Boekhoudinformatiesysteem (AIS)
Wat is een boekhoudinformatiesysteem (AIS)?
Een boekhoudinformatiesysteem (AIS) omvat het verzamelen, opslaan en verwerken van financiële en boekhoudkundige gegevens die door interne gebruikers worden gebruikt om informatie te rapporteren aan investeerders, crediteuren en belastingautoriteiten. Het is over het algemeen een computergebaseerde methode om boekhoudkundige activiteiten bij te houden in combinatie met informatietechnologiebronnen. Een AIS combineert traditionele boekhoudpraktijken, zoals het gebruik van Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), met moderne informatietechnologie.
Hoe een boekhoudinformatiesysteem (AIS) wordt gebruikt
Een boekhoudinformatiesysteem bevat verschillende elementen die belangrijk zijn in de boekhoudcyclus. Hoewel de informatie in een systeem verschilt per bedrijfstak en bedrijfsgrootte, bevat een typische AIS gegevens met betrekking tot inkomsten, uitgaven, klantgegevens, werknemersgegevens en belastinggegevens. Specifieke gegevens omvatten verkooporders en analyserapporten, inkoopaanvragen, facturen, controleregisters, inventaris, salarisadministratie, grootboek, proefbalans en informatie over financiële overzichten.
Een boekhoudinformatiesysteem moet een databasestructuur hebben om informatie op te slaan. Deze databasestructuur is typisch geprogrammeerd met een querytaal die tabel- en gegevensmanipulatie mogelijk maakt. Een AIS heeft talrijke velden om gegevens in te voeren en om eerder opgeslagen gegevens te bewerken. Bovendien zijn boekhoudinformatiesystemen vaak sterk beveiligde platforms met preventieve maatregelen tegen virussen, hackers en andere externe bronnen die proberen informatie te verzamelen. Cybersecurity wordt steeds belangrijker naarmate steeds meer bedrijven hun gegevens elektronisch opslaan.
De verschillende outputs van een boekhoudinformatiesysteem illustreren de veelzijdigheid van zijn mogelijkheden voor datamanipulatie. Een AIS produceert rapporten inclusief verouderingsrapporten van debiteuren op basis van klantinformatie, afschrijvingsschema ’s voor vaste activa en proefbalansen voor financiële rapportage. Klantenlijsten, belastingberekeningen en voorraadniveaus kunnen ook worden gereproduceerd. Correspondenties, memo’s of presentaties zijn echter niet in de AIS opgenomen omdat deze items niet direct verband houden met de financiële rapportage of boekhouding van een bedrijf.
Voordelen van boekhoudinformatiesystemen
Interdepartementale interface
Een boekhoudinformatiesysteem streeft naar een interface tussen meerdere afdelingen. Binnen het systeem kan de verkoopafdeling het verkoopbudget uploaden. Deze informatie wordt door het voorraadbeheerteam gebruikt om voorraadtellingen uit te voeren en materialen aan te schaffen. Bij aankoop van voorraad kan het systeem de crediteurenadministratie op de hoogte stellen van de nieuwe factuur. Een AIS kan ook informatie over een nieuwe bestelling delen, zodat de afdelingen productie, verzending en klantenservice op de hoogte zijn van de verkoop.
Interne controles
Een integraal onderdeel van boekhoudinformatiesystemen heeft betrekking op interne controles. Beleid en procedures kunnen in het systeem worden geplaatst om ervoor te zorgen dat gevoelige klant, leverancier- en bedrijfsinformatie binnen een bedrijf wordt bewaard. Door het gebruik van fysieke toegangsgoedkeuringen, inlogvereisten, toegangslogboeken, autorisaties en functiescheiding, kunnen gebruikers worden beperkt tot alleen de relevante informatie die nodig is om hun zakelijke functie uit te voeren.