Boekhoudkundige fout
Wat is een boekhoudfout?
Een boekhoudfout is een fout in een boekhoudkundige boeking die niet opzettelijk was. Bij het opmerken wordt de fout of vergissing vaak onmiddellijk verholpen. Als er geen onmiddellijke oplossing is, wordt een onderzoek naar de fout uitgevoerd. Een boekhoudkundige fout mag niet worden verward met fraude, wat een opzettelijke handeling is om boekingen te verbergen of te wijzigen ten behoeve van het bedrijf. Hoewel er talloze soorten fouten zijn, zijn de meest voorkomende boekhoudkundige fouten ofwel administratieve fouten of fouten in het boekhoudprincipe.
Belangrijkste leerpunten
- Een boekhoudfout is een fout in een boekhoudkundige boeking die niet opzettelijk was.
- Een boekhoudkundige fout mag niet worden verward met fraude, wat een opzettelijke handeling is om boekingen te verbergen of te wijzigen ten behoeve van het bedrijf.
- Boekhoudkundige fouten kunnen bestaan uit het dupliceren van dezelfde invoer, of een account is correct geregistreerd maar naar de verkeerde klant of leverancier.
- Een weglatingseis houdt in dat er geen boeking wordt geregistreerd ondanks een transactie die voor de periode heeft plaatsgevonden.
Inzicht in boekhoudfouten
Boekhoudkundige fouten zijn onbedoelde boekhoudfouten en zijn soms gemakkelijk te identificeren en op te lossen. Als de afschrijvingen en bijschrijvingen bijvoorbeeld niet hetzelfde bedrag in de proefbalans zijn, kan een accountant gemakkelijk zien welke rekening onjuist is. De proefbalans is een soort werkblad dat accountants gebruiken om de debet- en creditboekingen vast te leggen. De totalen van de proefbalans worden later aan het einde van de rapportageperiode overgedragen naar de jaarrekening. Er zijn echter gevallen waarin boekhoudkundige fouten bestaan, maar de proefbalans is niet uit balans, wat moeilijker kan zijn om de fouten te identificeren en op te lossen.
Soorten boekhoudfouten
Er zijn talloze soorten boekhoudkundige fouten, en enkele van de meest voorkomende fouten worden hieronder opgesomd.
Fout bij oorspronkelijke invoer
Een fout bij de oorspronkelijke boeking is wanneer het verkeerde bedrag op een rekening wordt geboekt. De fout die voor het verkeerde bedrag is geboekt, zou ook worden weerspiegeld in alle andere rekeningen die verband houden met de transactie. Met andere woorden, alle betrokken rekeningen zouden in evenwicht zijn, maar voor de verkeerde bedragen.
Fout bij duplicatie
Fout bij duplicatie is wanneer een boekhoudkundige boeking wordt gedupliceerd, wat betekent dat deze twee keer wordt gedebiteerd of gecrediteerd voor dezelfde boeking. Als een uitgave bijvoorbeeld twee keer is afgeschreven voor hetzelfde bedrag, is dit een fout van duplicatie.
Fout bij weglating
Een weglatingsfout is wanneer er geen invoer is gemaakt, ook al had er een transactie voor de periode plaatsgevonden. Een crediteurenrekening, de kortlopende schulden die bedrijven aan leveranciers en verkopers verschuldigd zijn, wordt bijvoorbeeld niet gecrediteerd wanneer goederen op krediet zijn gekocht. Dit komt vaak voor als er veel facturen van leveranciers moeten worden geregistreerd en de factuur verloren gaat of niet correct wordt geregistreerd.
Een verzuimfout kan ook inhouden dat u vergeet de verkoop van een product aan een klant of de inkomsten uit debiteurenadministratie te registreren. Debiteuren geven het geld weer dat klanten aan een bedrijf verschuldigd zijn voor verkochte producten.
Fout bij terugboeking van invoer
Fout bij het terugdraaien van de boeking is wanneer de boekhoudkundige boeking in de verkeerde richting wordt geboekt, wat betekent dat een afschrijving is geregistreerd als een krediet of vice versa. De kosten van verkochte goederen, die grondstoffen en voorraad bevatten, worden bijvoorbeeld gecrediteerd in plaats van gedebiteerd en voltooide voorraad wordt gedebiteerd in plaats van gecrediteerd.
Principiële fout
Fouten in het boekhoudprincipe doen zich voor wanneer een boekhoudkundig beginsel ten onrechte wordt toegepast. Een aanschaf van apparatuur wordt bijvoorbeeld geboekt als bedrijfskosten. De bedrijfskosten zijn de dagelijkse kosten en omvatten geen aankoop van vaste activa. Ook moeten de aankopen van activa op de balans worden geboekt, terwijl de bedrijfskosten in de winst-en-verliesrekening moeten worden opgenomen.
Fout van de Commissie
Fout van commissie is een fout die optreedt wanneer een boekhouder of accountant een debet of credit boekt op de juiste rekening, maar op de verkeerde nevenrekening of grootboek. Zo wordt geld dat van een klant is ontvangen correct bijgeschreven op de debiteurenrekening, maar bij de verkeerde klant. De fout zou verschijnen in het debiteurenadministratieboek, dat alle facturen en transacties van de klanten bevat.
Een betaling aan een leverancier die wordt geregistreerd als een crediteurenadministratie, maar aan de verkeerde factuur of leverancier, is ook een provisiefout. De fout zou worden weergegeven als geboekt naar de verkeerde leverancier in het grootboek van de crediteurenadministratie.
Compenserende fout
Een compenserende fout is wanneer een fout is gecompenseerd door een compenserende boeking die ook fout is. Het verkeerde bedrag wordt bijvoorbeeld in de voorraad geregistreerd en wordt gecompenseerd door hetzelfde verkeerde bedrag dat wordt opgenomen in de crediteurenadministratie om die voorraad te betalen.
Detectie en preventie van boekhoudfouten
Onbedoelde boekhoudkundige fouten komen vaak voor als de journaalbewaarder niet oppast of als de boekhoudsoftware verouderd is. Dergelijke fouten worden meestal ontdekt wanneer bedrijven hun boekhoudkundige afsluitingen aan het einde van de maand uitvoeren. Sommige bedrijven voeren deze taak mogelijk aan het einde van elke week uit. De meeste fouten, zo niet alle, kunnen vrij eenvoudig worden gecorrigeerd.
Een audittrail kan nodig zijn als een materiële discrepantie niet snel kan worden opgelost. De normale methode om met immateriële discrepanties om te gaan, is door een tussenrekening op de balans te creëren of het kleine bedrag op de winst-en-verliesrekening als “overig” te verrekenen.
Door facturen aan klanten en leveranciers bij te houden en ervoor te zorgen dat ze onmiddellijk en correct in de boekhoudsoftware worden ingevoerd, kunnen administratieve fouten worden verminderd. Een maandelijkse bankafstemming kan helpen om fouten op te sporen vóór de rapportageperiode aan het einde van het kwartaal of boekjaar. Een bankafstemming is een vergelijking van de interne financiële gegevens en transacties van een bedrijf met de bankafschriften van het bedrijf.
Natuurlijk kan geen enkel bedrijf alle fouten voorkomen, maar met de juiste interne controles kunnen ze relatief snel worden geïdentificeerd en gecorrigeerd.