn gestroomlijnd. In feite onderhoudt de meeste boekhoudsoftware nu een centrale opslagplaats waar bedrijven zowel grootboek- als journaalboekingen tegelijk kunnen loggen. Deze technologische vooruitgang maakt het eenvoudiger en minder vervelend om transacties vast te leggen, en u hoeft niet elk boekhouding apart bij te houden. De persoon die gegevens invoert in een module van de boekhoud- of boekhoudsoftware van uw bedrijf, is mogelijk niet eens op de hoogte van deze opslagplaatsen. In veel van deze softwaretoepassingen hoeft de persoon die de gegevens invoert, alleen op een vervolgkeuzemenu te klikken om een transactie in een grootboek of journaal in te voeren.